Beginners Guide - nächste Schritte
Damit Sie Ihren Arbeitsalltag auch in den kommenden Wochen und Monaten weiter optimieren können, haben wir im Folgenden eine Auswahl hilfreicher Artikel zu zentralen Themen für Sie zusammengestellt. Dieser Guide sollen Ihnen dabei helfen, sich schnell zurechtzufinden, individuelle Anpassungen vorzunehmen und das volle Potenzial von easimo bestmöglich auszuschöpfen.
Wenn Sie darüber hinaus eine noch gezieltere Unterstützung wünschen, bieten wir auch individuelle, auf Ihre Anforderungen abgestimmte Schulungen an. Sprechen Sie uns bei Interesse gerne an – wir beraten Sie unverbindlich.
Jahresabrechnungen und Betriebskostenabrechnungen
Grundlage für Jahres- oder Betriebskostenabrechnungen in easimo ist Ihre Buchhaltung - die Kosten für Ihre Betriebskostenabrechnung können Sie auch manuell erfassen. Sofern Sie Ihre erste Abrechnung für das vergangene Jahr erstellen oder die Umsätze für die Monate vor Ihrem Start noch nachträglich buchen, beachten Sie folgende Informationen:
Es gibt verschiedene Varianten - welche für Sie als Verwalter und ihre Kunden die optimale Variante ist, entscheiden Sie selbst.
Variante I - Eingangsrechnungen erfassen und Bankumsätze einlesen
- Eingangsrechnungen erfassen und Bankumsätze den Rechnungen zuordnen
- Vorteil: Rechnungen inkl. Belege in easimo
- Hinweis Jahresabrechnung: Eingangsrechnungen, die nur erfasst sind, aber keine Zahlungszuordnung haben, tauchen nicht in der Einzelabrechnung auf - aber als Verbindlichkeiten im Vermögensbericht. Wird der Eingangsrechnung eine Zahlung zugeordnet, erscheint die Rechnung in der Abrechnung.
Variante II - Bankumsätze auf Sachkonten verbuchen und keine Eingangsrechnungen erfassen
- keine Erfassung von Eingangsrechnungen; Bankumsätze werden direkt den Sachkonten zugeordnet
- Vorteil: Erfassung von Eingangsrechnungen entfällt als zeitlicher Faktor
- bei der Verarbeitung der eingelesenen Bankumsätze werden diese direkt den entsprechenden Sachkonten zugeordnet.
Variante III - manuelle Buchungsbelege
- manuelle Buchungsbelege erfassen
- es werden keine Bankumsätze oder Eingangsrechnungen erfasst, sondern nur manuelle Buchungsbelege erstellt.
Wichtig: für korrekte die Abrechnungserstellung ist immer notwendig, den Sollstellungen Zahlungen aus den Bankumsätzen zuzuordnen. D.h. Sie benötigen, anders als bei den Kosten, immer Bankumsätze, um die Zahlungen in den Abrechnungen korrekt darzustellen.
Erweiterte Stammdatenerfassung Buchhaltung/Abrechnungserstellung
Um ihre Jahresabrechnungen und Betriebskostenabrechnungen zu erstellen, sind weitere Stammdaten zu erfassen.
Erfahren Sie mehr:
- Abrechnungsergebnisse aus Vorjahren erfassen - Artikel
- Saldovorträge Bankkonten erfassen - Artikel
- Saldovorträge Miet/Eigentumsverhältnisse - Artikel
- Saldovorträge Rücklage erfassen - Artikel
- Verteilerschlüssel in den Einheiten hinterlegen - Artikel
- abweichende Verteilerschlüssel je Sachkonto im Objekt hinterlegen - Artikel | Video
- individuelle Verteilerschlüssel anlegen - Artikel | Video
- Erhaltungsrücklage - Artikel
- Jahresabrechnung - Artikel | Video
- Betriebskostenabrechnung - Artikel
- Wirtschaftsplan - Artikel
Kommunikation
Binden Sie ihre E-Mailkonten an, verfassen Sie Serienbriefe und versenden Ihre Anschreiben per E-Post, per Mail oder klassisch als Brief. Gleiches gilt für Ihre Zahlungserinnerungen/Mahnungen, die über den Mahnlauf erstellt werden.
Erfahren Sie mehr:
Eigentümer - und Mieterportal
Um Ihren Mietern und Eigentümern Zugriff zum Portal zu gewähren, sind eine Einladung und die Einrichtung eines entsprechenden Benutzers notwendig. Ihre Kunden haben eine eingeschränkte Sicht auf easimo und können nur freigegebene Inhalte im Portal sehen.
Erfahren Sie mehr:
Vorgangsmanagement und Begehungen
Behalten Sie Tickets, To-Dos sowie anstehende Wohnungsübergaben und Objektbegehungen jederzeit im Blick. In Kombination mit unserem Portal sorgt das effiziente Vorgangsmanagement dafür, dass Sie spürbar entlastet werden und mehr Zeit für Ihre täglichen Aufgaben gewinnen. Im Objekt hinterlegte Dienstleister werden bei Auftragserteilung direkt vorgeschlagen.
Erfahren Sie mehr:
Eigentümerversammlung
Legen Sie Ihre Eigentümerversammlungen einfach in easimo an. Durch die Erstellung von Musterbeschlüssen und deren Verknüpfung mit dem jeweiligen Objekt sind wiederkehrende Tagesordnungspunkte automatisch als TOPs hinterlegt. Von der Einladung über die Durchführung bis hin zur Protokollerstellung und Beschlusssammlung – mit easimo bilden Sie den gesamten Ablauf effizient und übersichtlich ab. Wichtig: nutzen Sie die für die ETV Ihre selbst hinterlegte Absender E-Mail in Ihren Verwalterdaten.
Erfahren Sie mehr:
Kategorien und Tags, Dokumentenmanagement
Kategorien und Tags können von Ihnen individuell angepasst werden. Sie sollten frühzeitig überlegen, welche Kategorien und Tags sie benötigen, um Ihre Dokumente zu strukturieren. Dateikategorien und Tags dienen vorwiegend der Sortierung Ihrer Dateien.
Dienstleistern sind Ticketkategorien zugeordnet und objektspezifisch hinterlegt. Mieter und Eigentümer wählen bei Schadensmeldungen die Kategorie, damit für das Ticket automatisch der richtige Dienstleister vorgeschlagen wird.
Erfahren Sie mehr:
Verwaltergebühren
Hinterlegen Sie in easimo Ihre Verwaltergebühren und erstellen Sie über unseren Verwaltergebührenlauf Ihre Rechnungen. Zusatzleistungen können ebenfalls angelegt und gegenüber Ihren Kunden abgerechnet werden.
Erfahren Sie mehr: