Wie buche ich die Rücklage?

  1. Erhaltungsrücklage im Objekt hinterlegen
  2. Erhaltungsrücklage buchen
  3. Erhaltungsrücklage in der Jahresabrechnung

Sie haben bei der manuellen Erstellung von Buchungsbelegen auch die Möglichkeit, Erhaltungsrücklagen zu buchen. Hierbei werden Buchungsbelege erstellt, bei welchen die richtigen Konten bereits vorausgefüllt sind.

An dieser Stelle ein kleiner Exkurs zu den unterschiedlichen Sachkonten und deren Typen zum Thema Rücklagen in easimo:

  • Tagesgeldkonto (Typ Bank) zeigt den tatsächlichen Bankbestand und kann im Objekt unter Bank angegeben werden. Es können auch mehrere dieser Konten pro Objekt verknüpft werden.

  • Rücklage (Typ Einnahme) wird für die Sollstellungen verwendet. Hierbei handelt es sich also um das Geld, welches die Eigentümer zahlen müssen und welches demnach eine Einnahme für die WEG ist.

    Sofern es mehrere Erhaltungsrücklagen für eine WEG gibt, sind mehrere Sachkonten dieses Typs anzulegen.

  • Erhaltungsrücklage (Typ Passiv) zeigt den tatsächlichen eingezahlten Wert der Rücklage in der WEG an. Hier sieht man also, wie viel auf der Rücklage gebucht ist. Sachkonten mit diesem Typ werden im Objekt als Erhaltungsrücklage hinterlegt.

    Sofern es mehrere Erhaltungsrücklagen für eine WEG gibt, sind mehrere Sachkonten dieses Typs anzulegen.

  • Rücklage (Typ Rücklage) wird genutzt, um die Zuführungen und Entnahmen buchen zu können. Damit diese Buchungen nicht bei den Einnahmen/Ausgaben oder bei der Erhaltungsrücklage angezeigt werden, wird hier ein eigener Typ eingetragen.

    Es werden also zwei Sachkonten vom Typ "Rücklage" benötigt: eines für Einnahmen und eines für Ausgaben; diese Sachkonten werden zwischen allen Objekten geteilt.

Erhaltungsrücklage im Objekt hinterlegen

  1. Gehen Sie in Ihr WEG Objekt und klicken dort auf den Reiter Abrechnung.

    Hier hinterlegen Sie die Erhaltungsrücklage (Typ Passiv). Sie können auch mehrere Rücklagen hinterlegen, z. B. wenn Sie pro Gebäude eine eigene Rücklage bilden oder wenn verschiedene Kostenpunkte wie das Dach oder der Aufzug eine eigene Rücklage erhalten sollen.

    Hier verknüpfen Sie die Rücklage auch mit dem entsprechenden Einnahme-Konto. Diese Zuordnung ist für den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung wichtig, damit Einnahmen der richtigen Rücklage zugeordnet werden können.

  2. Bei Bedarf können Sie bei den einzelnen Rücklagen auch eine Abrechnungsgruppe hinterlegen, etwa wenn die Rücklagen nach Gebäuden getrennt werden oder wenn es innerhalb eines Objekts eine Garagengemeinschaft gibt.

    Diese Angabe wird in der Jahresabrechnung und im Wirtschaftsplan bei der Verteilung berücksichtigt.

  3. Speichern Sie anschließend.

Gut zu wissen:

Wenn Sie mehrere Rücklagen in den Objekten verwenden, dann bietet es sich an, wenn die passiven Sachkonten selbst noch keine spezifischen Namen haben. Sie können diese einfach als "Rücklage I", "Rücklage II", "Rücklage III" etc. bezeichnen.

Wenn Sie diese Sachkonten in den Objekten hinterlegt werden, können Sie dann über die Bezeichnung vermerken, wofür diese Rücklagen in den jeweiligen Objekten genutzt werden.

So kann "Rücklage I" z.B. in jedem Objekt für die allgemeine Rücklage stehen, während "Rücklage II" in einem Objekt für den Dachausbau und in einem anderen Objekt für die Instandhaltung der Garagen verwendet wird.

Beachten Sie, dass die Einnahme-Konten auch im Kontenplan als Standard-Konten hinterlegt werden müssen. Nur dann werden Sie an dieser Stelle zur Auswahl vorgeschlagen.

Erhaltungsrücklage buchen

  1. Klicken Sie bei der Erhaltungsrücklage anschließend auf das lila Symbol, um eine neue Rücklage zu buchen.
  2. Geben Sie ein, für welches Objekt Sie eine Rücklage buchen möchten. Wenn Sie direkt über das Objekt buchen, ist diese Angabe bereits ausgefüllt.

  1. Geben Sie nun Ihre Daten ein:
  • Rücklage: Falls in Ihrem Objekt mehrere Rücklagenkonten hinterlegt sind, können Sie hier festlegen, welches Konto für die Buchung verwendet werden soll.
  • Buchungsdatum, Betrag und Beschreibung für die Buchung.
  • Art: Sie können eine Entnahme, eine Zuführung oder einen Anfangsbestand buchen. Je nach Typ werden unterschiedliche Konten hinterlegt.

Achten Sie bei der Buchung eines Anfangsbestandes darauf, dass dieser im Vorjahr gebucht werden muss.


  1. Prüfen Sie in der Vorschau, ob alle Angaben korrekt sind. Führen Sie dann die Buchung aus oder gehen Sie auf Zurück, um Korrekturen vorzunehmen.
  2. Damit war die Buchung erfolgreich.

Bei Eingangsrechnungen für WEG-Objekte kann die Entnahme der Rücklage auch direkt bei den Rechnungspositionen berücksichtigt werden. Sie können wählen, welche Rücklage Sie verwenden. So muss die Entnahme nicht noch einmal extra gebucht werden.

Wenn im Objekt mindestens eine Erhaltungsrücklage angelegt haben, können Sie die Belege auch bei den allgemeinen Buchungsbelegen buchen.


  1. Klicken Sie links im Menü in der Kategorie Buchhaltung auf die Buchungsbelege.



  1. Klicken Sie nun oben rechts auf das lila Symbol und wählen Sie die Rücklage.


Alle weiteren Schritte werden genauso ausgeführt wie bei der Buchung über das Objekt.


Erhaltungsrücklage in der Jahresabrechnung

Durch die Buchung der Erhaltungsrücklage tauchen die Werte in der Jahresabrechnung für den Zeitraum auf. Die Jahresabrechnung können Sie unterjährig erstellen, um die Werte zu prüfen- laden Sie die Werte jederzeit mit dem lila Button oben rechts neu.

Für jede Erhaltungsrücklage aus dem Objekt gibt es hier einen eigenen Reiter und in der Jahresabrechnung wird dann pro Erhaltungsrücklage eine Seite für die Entwicklung der Rücklagen erstellt, damit diese getrennt dargestellt werden.

Zuführungen aus den monatlichen Sollstellung werden hier bereits automatisch einbezogen und müssen nicht noch einmal manuell zugeführt werden. Diese Zuführungen sind auch erkennbar an dem Taschenrechner-Symbol und daran, dass sie an dieser Stelle nicht storniert werden können.

Sie können Zuführungen und Entnahmen alternativ auch direkt an dieser Stelle in der Jahresabrechnung buchen. Die Zuführung/Entnahme wird hinterlegt und im Hintergrund wird eine neue Buchung erstellt.

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