Wie erstelle ich eine Jahresabrechnung?
1. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite in der Kategorie Abrechnungen die Jahresabrechnung.
Klicken Sie dann auf das Plus-Symbol.
Suchen Sie nun das Objekt, für welches Sie eine Abrechnung erstellen möchten.
Der Zeitraum wird daraufhin automatisch ausgefüllt, das Fälligkeitsdatum tragen Sie selbst ein.
Gut zu wissen: Wenn Sie einen anderen Zeitraum angeben möchten, dann ändern Sie diesen nicht in der Jahresabrechnung, sondern im Objekt. Dort können Sie im Reiter Abrechnungen ein abweichendes Wirtschaftsjahr festlegen.
Die Voraussetzung für die Erstellung einer Jahresabrechnung ist, dass Sie zuvor einen Wirtschaftsplan eingetragen haben, auf welchen das System zurückgreifen kann. Fehlt dieser, können Sie nicht fortfahren.
Sollte es sich um ein neues Objekt handeln, für welchen Sie noch keinen Wirtschaftsplan haben, dann genügt es, wenn Sie lediglich einen Wirtschaftsplan anlegen, ohne diesen zu auszufüllen.
3. Arbeiten Sie sich nun durch die Kategorien auf der linken Seite.
Zunächst werden Ihnen die Ausgaben des Objekts angezeigt. Diese sind bereits mit dem entsprechenden Verteilerschlüssel versehen.
Wichtig ist, dass die Schlüssel entsprechend im Kontenplan oder Objekt hinterlegt sind. Sollte dies nicht der Fall sein, hinterlegen Sie die nötigen Daten im Kontenplan oder im Objekt im Reiter Abrechnungen und aktualisieren Sie die Jahresabrechnung.
Verteilerschlüssel werden primär im Kontenplan hinterlegt. Im Objekt hinterlegen Sie nur objektspezifische Verteilerschlüssel, welche vom Kontenplan abweichen.
Anschließend können Sie im nächsten Schritt noch individuelle Ausgaben, wie Heizkosten, manuell verteilen.
Hier tauchen alle Kosten auf, bei welchen ein individueller Verteilerschlüssel hinterlegt wurde, welcher die manuelle Verteilung zulässt.
Näheres zu den individuellen Verteilerschlüsseln finden Sie auch im unten verlinkten Artikel.
5. Geben Sie nun die Rücklagen an.
Tragen Sie den Anfangsbestand sowie die Zuführungen und Entnahmen mit einer entsprechenden Bezeichnung ein. Der Endbestand wird automatisch berechnet.
Bereits bestehende Buchungen in der Rücklage werden hier ebenfalls berücksichtigt.
Möchten Sie wissen, wie Sie Erhaltungsrücklagen buchen können?
Der Schalter, welcher sich vor der Bezeichnung der Zuführung/Entnahme befindet, zeigt an, ob die die Zuführung/Rücklage in der Einzelabrechnung berücksichtigt werden soll.
Ist der Schalter inaktiv, wird die Zuführung/Entnahme nicht verteilt und bleibt auf dem Rücklagenkonto.
- Bei den Zahlungen sehen Sie nun eine Übersicht aller Zahlungen mit den Soll- und Ist-Werten.
Hier können Sie auch auf das Bearbeiten-Symbol neben der Sonderumlage klicken und so weitere Einstellungen treffen.
Wenn die Maßnahme, für welche die Sonderumlage eingerichtet wurde, abgeschlossen ist, dann kann hier vermerkt werden, dass der Wert in den Einzelabrechnungen berücksichtigt wird. Zugrunde gelegt wird dabei der Verteilerschlüssel, welcher im Sachkonto für die Sonderumlage festgelegt wurde.
Ist die Maßnahme noch nicht abgeschlossen und soll dementsprechend kein Wert verteilt werden, dann kann hier 0,00€ eingetragen werden.
- Sie können sich nun im letzten Schritt die generierten Jahresabschlüsse für alle Eigentümer anzeigen lassen, herunterladen und auch in die einzelnen Buchungen springen.
Außerdem können Sie hier die Abrechnungsergebnisse direkt buchen.
Sobald Sie die Dateien erstellt haben, können Sie sie im Reiter Dateien anzeigen lassen.
Übrigens:
Bei den Jahresabrechnungen wird nach dem Zufluss-/Abfluss-Prinzip gearbeitet.
Es fließen also Einnahmen und Kosten ein, bei denen die Zahlung im betroffenen Jahr stattfand- selbst, wenn die Leistung selbst im Vorjahr erbracht wurde.