Wie erstelle ich einen Serienbrief?
Mit unseren Serienbriefen haben Sie die Möglichkeit, eine ganze Gruppe oder Teile einer Gruppe von Personen auf einmal anzuschreiben. Serienbriefe können sowohl analog als auch digital versendet werden.
1. Klicken Sie links im Menü in der Kategorie Kommunikation auf die Serienbriefe. Erstellen Sie einen neuen Serienbrief, indem Sie oben rechts auf das Plus-Symbol klicken.
2. Bearbeiten Sie nun Ihren Serienbrief. Speichern Sie diesen anschließend mit dem Speichern-Symbol oben rechts. Sobald der Brief gespeichert ist, erscheint dort auch die Option, eine Wiedervorlage zu erstellen.
Betreff
Anrede: Wählen Sie hier aus dem Dropdown-Menü die passende Anrede
Namensaufbau für die Anrede: Wählen Sie auch hier aus dem Dropdown-Menü
Nachricht: Starten Sie direkt mit der Nachricht- die Anrede muss hier nicht noch einmal eingetragen werden. Sie können die Nachricht wie gewohnt formatieren. Mit den Platzhaltern können Sie verschiedene Daten wie offene Mahnbeträge, Adressen oder IBAN-Nummern abrufen, welche für jeden Empfänger passend eingetragen werden.
Links neben den Platzhaltern finden Sie den Button für das Einfügen von Seitenumbrüchen.
Eigenen Schlusstext verwenden: Standardmäßig wird an den Inhalt des Serienbriefes "Mit freundlichen Grüßen" sowie Ihr Name angefügt. Wenn Sie den Schalter hier setzen, wird auf den Schlusstext verzichtet und Sie können einen eigenen Text anfügen.
Gehen Sie nun auf den Reiter Empfänger.
Hier wird die Empfängerliste festgelegt. Legen Sie fest, wer angeschrieben werden soll- z.B. alle Eigentümer, alle Mieter oder ausgewählte Personen. Tragen Sie dann ein, für welches Objekt die entsprechende Personengruppe angeschrieben werden soll. Es können auch Eigentümer oder Mieter angeschrieben, deren Eigentums- oder Mietverhältnis nicht aktuell ist- also ehemalige oder künftige Eigentümer und Mieter.
Klicken Sie dann auf Empfängerliste erstellen.
Das zuvor leere Feld im unteren Bereich wird nun mit der Empfängerliste gefüllt. Sie können hier einzelne Empfänger entfernen oder bearbeiten.
Sie können die Versandart pro Empfänger festlegen oder oben rechts die Versandart für alle Empfänger gleichzeitig ändern. Wichtig ist, dass Sie die für die gewählte Art nötigen Daten hinterlegt haben:
E-Mail: Hinterlegen Sie im Profil vom Mieter bzw. Eigentümer eine gültige E-Mailadresse. Setzen Sie einen Haken für den aktiven Schriftverkehr und dafür, dass diese Person von easimo kontaktiert werden darf.
E-Post: Hinterlegen Sie im Profil vom Mieter bzw. Eigentümer eine Postanschrift.
Druck: Da Sie hier ein PDF-Dokument generieren, welches Sie selbst drucken, werden vom Empfänger keine Daten benötigt.
- Wenn Sie Dokumente anhängen möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf Dokumente öffnen klicken. Anschließend öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie die Dateien sehen, welche im Dokumentenmanagementsystem hinterlegt wurden.
Wählen Sie hier aus, welche Dokumente Sie anhängen möchten. Legen Sie fest, welche der Empfänger die Dokumente bekommen sollen- wenn Sie diese Angabe auslassen, bekommen alle Empfänger die Dokumente.
Wenn Sie den Schalter für die automatische Zuweisung der Dokumente betätigen, dann bekommt jeder Empfänger das für seine Einheit relevante Dokument, z.B. die entsprechende Monatsabrechnung.
5. Klicken Sie oben rechts auf das Versand-Symbol, um den Brief zu verschicken.
Tragen Sie bei Bedarf ein Datum für den Schriftverkehr ein. Andernfalls wird das heutige Datum verwendet.
Tragen Sie außerdem ein Datum ein, wann der Brief verschickt werden soll. Andernfalls wird der BRief sofort verschickt.
Ein kleiner Tipp:
Wenn Sie unsicher sind, ob ein Serienbrief für den Empfänger so aussieht, wie Sie sich das vorstellen, oder ob Sie die richtigen Platzhalter verwendet haben, dann können Sie bei allen Empfängern als Versandart zunächst Druck auswählen,
Sie bekommen dann eine Datei zugeschickt, in welcher sich jeder einzelne Brief befindet- Sie sehen also ganz genau, wie der Brief für einen einzelnen Eigentümer aussehen wird. Das ist praktisch, wenn Ihnen die Vorschau nicht reicht, weil diese mit "Mustermann"-Daten arbeitet.
Sind Sie mit dem, was Sie sehen, einverstanden, können Sie den Brief anschließend noch einmal versenden und dabei die E-Mail oder die E-Post als Versandart auswählen.
Beachten Sie bloß, dass Sie einen Haken für Serienbrief erneut versenden setzen müssen.
So wird verhindert, dass Briefe versehentlich mehrmals verschickt werden.