Beginners Guide

Wir freuen uns, dass Sie ihren Arbeitsalltag effektiver gestalten möchten und mit easimo durchstarten. Unser Beginner's Guide soll Ihnen nicht nur Informationen liefern, sondern echten Mehrwert bei Ihrem Start mit easimo bieten. Deshalb zeigen wir praxisnah, wie sich easimo sinnvoll und effizient in den Arbeitsalltag integrieren lässt.

Ein zentrales Ziel des Beginner's Guide ist die optimale Nutzung des Zahlungsverkehrs. Sie sind dann in der Lage, Sollstellungen auszuführen, Rechnungen zu überweisen und Hausgelder/Mieten per Lastschrift einzuziehen. Um dieses Ziel zu erreichen, sind die Stammdatenerfassung und verschiedene vorbereitende Maßnahmen erforderlich. Unser Guide unterstützt Sie Schritt für Schritt bei der Einrichtung dieser Basisfunktionen, um Ihnen einen reibungslosen Start zu ermöglichen.


Darauf aufbauend stellen wir Ihnen auch Funktionen vor, die Ihre Arbeitsprozesse zusätzlich erleichtern – jedoch nicht unmittelbar zu Beginn konfiguriert oder genutzt werden müssen. Gerne bieten wir Ihnen im Rahmen Ihres Onboardings ein individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Schulungsangebot an – damit Sie easimo von Anfang an effizient nutzen können. Unseren ergänzenden Beginner's Guide finden Sie hier.

Denn wir wissen: jedes Unternehmen ist anders. Individuelle Abläufe - unterschiedliche Prioritäten. Gemeinsam identifizieren wir, welche Funktionen für Sie den größten Mehrwert bieten, und zeigen Ihnen praxisnah, wie easimo Ihren Arbeitsalltag spürbar von Anfang an erleichtert.


Erfahren Sie in unserem Praxisbeispiel, wie Sie mit easimo Ihre Abläufe optimieren und effizient gestalten können. Anhand von praxisnahen Beispielen aus Ihrem Tagesgeschäft zeigen wir, wie easimo in der täglichen Anwendung Prozesse vereinfacht, Zeit spart und mehr Transparenz schafft.

Gut zu wissen:

Unser Produkt wird kontinuierlich weiterentwickelt – und dabei spielt Ihr Feedback immer eine zentrale Rolle. Wir nehmen Ihr Feedback ernst und nutzen es, um bestehende Funktionen zu verbessern und neue Funktionen bereitzustellen, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag noch effizienter unterstützen.

Bleiben Sie auf dem Laufenden: Damit Sie keine Neuerungen verpassen und jederzeit das Beste für Ihren Alltag herausholen, empfehlen wir Ihnen in Zukunft regelmäßig einen Blick unsere „Neuigkeiten“ zu werfen. Dort informieren wir Sie über aktuelle Updates, neue Funktionen und Fehlerbehebungen.

Beginners Guide

Um einen reibungslosen Start mit easimo zu ermöglichen, stehen zu Beginn einige Themen besonders im Fokus. Wir möchten Ihnen hier einen Überblick über diese Themen geben und weisen in den verlinkten Hilfe-Artikeln auf für Sie als Kunden relevante Einstellungen hin.

Eine verkürzte Version des Beginner's Guides ohne entsprechende Erläuterungen finden Sie hier.

Erster Schritt: vorbereitende Maßnahmen


Zunächst legen wir unseren Fokus auf relevante Einstellungen und vorbereitende Maßnahmen, um eine effiziente Nutzung von easimo zu gewährleisten. In den verlinkten Hilfe-Artikeln weisen wir auf notwendige Einstellungen hin.


Anbindung Bankkonten

Es ist sinnvoll, vor Ihrem Start mit easimo Ihre Bankkonten über EBICS oder FinTS anzubinden. Sie können so ohne die Nutzung eines separaten Bankingtools Ihren Zahlungsverkehr abwickeln. Bitte beachten Sie, dass die Beantragung je Bankinstitut einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

    • Ziel: erfolgreiche Anbindung Ihrer Konten über EBICS oder FinTS
    • Fokus: Zahlungsverkehr direkt über easimo abwickeln - ohne weiteres Bankingtool
    • Ergebnis: sichere und schnellere Abwicklung Ihres Zahlungsverkehrs bei angebundenen Bankkonten

Erfahren Sie mehr: Artikel EBICS Anbindung | Artikel HBCI Anbindung


Kontenplan und Sachkonten

Das Ziel besteht in der Anpassung eines oder mehrerer sinnvoller Kontenpläne für Ihren Verwaltungsbestand. Im Fokus steht dabei das Verständnis der Buchungslogik sowie der Zusammenhänge der Buchungen mit dem Kontenplan. Sie können Ihre alten Kontenpläne übernehmen; es ist jedoch wichtig und sinnvoll, sich vorab mit der neuen Buchungslogik vertraut zu machen, um grundlegende Einstellungen und Entscheidungen bezüglich des Kontenplans zu treffen.

