Wie buche ich die Rücklage?

  1. Erhaltungsrücklage im Objekt hinterlegen
  2. Erhaltungsrücklage buchen
  3. Erhaltungsrücklage in der Jahresabrechnung

In diesem Artikel erläutern wir die Erhaltungsrücklage. Zunächst geben wir einen Überblick über die verschiedenen Sachkonten, die im Kontenplan eingerichtet sein müssen, um die Rücklage korrekt abzubilden.

  • Tagesgeldkonto (Typ Bank) zeigt den tatsächlichen Bankbestand und kann im Objekt unter Bank erfasst werden. Es können auch mehrere dieser Konten pro Objekt verknüpft werden.

  • Rücklage (Typ Einnahme)  wird für die Sollstellungen verwendet und bildet in der Jahresabrechnung die Zuführung zur jeweiligen Erhaltungsrücklage.

    Sofern es mehrere Erhaltungsrücklagen für eine WEG gibt, sind mehrere Sachkonten dieses Typs anzulegen.

  • Erhaltungsrücklage (Typ Passiv) zeigt den buchhalterischen (Soll) Wert der Rücklage in der WEG an.

    Sofern es mehrere Erhaltungsrücklagen für eine WEG gibt, sind mehrere Sachkonten dieses Typs anzulegen.

  • Rücklage (Typ Rücklage) wird genutzt, um die Zuführungen und Entnahmen buchen zu können.

    Es werden also zwei Sachkonten vom Typ "Rücklage" benötigt: eines für Einnahmen und eines für Ausgaben; diese Sachkonten werden zwischen allen Objekten geteilt und es ist nicht notwendig mehrere Sachkonten vom Typ Rücklage anzulegen, sofern es eine Vielzahl von Erhaltungsrücklagen gibt.

Erhaltungsrücklage im Objekt hinterlegen

  1. Gehen Sie in Ihr WEG Objekt und klicken dort auf den Reiter Abrechnung.

    Hier erfassen Sie die Erhaltungsrücklage und ergänzen die Sachkonten vom Typ „Passiv“ und „Einnahme“, um eine klare Zuordnung zwischen Rücklage und Sollpositionen herzustellen. Es können auch mehrere Rücklagen angelegt werden, beispielsweise wenn für jedes Gebäude eine separate Rücklage geführt wird.

    Diese Zuordnung ist für den Wirtschaftsplan sowie die Jahresabrechnung entscheidend, damit Einnahmen eindeutig der jeweiligen Rücklage zugeordnet werden können.

  2. Bei Bedarf können Sie bei den einzelnen Rücklagen auch eine Abrechnungsgruppe hinterlegen, etwa wenn die Rücklagen nach Gebäuden getrennt werden oder wenn es innerhalb eines Objekts eine Garagengemeinschaft gibt.

    Diese Angabe wird in der Jahresabrechnung und im Wirtschaftsplan bei der Verteilung berücksichtigt.

  3. Speichern Sie anschließend.

Gut zu wissen:

Wenn Sie mehrere Rücklagen in den Objekten verwenden, dann bietet es sich an, wenn die passiven Sachkonten selbst noch keine spezifischen Namen haben. Sie können diese einfach als "Rücklage I", "Rücklage II", "Rücklage III" etc. bezeichnen.

Wenn Sie diese Sachkonten in den Objekten hinterlegt werden, können Sie dann über die Bezeichnung vermerken, wofür diese Rücklagen in den jeweiligen Objekten genutzt werden.

So kann "Rücklage I" z.B. in jedem Objekt für die allgemeine Rücklage stehen, während "Rücklage II" in einem Objekt für den Dachausbau und in einem anderen Objekt für die Instandhaltung der Garagen verwendet wird.

Beachten Sie, dass die Einnahme-Konten auch im Kontenplan als Standard-Konten hinterlegt werden müssen. Nur dann werden Sie an dieser Stelle zur Auswahl vorgeschlagen.

Erhaltungsrücklage buchen

  1. Klicken Sie bei der Erhaltungsrücklage anschließend auf das lila Symbol, um eine neue Buchung für die Erhaltungsrücklage zu erstellen.
  2. Geben Sie ein, für welches Objekt Sie eine Rücklage buchen möchten. Wenn Sie direkt über das Objekt buchen, ist diese Angabe bereits ausgefüllt.

  1. Geben Sie nun Ihre Daten ein:
  • Rücklage: Falls in Ihrem Objekt mehrere Rücklagenkonten hinterlegt sind, können Sie hier festlegen, welches Konto für die Buchung verwendet werden soll.
  • Buchungsdatum, Betrag und Beschreibung für die Buchung.
  • Art: Sie können eine Entnahme, eine Zuführung oder einen Anfangsbestand buchen.

  1. Prüfen Sie in der Vorschau, ob alle Angaben korrekt sind. Führen Sie dann die Buchung aus oder gehen Sie auf Zurück, um Korrekturen vorzunehmen.
  2. Damit war die Buchung erfolgreich.

Bei Eingangsrechnungen für WEG-Objekte kann eine Entnahme aus der Erhaltungsrücklage auch direkt bei der Rechnungserfassung berücksichtigt werden. Sie können wählen, welche Rücklage Sie verwenden. So muss die Entnahme nicht noch einmal extra gebucht werden.

Auch unter Buchhaltung/Buchungsbelege besteht die Möglichkeit Buchungen für die Erhaltungsrücklage vorzunehmen.


  1. Klicken Sie links im Menü in der Kategorie Buchhaltung auf die Buchungsbelege.



  1. Klicken Sie nun oben rechts auf das lila Symbol und wählen Sie die Rücklage.


Alle weiteren Schritte werden genauso ausgeführt wie bei der Buchung über das Objekt.


Erhaltungsrücklage in der Jahresabrechnung

Durch die Buchung der Erhaltungsrücklage tauchen die Werte in der Jahresabrechnung für den Zeitraum auf. Die Jahresabrechnung können Sie unterjährig erstellen, um die Werte zu prüfen- laden Sie die Werte jederzeit mit dem lila Button oben rechts neu.

Für jede Erhaltungsrücklage aus dem Objekt gibt es hier einen eigenen Reiter und in der Jahresabrechnung wird dann pro Erhaltungsrücklage eine Seite für die Entwicklung der Rücklagen erstellt, damit diese getrennt dargestellt werden.

Zuführungen aus den monatlichen Sollstellung werden hier bereits automatisch einbezogen und müssen nicht noch einmal manuell zugeführt werden. Diese Zuführungen sind erkennbar an dem Taschenrechner-Symbol.

Sie können Zuführungen und Entnahmen alternativ auch direkt an dieser Stelle in der Jahresabrechnung buchen. Zum Beispiel erfassen Sie hier Zinsgutschriften die nicht wieder in der Jahresabrechnung an die Eigentümer ausbezahlt werden - beachten Sie hierbei, dass in dem Sachkonto hierbei kein Verteilerschlüssel hinterlegt sein darf, damit die Kosten nicht in der Einzelabrechnung verteilt werden.

Die Zuführung/Entnahme wird hinterlegt und im Hintergrund wird eine neue Buchung erstellt.

Ähnliche Artikel