Wie lege ich eine Sonderumlage an?
Wenn Sie eine Sonderumlage anlegen, werden eine Buchung sowie ein Anschreiben für jeden Eigentümer erstellt. Optional kann zusätzlich ein Serienbrief generiert werden.
- Gehen Sie links im Menü über die Abrechnungen auf die Sonderumlage. Erstellen Sie eine neue Sonderumlage mit einem Klick auf den Plus-Button.
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Machen Sie nun die erforderlichen Angaben zum Objekt, zur Bezeichnung der Sonderumlagen, dem Fälligkeits- sowie Buchungsdatum und dem Betrag.
Diese Angaben werden in den Serienbrief an die Eigentümer übernommen.
Tragen Sie außerdem den Verteilerschlüssel und das Sachkonto ein, über welches die Buchung laufen soll.
Klicken Sie anschließend auf Weiter.
- Das Ergebnis wurde nun berechnet. Sie können dieses noch einmal prüfen, bevor Sie die Sonderumlage erstellen.
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Sobald Sie die Sonderumlage erstellen, öffnet sich der Dialog Dokumente erstellen. Wählen Sie hier eine Vorlage für das Anschreiben aus. Das kann eine selbst angelegte Vorlage oder die bereits hinterlegte Standard-Vorlage für das Anschreiben einer Sonderumlage sein.
Anhand der Vorlage wird für jeden Eigentümer ein eigenes Anschreiben erstellt und im Reiter Dateien der Sonderumlage abgelegt.
Optional können Sie eine Eigentümerversammlung oder einen Umlaufbeschluss auswählen. Die Anschreiben werden dann als Anhang zur Einladung bzw. zum Anschreiben des Umlaufbeschlusses hinzugefügt. Mit dem Schalter Serienbrief erstellen legen Sie fest, ob zusätzlich ein Serienbrief angelegt wird. Wählen Sie eine Eigentümerversammlung oder einen Umlaufbeschluss aus, wird der Schalter automatisch deaktiviert. Sie können ihn bei Bedarf wieder aktivieren. Klicken Sie anschließend auf Erstellen. Ist der Schalter aktiv, öffnet sich danach die Vorschau des Serienbriefs.
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Wenn Sie einen Serienbrief erstellt haben, bearbeiten Sie ihn nun. Tragen Sie Betreff und Nachricht ein, bevor Sie den Serienbrief speichern. Nach dem Speichern werden die Anschreiben den Empfängern automatisch als Anhang zugeordnet. Das Vorgehen ist dabei dasselbe wie bei jedem anderen Serienbrief. Im unten verlinkten Artikel finden Sie weitere Informationen zur Bearbeitung eines Serienbriefes.
Sie sehen hier auch die Platzhalter, welche in der Standard-Vorlage enthalten sind.
Diese werden im fertigen Anschreiben durch die im System hinterlegten Daten ersetzt.
Hier sehen Sie das fertige Anschreiben in diesem Fall.
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Wenn die Sonderumlage abschließend beschlossen wurde, können Sie sie buchen.
Die Option zum Buchen wird bereitgestellt, nachdem die Dokumente erstellt wurden.
Außerdem können Sie mit dem Button oben rechts eine Übersicht der Ergebnisse für die eigenen Unterlagen erstellen.
Wenn eine Sonderumlage storniert werden soll, ist dies nur über die Sonderumlage selbst möglich.
Die Möglichkeit zur Stornierung wird gegeben, nachdem die Sonderumlage gebucht wurde.
Es ist nicht möglich, Sollstellungen, welche aus einer Sonderumlage heraus erstellt wurden, einzeln zu stornieren. Es muss stets die gesamte Sonderumlage für alle Eigentümer storniert werden.
