Kontenplan & Sachkonten
Auf den Sachkonten werden z.B. Einnahmen und Ausgaben gebucht. Auf ihrer Basis werden Abrechnungen erstellt.
Der Kontenplan umfasst eine Anzahl an Sachkonten und legt fest, welches Sachkonto wann für eine Buchung herangezogen wird.
Dieser Artikel ist folgend aufgebaut:
- Der Kontenplan (allgemeine Informationen)
- Die Standardkonten (Übersicht der Standardkonten im Kontenplan und deren Funktion)
- Die Sachkonten
Der Kontenplan
Links im Menü können Sie in der Buchhaltungsstruktur auf den Kontenplan zugreifen.
Hier werden Ihnen alle Kontenpläne angezeigt.
Über den Plus-Button können Sie weitere Kontenpläne erstellen. Standardmäßig befindet sich in allen Systemen der Kontenplan der Wohnungswirtschaft.
Sie können einen Kontenplan entweder ausklappen, indem Sie ihn anklicken, oder Sie können ihn bearbeiten, indem Sie auf den grünen Button klicken.
Wenn Sie den Kontenplan bearbeiten, sehen Sie, welche Sachkonten als Standard für gewisse Buchungen hinterlegt sind.
Sie können zwischen dem Reiter für die allgemeinen Standardkonten und dem für die Standardkonten der Mietverwaltung wechseln.
Sie können hier Konten hinzufügen, entfernen und austauschen. Beachten Sie dabei, dass der Typ eines Sachkontos zur jeweiligen Kategorie passen muss- so müssen Sachkonten, welche bei den Rücklagen hinterlegt werden, auch den Typ Rücklage haben. Näheres zu den Typen finden Sie weiter unten.
Wenn Sie ein Sachkonto hinzufügen möchten, werden stets nur Sachkonten mit einer passenden Kategorie vorgeschlagen. Sachkonten, welche hier als Standardkonten hinterlegt werden sollen, müssen bereits im System vorhanden sein.
Beachten Sie folgende Hinweise:
- Konten unter Steuer können nicht mehr geändert werden, nachdem auf ihnen gebucht wurde.
- Konten unter offene Posten können nicht mehr geändert werden, nachdem auf ihnen gebucht wurde.
- Das Konto für Geldtransit (Zahlungswesen) kann nicht mehr geändert werden, wenn darauf gebucht wurde.
Rechts können Sie festlegen, ob der Kontenplan als Standard festgelegt werden soll.
Sie können beliebig viele Kontenpläne, erstellen, aber nur ein Kontenplan kann als Standard festgelegt werden. Der Standardkontenplan wird bei allen neuen Objekten automatisch hinterlegt.
In einem Objekt kann dann ein abweichender Kontenplan individuell festgelegt werden.
Die Standardkonten
Folgend wird erläutert, welche Standardkonten es gibt und wie diese sich im System verhalten.
Standardkonten Allgemein
| Bezeichnung | Typ | Funktion |
| Steuer |
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| Vorsteuer | Steuern (aktiv) | Wird gebucht, wenn Steuern bei einer Ausgabe berücksichtigt werden (z.B. bei Eingangsrechnungen). |
| Umsatzsteuer | Steuern (passiv) | Wird gebucht, wenn Steuern bei einer Einnahme berücksichtigt werden (z.B. Sollpositionen) |
| Rücklagen |
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| Rücklage Zuführung | Rücklage | Wird gebucht, wenn der Rücklage im Objekt oder in der Jahresabrechnung Geld zugeführt wird (z.B. Zinsen).. |
| Rücklage Entnahme | Rücklage | Wird gebucht, wenn der Rücklage im Objekt oder in der Jahresabrechnung Geld entnommen wird (z.B. Solidaritätszuschlag). |
| Abgrenzung |
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| Abgrenzung Vorjahr | Passiv | Wird gebucht, wenn in einer Rechnung abgegrenzt wird (nur WEG). |
| Abgrenzung Folgejahr | Passiv | Wird gebucht, wenn in einer Rechnung abgegrenzt wird (nur WEG). |
| Rücklagen | Einnahme | Es können beliebig viele Rücklagen angelegt werden; diese Sachkonten werden als Sollposition in den Eigentumsverhältnissen hinterlegt. |
| Offene Posten |
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| Forderungen | Forderungen | Wird automatisch als Gegenkonto gebucht, wenn Forderungen gestellt werden (z.B. bei Sollstellungen für Miete/Hausgeld oder Abrechnungen mit Nachzahlungen). |
| Verbindlichkeiten | Verbindlichkeiten | Wird automatisch als Gegenkonto gebucht, wenn Verbindlichkeiten entstehen (z.B. bei Eingangsrechnungen oder Abrechnungen mit Guthaben). |
| Sonstiges |
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| Anfangsbestand | Abschluss | Wird gebucht, wenn der Anfangsbestand eines Sachkontos gebucht wird- z.B. bei einer unterjährigen Übernahme eines Objekts. |
| Hausgeld | Einnahme | Wird in den Eigentumsverhältnissen als Sollposition hinterlegt. |
