Sollstellung automatisch über Lauf buchen
Sollstellungen werden gebucht, um Hausgelder und Mieten einzuziehen.
Die Sollstellung bietet also die Basis für den Zahlungslauf, mit welchem der offene Betrag eingezogen wird. Näheres dazu erläutern wir unten in diesem Artikel.
In diesem Artikel geht es den Sollstellunglauf, welcher genutzt wird, um Sollstellungen automatisch zu buchen.
Im unten verlinkten Artikel wird erklärt, wie eine Sollstellung auch manuell angelegt werden kann.
- Sollstellung automatisch über Lauf buchen
- Wie hängen der Sollstellungslauf und der Zahlungslauf zusammen?
Sollstellung automatisch über Lauf buchen
Mit dem Sollstellungslauf werden Forderungen bzw. offene Posten automatisch gebucht:
- aus den Eigentumsverhältnissen (Hausgeld, Rücklage) oder
aus den Mietverhältnissen (Miete, Vorauszahlungen)
Die Sollstellungen dienen später als Grundlage für:
- Zahlungseingänge (Zuordnung von Bankumsätzen)
- den Zahlungslauf (SEPA-Lastschrifteinzug von Mieten/Hausgeld)
- den Mahnlauf (bei ausbleibender Zahlung)
Voraussetzung
Damit der Lauf funktioniert, muss auf Folgendes geachtet werden:
- Sollwerte in Eigentumsverhältnisse oder Mietverhältnisse sind für den Zeitraum gepflegt
- Im Objekt ist bei einem Bankkonto der Haken "für Zahlung verwenden" gesetzt
- Klicken Sie unter Buchhaltung auf Sollstellung. Klicken Sie auf Lauf Starten.
- Es gibt mehrere Filteroptionen:
- Ein oder mehrere Objekte
- Optional: Filter nach Sachbearbeiter statt nach Objekt
- Entscheiden, ob Hausgeld, Miete oder beides gebucht werden soll
- Den gewünschten Zeitraum festlegen (max. 12 Monate pro Lauf)
Gut zu wissen:
Sie können auch einen leeren Lauf starten, um alle Objekte gleichzeitig zu verarbeiten
- Das System zeigt Ihnen:
- Anzahl der gebuchten Sollstellungen
- Gesamtbetrag der Forderungen
In diesem Beispiel wurden im Objekt "Testobjekt" für den Monat Dezember sieben Sollstellungen gebucht, die in Summe 1.885,00 EUR betragen.
Der Lauf ist jetzt abgeschlossen.
Lauf speichern und erneut nutzen
Sie müssen denselben Lauf nicht jedes Mal neu konfigurieren.
Nutzen Sie stattdessen den Reiter „Läufe planen“, um Einstellungen zu speichern und regelmäßig auszuführen – z. B. monatlich.
Werte prüfen und anpassen
Sie können jede Sollstellung im Nachgang prüfen.
Wenn etwas unstimmig ist, können Sie wie folgend vorgehen:
- Unpassende Miete: im Mietverhältnis korrigieren
- Unpassendes Hausgeld: im Eigentumsverhältnis oder Wirtschaftsplan korrigieren
Wie hängen der Sollstellungslauf und der Zahlungslauf zusammen?
Der Sollstellungslauf erstellt die offenen Posten.
Der Zahlungslauf zieht diese via SEPA-Lastschrift, sofern diese Zahlungsart aktiviert wurde.
Wichtig:
- Es kann kein Zahlungslauf für Mieten/Hausgelder durchgeführt werden, ohne vorherigen Sollstellungslauf.
- Auch, wenn nicht per SEPA, sondern per Überweisung bezahlt wird, muss ein Sollstellungslauf durchgeführt werden, um die offenen Posten abzubilden. In diesem Fall dient dieser dann als Grundlage für einen etwaigen Mahnlauf. Ein Zahlungslauf wird in dem Fall nicht ausgeführt.
Beim Durchführen eines Sollstellungslaufes wird ein Monat ausgewählt, für welchen der Lauf durchgeführt werden soll. Es werden dann auch nur offene Posten für diesen Monat angezeigt. Wenn Sie also zum Beispiel die offenen Forderungen für drei Monate buchen möchten, dann führen Sie drei Läufe aus und ändern jeweils den Monat.
Beim Sollstellungslauf geht es noch nicht darum, Beträge einzuziehen. Der Sollstellungslauf ist der erste Schritt, um die offenen Forderungen, also die offenen Mieten und Hausgelder, überhaupt erst einmal im System darzustellen.
Der Zahlungslauf ist der nächste Schritt.
Beim Zahlungslauf werden die Sollstellungen als Grundlage genommen, um mit diesen weiter zu arbeiten.
Beim Zahlungslauf muss kein Monat angegeben werden. Der Zahlungslauf legt alle offenen Sollstellungen zugrunde, auch, wenn diese aus verschiedenen Sollstellungsläufen gezogen wurden. Über Filter kann dies eingeschränkt werden, wenn nur für den aktuellen Monat Sollstellungen eingezogen werden sollen.
Wenn es offene Sollstellungen gibt, welche via SEPA-Lastschrift beglichen werden sollen, dann löst der Zahlungslauf den Einzug aus. Erst mit dem Zahlungslauf wird der Betrag also eingezogen.
Hierfür ist die Voraussetzung, dass Sie Ihre Bank via EBICS oder HBCI/FinTS angebunden haben.
Auf diese Art baut der Zahlungslauf auf dem Sollstellungslauf auf.
Mieten und Hausgelder können nicht über den Zahlungslauf eingezogen werden, wenn es zuvor keinen Sollstellungslauf gab, der die offenen Posten anzeigt.