  • Ziel: Erstellung eines oder mehrerer sinnvoller Kontenpläne für Ihren Verwaltungsbestand
  • Fokus: Verständnis der Buchungslogik und Zusammenhänge mit dem Kontenplan
  • Ergebnis: Einen Kontenplan als Basis für Buchhaltung und Abrechnung erstellen

Erfahren Sie mehr: Der Kontenplan in easimo | Anlage Kontenplan und Sachkonten


Verwalterdaten

In den Verwalterdaten sind die Stammdaten Ihres Unternehmens zu erfassen. Hinterlegen Sie Ihre Bankverbindung, welche für die Verwaltergebührenabrechnung notwendig ist oder hinterlegen Sie z.B. mehrere Anschriften für Ihren Briefkopf, sofern Sie von mehreren Standorten arbeiten. Des Weiteren können Sie eine E-Mail für Rechnungen hinterlegen, sodass Ihre Rechnungen vom Dienstleister bereits beim Start von easimo im Rechnungsmanagement für Sie bereitstehen. Das Ziel ist die Erfassung relevanter Informationen in den Verwalterdaten, damit anschließende Prozesse optimal ineinander greifen.

  • Ziel: Erfassung aller notwendigen Stammdaten in den Verwalterdaten
  • Fokus: Verständnis für Prozesse und Zusammenhänge schaffen
  • Ergebnis: optimale Erfassung ihrer Verwalterdaten um grundlegende Funktionen nutzen zu können (E-Mail, Briefverkehr, Briefkopf, etc.)

Erfahren Sie mehr: Verwalterdaten


Benutzer / Sachbearbeiter

In easimo werden die Benutzer für Mitarbeiter, Mieter und Eigentümer zentral angelegt. Es gibt dabei jeweils unterschiedliche Nutzertypen. Die Nutzertypen von Mietern und Eigentümern beschränken sich auf das Portal und sind immer mit einem Mieter/Eigentümer verknüpft. Die Rechte der Mitarbeiter, die den Nutzertyp "Hausverwalter" erhalten, können von einem Admin angepasst werden.

  • Ziel: Benutzeranlage für Mitarbeiter
  • Fokus: Verständnis für unterschiedliche Benutzertypen schaffen
  • Ergebnis: Anlage von Benutzern für Mitarbeiter

Erfahren Sie mehr: Benutzer/Sachbearbeiter

Zweiter Schritt: Stammdaten


Starten Sie nun mit der Stammdatenerfassung. Benötigen Sie hierbei Unterstützung ? Dann kontaktieren Sie uns gerne. Nach einer Datenprüfung mit einem unserer Kollegen aus dem Migrationsteam können Ihre Stammdaten aus der alten Software übernommen werden.

Sie möchten Ihre Stammdaten manuell erfassen? Hierbei ist nicht relevant, ob Sie zunächst Mieter, Eigentümer und Dienstleister erfassen oder zuerst die Stammdaten für ihre Verwaltungsobjekte (Objekte/Gebäude/Einheiten). Denken Sie daran vor den Sollstellungen die SEPA-Mandate in den Eigentums,-und Mietverhältnissen zu hinterlegen und ein Bankkonto im Objekt zu hinterlegen.

Objekte: umfassen ein oder mehrere Gebäude. Innerhalb der Objekte werden einzelne Gebäude angelegt, z.B. für unterschiedliche Hausnummern bei Mehrhausanlagen.

Gebäude: umfassen eine oder mehrere Einheiten. Gebäude müssen immer einem Objekt zugeordnet werden.

Einheit: Die kleinste Gruppe innerhalb dieser Struktur. Dies sind die einzelnen Wohn- oder Geschäftseinheiten. Eine Einheit muss immer einem Gebäude zugeordnet werden. In den Einheiten werden die Eigentums, - oder Mietverhältnisse angelegt.


Eigentums/Mietverhältnisse: werden in den Einheiten erfasst. Hier werden unter anderem die Hausgelder/Mieten für die Sollstellungen unter dem Punkt "Kosten" hinterlegt, sowie die Gültigkeit der Verträge und SEPA-Mandate erfasst.

Handelt es sich bei dem angelegten Objekt nicht um eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG), wird das Eigentumsverhältnis im Objekt hinterlegt.

Eigentümer/Mieter: sind die Stammdatensätze der Mieter/Eigentümer die in den Eigentums,- oder Mietverhältnissen hinterlegt werden.

Bitte beachten Sie, dass Sie "Mieter/Eigentümer" vorab oder während der Erfassung der Eigentums- oder Mietverhältnisse erfassen können. Wählen Sie entweder den bereits angelegten Eigentümer/Mieter aus oder erfassen Sie diesen bei Anlage des Eigentums/Mietverhältnisses neu.


