Wie versende ich die Betriebskostenabrechnung an die Mieter?

1. Um eine Betriebskostenabrechnung zu verschicken, tragen Sie zunächst Ihre Daten wie gewohnt ein und erstellen Sie im letzten Schritt die Abrechnung.

2. Aktivieren Sie den Regler in dem sich nun öffnenden Fenster. Wählen Sie hier Ihre Serienbrief-Vorlage aus, damit die Abrechnung direkt mit dem richtigen Serienbrief verknüpft wird. Klicken Sie anschließend auf Erstellen.

Die Abrechnung wird nun im Hintergrund erstellt und mit dem Serienbrief verknüpft. Sie können die Abrechnung auch noch einzeln herunterladen, prüfen, bearbeiten oder löschen, indem Sie bei der Betriebskostenabrechnung auf den Reiter Dateien klicken.

3. Öffnen Sie als nächstes die Serienbriefe links im Menü in der Kategorie Kommunikation.

Der Brief für die eben erstellte Abrechnung wird oben angezeigt. Öffnen Sie ihn mit dem grünen Bearbeiten-Symbol.

4. Sie können den Serienbrief nun wie gewohnt bearbeiten und das Textfeld selbst sowie die Empfänger anpassen. Die in der Betriebskostenabrechnung relevanten Mieter sind bereits ausgefüllt und die Anhänge sind bereits richtig zugeordnet.

Sie können den Serienbrief nun wie gewohnt verschicken.

Sollten Sie den Serienbrief nicht sofort im Rahmen der Erstellung der Betriebskostenabrechnung erstellen, so haben Sie die Möglichkeit, den Serienbrief auch später noch zu generieren.

1. Erstellen Sie dazu einen Serienbrief und wählen Sie das entsprechende Gebäude und die Empfänger aus. Nachdem die Empfängerliste erstellt wurde, klicken Sie auf Dokumente öffnen.

2. Klicken Sie auf der linken Seite auf Nebenkostenabrechnung, um so nach der Abrechnung zu filtern. Alle passenden Dokumente werden auf der rechten Seite nun angezeigt.

3. Klicken Sie auf alle Dokumente, welche verschickt werden sollen- ausgewählte Dokumente werden grün hinterlegt.

4. Unten links können Sie auswählen, ob nur einzelne Mieter eine Abrechnung erhalten sollen. In der Regel lassen Sie dieses Feld frei, damit jeder Mieter ein Dokument erhält. Klicken Sie auf den Regler, damit Dokumente den Einheiten automatisch zugewiesen werden. So erhält jeder Mieter seine eigene Betriebskostenabrechnung.

5. Klicken Sie auf allen Empfängern zuweisen.

Somit haben Sie den Empfängern die Abrechnung jeweils als Anhang zugewiesen. Verschicken Sie den Serienbrief wie gewohnt.