| Sonderumlage | Einnahme | Wird gebucht, wenn eine Sonderumlage erstellt wird. |
| Nachzahlung Abrechnungsergebnisse | Einnahme | Wird gebucht, wenn über die Jahresabrechnung oder Betriebskostenabrechnung Nachzahlungen auf den Eigentümerkonten bzw. Mieterkonten gebucht werden. Wird außerdem bei der manuellen Buchung von Abrechnungsergebnissen angesprochen. |
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Nachzahlung Guthaben |
Ausgabe | Wird gebucht, wenn über die Jahresabrechnung oder Betriebskostenabrechnung Guthaben auf den Eigentümerkonten bzw. Mieterkonten gebucht werden. Wird außerdem bei der manuellen Buchung von Abrechnungsergebnissen angesprochen. |
| Kaution | Verbindlichkeiten |
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| Zahlungswesen |
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| Bank | Bank | Wird bei Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen auf dem Girokonto automatisch gebucht. |
| Tagesgeldkonto | Bank | Wird bei Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen auf dem Tagesgeldkonto automatisch gebucht. |
| Geldtransit | Bank |
Wird automatisch gebucht, wenn es Geldbewegungen und Zahlungszuordnungen gibt. Dieses Konto wird niemals manuell gebucht und sollte keinen Saldo aufweisen. Ein vorhandener Saldo deutet auf noch nicht zugeordnete Bankumsätze hin. |
| Mahngebühren | Einnahme | Wird mit dem Mahnlauf gebucht, wenn Mahngebühren für Eigentümer/Mieter entstehen. |
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Mahngebühren (Ausgabe) |
Ausgabe | Wird gebucht, wenn eine Eingangsrechnung überzahlt wird. Es handelt sich dabei um die Mahngebühren, die die Verwaltung z.B. an Dienstleister zahlen muss. |
| Verzugszinsen | Einnahme | Wird mit dem Mahnlauf gebucht. |
| Rücklastschriftgebühren | Einnahme | Wird gebucht, wenn ein Bankumsatz eine Rücklastschriftgebühr beinhaltet (z.B. weil das Konto eines Eigentümers oder Mieters nicht ausreichend gedeckt war). |
Standardkonten Mietverwaltung
Bei den Standardkonten der Mietverwaltung können unter Miete, Vorauszahlung und Sonstiges beliebig viele Sachkonten erstellt werden.
| Bezeichnung | Typ | Funktion |
| Mietminderung | Einnahme | Wird gebucht, wenn im Mietverhältnis eine Mietminderung festgelegt wurde. Dieses Konto wird im entsprechenden Zeitraum anstelle des Sachkontos für die Miete gebucht. |
| Miete | Einnahme | Wird im Mietverhältnis als Sollposition hinterlegt. Es können z.B. extra Sachkonten für die reguläre Miete und die Stellplatzmiete angelegt werden. |
| Vorauszahlung | Einnahme | Wird im Mietverhältnis als Sollposition hinterlegt. Es können z.B. extra Sachkonten für die Betriebskostenvorauszahlung und die Heizkostenvorauszahlung angelegt werden. |
| Sonstiges | Einnahme | Kann im Mietverhältnis für sämtliche andere Einnahmen durch Mieter hinterlegt werden. |
Bei den Mietkonten können Sie auch eine Priorität festlegen.
Geldeingänge der Mieter werden entsprechend aufgeteilt.
Ein Beispiel:
Die Sollmieten haben die Priorität 1 und die Stellplatzmieten haben die Priorität 2.
Wenn nun ein Mieter 500€ Sollmiete und 30€ Stellplatzmiete bezahlen muss und nur 510€ bezahlt, dann wird zuerst das Konto "Sollmieten" bedient. Die verbliebenen 10€ werden dem Konto "Stellplatzmieten" zugerechnet.
Mit der Priorität lässt sich also festlegen, welche Konten im Falle einer Unterzahlung bevorzugt gedeckt werden.
Bei einer Überzahlung wird der zu viel gezahlte Betrag dem Sachkonto mit der Priorität 1 zugeordnet.
In der Kategorie Miete kann außerdem ein Schalter für die Kaltmiete aktiviert werden.
Wenn dieser Schalter aktiv ist, werden nur die betreffenden Konten im Bericht "Mieterliste" in der Spalte Kaltmiete berücksichtigt.
Sachkonten mit deaktiviertem Schalter hingegen werden nicht für die Kaltmiete berücksichtigt, sondern separat in einer eigenen Spalte aufgeführt- sofern sich für die entsprechende Wohnung Buchungen auf diesem Sachkonto befinden.
Die Sachkonten
Wenn der Kontenplan aufgeklappt wird, wird angezeigt, welche Sachkonten generell in diesem Kontenplan hinterlegt sind. Dies können weitaus mehr Konten sein als bei den Standardkonten für z.B. Miete hinterlegt werden können. Dies sind alle Konten, welche bei der Buchung eines Objekts, welches den entsprechenden Kontenplan nutzt, berücksichtigt werden können- in erster Linie also Kostenkonten.