Erfahren Sie mehr:

Wir verlinken Ihnen hier die Artikel für die Erfassung der Stammdaten in der von uns vorgeschlagenen Reihenfolge.

Dritter Schritt: Sollstellung


Nachdem Sie nun die Stammdaten und vorliegende SEPA Mandate erfasst haben, können Sie die erste Sollstellung vornehmen. Sollstellungen können für den gesamten Bestand oder auch nur für einzelne Objekte angelegt werden. Sofern Sie für mehrere Monate Sollstellungen erstellen möchten, können Sie dies in einem Schritt erledigen. Dies kann z.B. bei der Übernahme eines neuen Verwaltungsobjektes oder beim Start mit easimo hilfreich sein.

Die Sollstellung ist der erste Schritt, um dann im Anschluss über einen Zahlungslauf Hausgelder und Mieten tatsächlich per SEPA-Lastschrift einzuziehen.

Sollstellungen können in easimo über den Sollstellungslauf angelegt werden oder wenn notwendig auch als manuelle Sollstellung. Beide Wege erstellen Buchungen und offene Posten, welche in Zahlungsläufen, bei Mahnläufen und bei der Buchung von Bankumsätzen berücksichtigt werden.

Erfahren Sie mehr: Sollstellung erstellen | manuelle Sollstellung anlegen

Vierter Schritt: Erfassung von Eingangsrechnungen


Eingangsrechnungen können in easimo manuell erfasst werden. Alternativ hinterlegen Sie eine E-Mail-Adresse für Ihren automatisierten Rechnungseingang in den Verwalterdaten. Wir empfehlen Ihnen, sich mit Ihren Dienstleistern auszutauschen und einen Versand der Rechnungen per E-Mail anzustreben um ihre Prozesse zu optimieren und Zeit einzusparen.

Im Rechnungsmanagement erfasste Rechnungen werden, sofern der Status der Eingangsrechnung, die Fälligkeit und die Zahlungsmethode mit den im Zahlungslauf definierten Einstellungen übereinstimmt, in den Zahlungslauf übernommen und an den entsprechenden Empfänger überwiesen.

Erfahren Sie mehr: Eingangsrechnung erfassen | automatisierter Rechnungseingang

Fünfter Schritt: Zahlungslauf erstellen


Zahlungsläufe werden in easimo für die Einzüge von Hausgeldern und Mieten und zur Überweisung der Eingangsrechnungen, Daueraufträgen und Überweisungen erstellt. Sofern Sie die Verwalterabrechnung in easimo nutzen, werden auch die daraus generierten Eingangsrechnungen überwiesen. Bei der Erstellung eines Zahlungslaufs können Sie auch nach Fälligkeiten filtern und so zum Beispiel nur bestimmte Überweisungen/Lastschriften in den Zahlungslauf aufzunehmen.

Erfahren Sie mehr: Zahlungslauf erstellen

Sechster Schritt: Bankumsätze buchen


Nachdem Sie Ihre Bankkonten in easimo angebunden (oder alternativ Ihre Bankumsätze importiert haben) und Ihre ersten Zahlungsläufe ausgeführt haben, können die ersten Bankumsätze verarbeitet werden. Damit möglichst viele Bankumsätze automatisiert verarbeitet werden, sollten Sie für wiederkehrende Umsätze (z.B. Kontoführungsgebühren, Abschlagszahlungen oder andere wiederkehrenden Umsätzen) Zahlungsregeln anlegen. Hausgelder und Mietzahlungen, die per Überweisung gezahlt werden, werden, sofern die Bankverbindung in easimo hinterlegt ist und die Höhe der Sollstellung und Zahlung übereinstimmen, automatisch zugeordnet.

Sofern Sie keine Bankanbindung per EBICS oder HBCI/FinTS vorgenommen haben, können sie Bankumsätze auch in den entsprechenden Formaten CAMT 053 bzw. MT940 Dateien importieren.

Des Weiteren besteht die Möglichkeit Bankumsätze über den Buchungsassistenten manuell zu erfassen.

Erfahren Sie mehr: Zahlungsregeln erstellen | Bankumsätze Sollstellungen zuordnen | Rücklastschriften buchen

Geschafft


Damit Sie Ihren Arbeitsalltag auch in den kommenden Wochen und Monaten weiter optimieren können, haben wir im Folgenden Artikel eine Auswahl hilfreicher Artikel zu zentralen Themen für Sie zusammengestellt. Diese sollen Ihnen dabei helfen, sich schnell zurechtzufinden, individuelle Anpassungen vorzunehmen und das volle Potenzial von easimo bestmöglich auszuschöpfen.

Wenn Sie darüber hinaus eine noch gezieltere Unterstützung wünschen, bieten wir auch individuelle, auf Ihre Anforderungen abgestimmte Schulungen an. Sprechen Sie uns bei Interesse gerne an – wir beraten Sie unverbindlich.

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