Wie erstelle ich eine Mahnung?

Das Erstellen einer Mahnung lässt sich in zwei Schritte aufteilen:

  1. Das Festlegen der Mahnstufen: Hier legen Sie die Standardeinstellungen für Ihre Mahnungen fest- also z.B. nach wie vielen Tagen gemahnt wird, wie hoch die Mahngebühren sind und wie das Anschreiben lautet.

  2. Die Durchführung des Mahnlaufs: Ähnlich wie beim Zahlungslauf sucht das System hier nach offenen Posten. In diesem Fall wird geprüft, welche Posten überfällig sind. Wenn eine Forderung ohne Zahlungseingang ist und die Anzahl an Tagen, welche Sie bei den Mahnstufen festgelegt haben, vergangen ist, dann werden in diesem Lauf nun die eigentlichen Mahnungen erstellt und rausgeschickt.

    Hier können Sie direkt zur Anleitung für den Mahnlauf springen.

1. Klicken Sie in der linken Menüleiste zunächst auf Mahnstufen in der Rubrik Mahnwesen.

2. Bearbeiten Sie nun die Vorlagen für Ihre Mahnschreiben. Mit einem Klick auf das blaue Plus-Symbol links können Sie weitere Mahnstufen hinzufügen. Das Schreiben jeder Mahnstufe lässt sich individuell anpassen.

Wenn Sie über dem Textfeld auf das hier blau hinterlegte ...-Symbol klicken, öffnet sich auch die Option für die Platzhalter. Hier genutzte Platzhalter ziehen sich die benötigten Informationen aus den hinterlegten Daten und füllen für jedes Mahnschreiben die richtigen Informationen ein.


Hier sehen Sie, wie die Platzhalter durch den Mahnbetrag und die IBAN-Nummer ersetzt wurden.

Es ist außerdem möglich, in jedem Objekt im Reiter Abrechnung optional individuelle Mahnstufen festzulegen. Diese überschreiben die allgemeinen Mahnstufen.

Sie haben nun die generellen Mahnstufen festgelegt.

Als nächstes konfigurieren Sie Mahnläufe für die verschiedenen Objekte.


3. Klicken Sie links im Menü in der Kategorie Mahnwesen auf Mahnläufe .

4. Klicken Sie anschließend oben rechts auf Lauf starten, um einen neuen Mahnlauf durchzuführen.

  1. Tragen Sie dann das Objekt ein, für welches der Mahnlauf erstellt werden soll. Es können mehrere Objekte gewählt werden.

    Alternativ können Sie einen Sachbearbeiter eintragen. Dann werden alle Objekte herangezogen, die dieser Sachbearbeiter betreut.

    Klicken Sie dann auf Lauf starten.


  1. Die Ergebnisliste wird nun angezeigt. Dabei handelt es sich um eine Liste von Vorschlägen für die Mahnungen, basierend auf Mietern und Eigentümern, bei denen offene Posten gefunden wurden. Zu diesem Zeitpunkt wurden noch keine Mahnungen verschickt.

Klicken Sie auf diese, um sie weiter zu bearbeiten.

  1. Treffen Sie bei Bedarf nun weitere Einstellungen an diesem Mahnlauf
  • Wählen Sie unter Kontakt aus, auf welchen Wegen die Mahnung verschickt werden soll. 

  • Mit dem Schieber unter Aktionen wählen Sie aus, ob die Person in diesem Lauf gemahnt werden soll. Wenn Sie ihn deaktivieren, wird die Person in diesem Mahnlauf nicht berücksichtigt- sie wird aber erneut vorgeschlagen, wenn ein neuer Mahnlauf durchgeführt wird und sie immer noch offene Posten hat.

    Wird der Schieber deaktiviert, ändert sich der Mahnstatus außerdem zu abgelehnt.

    Klicken Sie auf die Option Mahnposten (rechts vom Schieber), um sich alle Mahnposten anzeigen zu lassen. Sie können auch einzelne Mahnposten deaktivieren, zum Beispiel wenn Sie die letzte nicht gezahlte Miete noch nicht anmahnen möchten, vorherige Mietausfälle aber schon.

    Berücksichtigt werden:

    • Offene Posten Miete/Hausgeld
    • Nachzahlungen aus der Betriebskostenabrechnung/Jahresabrechnung
    • Abrechnungsergebnisse
    • Rücklastschriftgebühren
    • Sonderumlagen
    • Saldovorträge
    • Mahngebühren
  • Sie können sich eine Vorschau der Mahnung aufrufen, den Mahnposten bearbeiten und die zu mahnende Person für diesen Lauf löschen. Im nächsten Mahnlauf würde sie dann wieder vorgeschlagen werden, sofern sie weiterhin offene Posten hat.

Übrigens:

Wenn ein Eigentümer oder ein Mieter eine generelle Mahnsperre erhalten und somit gar nicht mehr vorgeschlagen werden soll, dann können Sie dies direkt unten rechts im Eigentumsverhältnis bzw. Mietverhältnis einrichten.


  1. Klicken Sie auf Ergebnisliste bestätigen, um den Mahnlauf final auszuführen.

    Der Status der einzelnen Posten ändert sich zunächst zu wird ausgestellt und anschließend zu ausgestellt.

    Die Mahnschreiben wurden nun also über den gewählten Versandweg an die Mieter bzw. Eigentümer verschickt.


Mit dem Versand der Mahnung werden auch die hinterlegten Mahngebühren als offene Posten in das Mietverhältnis bzw. Eigentumsverhältnis gebucht.

Klicken Sie links im Menü in der Kategorie Mahnwesen auf Mahnungen, wenn Sie Ihre Mahnungen überprüfen möchten.

Hier sehen Sie die tatsächlich ausgestellten Mahnungen.

Eine Übersicht über offene Forderungen finden Sie bei Ihren Berichten in der Rubrik Auswertungen.

Hier stehen Ihnen eine Vielzahl von Berichten zu Ihren Objekten zur Verfügung.

Neben den Offenen Posten können Sie sich z.B. auch sämtliche Hausgeld- oder Mietzahlungen anzeigen lassen.

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