Sie können hier mit dem Plus-Button neue Sachkonten hinzufügen oder bestehende Sachkonten mit den grünen Buttons bearbeiten. Sachkonten, welche als Standardkonten im Kontenplan hinterlegt werden sollen, können hier auch zunächst angelegt werden.
Hier legen Sie den Namen und die Nummer des Sachkontos fest.
Außerdem tragen Sie hier ein, welchen Typ das Konto hat.
Wenn ein Konto bebucht wurde, lässt sich der Kontotyp anschließend nicht mehr ändern!
Alle anderen Angaben können auch später noch geändert werden.
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Bezeichnung |
Kategorie |
Verwendung |
| Anlagen | Aktives Bestandskonto |
Buchung von Anlagen z.B. Geräte Anlagen können nur mit einem manuellen Buchungsbeleg gebucht werden! |
| Bank | Aktives Bestandskonto |
Buchung von Bankumsätzen Dieser Typ wird bei Girokonten und Tagesgeldkonten (WEG) verwendet |
| Bestand | Aktives Bestandskonto | Buchung von tatsächlichem Bestand z.B. Holz, Heizöl |
| Forderungen | Aktives Bestandskonto | Buchung von Sollstellungen/Rechnungen an Mieter/Eigentümer |
| Aktiv | Aktives Bestandskonto | Für sonstige Sachkonten, z.B. durchlaufende Posten |
| Passiv | Passives Bestandskonto |
Für sonstige Sachkonten, z.B. durchlaufende Posten Dieser Kontotyp wird auch für Sachkonten verwendet, welche im Objekt mit der Rücklage verknüpft werden sollen. Pro Rücklage wird ein eigenes Sachkonto vom Typ "Passiv" benötigt! |
| Rücklage | Erfolgskonto |
Für die Erhaltungsrücklage von WEGs Diese Kosten werden in der Jahresabrechnung und im Wirtschaftsplan für die Darstellung der Zuführungen und Entnahmen ausgegeben! |
| Steuern (aktiv) | Aktives Bestandskonto | Buchung von Dienstleisterrechnungen (Vorsteuer) |
| Steuern (passiv) | Passives Bestandskonto | Buchung von Rechnungen/Sollstellungen an Mieter/Eigentümer (Umsatzsteuer) |
| Verbindlichkeiten | Passives Bestandskonto |
Buchung von Dienstleisterrechnungen Dieses Konto wird mit einer Eingangsrechnung bebucht und mit der Zuordnung einer Zahlung ausgeglichen! |
| Eigenkapital | Passives Bestandskonto | Buchung von Eigenkapital bei Unternehmen oder Privateinlagen/Privatentnahmen von Eigentümern bei Mietobjekten |
| Abschluss | Abschlusskonto | Buchung von Anfangsbeständen |
| Einnahme | Erfolgskonto |
Für Einnahmen wie Miete und Hausgeld Diese Kosten werden in den Abrechnungen berücksichtigt! |
| Ausgabe | Erfolgskonto |
Für Ausgaben eines Objekts Diese Kosten werden in den Abrechnungen berücksichtigt! |
Auf Erfolgskonten werden Erträge und Aufwendungen gebucht.
Bestandskonten hingegen bilden das Vermögen und die Verbindlichkeiten ab.
Außerdem können Sie weitere Einstellungen treffen:
- Steuersatz (0%, 7% oder 19%)
- Verteilerschlüssel: Der Standardverteilerschlüssel für dieses Sachkonto; wird in Abrechnungen verwendet, wenn im Objekt kein abweichender Schlüssel hinterlegt wird.
- Umlagefähig und/oder §35a: Die Einstellung hier wird z.B. in Rechnungen, die auf diesem Konto gebucht werden sollen, übernommen; in der tatsächlichen Rechnung kann die Standardeinstellung des Kontos überschrieben werden.
- Kostenverteilung: Standardmäßig 100%, wenn Kosten komplett aufgeteilt werden sollen; wird z.B. 80% angegeben, dann werden nur 80% der anfallenden Kosten auf Mieter verteilt und die restlichen 20% werden vom Eigentümer getragen.
- Gewerbeanteil: Diese Einstellung wird in der Abrechnung berücksichtigt.
Im Objekt unter "Abrechnung" können die Sachkonten aus dem Kontenplan des Objekts außerdem noch einmal individuell definiert werden.
Es kann ein anderer Name für ein Sachkonto angegeben werden, welcher nur in diesem Objekt z.B. in den Abrechnungen genutzt wird.
Auch kann ein Verteilerschlüssel angegeben werden, wenn das Sachkonto in diesem Objekt anders verteilt werden soll, als im Sachkonto selbst als Standard hinterlegt wurde.
Wenn weder der Name noch der Verteilerschlüssel von den Standardeinstellungen des Sachkontos abweichen sollen, dann muss das Sachkonto nicht extra im Objekt hinterlegt werden. Das Objekt kann ohnehin alle Sachkonten aus dem verknüpfen Kontenplan nutzen.
