Wie erstelle ich eine Jahresabrechnung?
1. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite in der Kategorie Abrechnungen die Jahresabrechnung.
Klicken Sie dann auf das Plus-Symbol.
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Suchen Sie nun das Objekt, für welches Sie eine Abrechnung erstellen möchten.
Der Zeitraum wird daraufhin automatisch ausgefüllt, kann aber manuell angepasst werden.
Sollte bereits eine Jahresabrechnung für dieses Objekt vorhanden sein, wird auch geprüft, ob die neue Jahresabrechnung lückenlos an diese anschließt.
Die anderen Daten ergänzen Sie.
Gut zu wissen: Wenn Sie einen anderen Zeitraum angeben möchten, dann ändern Sie diesen nicht in der Jahresabrechnung, sondern im Objekt. Dort können Sie im Reiter Abrechnungen ein abweichendes Wirtschaftsjahr festlegen.
- Fälligkeitsdatum: Steuert die Fälligkeit der Jahresabrechnung; beeinflusst z.B. den Mahnlauf
- Buchungsdatum: Gibt an, zu welchem Datum die Jahresabrechnung gebucht wird.
- Eigentümerstichtag: Steuert, welcher Eigentümer die Jahresabrechnung bekommt, wenn es einen Eigentümerwechsel gab.
- Wirtschaftsplan: Kann ausgefüllt werden, um einen Wirtschaftsplan samt Planwerten zugrunde zu legen.
- Ansprechpartner: Dieser Sachbearbeiter wird auf dem Dokument als Kontaktperson angedruckt
- Vermögensgegenstände: Werden im Vermögensbericht aufgelistet; optional kann der Anschaffungswert auch vermerkt werden.
- Zahlungsinformationen: Werden im Dokument übernommen, um z.B. darauf hinzuweisen, wann und wie gezahlt werden soll.
- Jahressaldo im Anschreiben ausblenden: Wenn die Jahressalden eingeblendet bleiben, kann es für die Eigentümer einfacher nachzuvollziehen sein, wie viel tatsächlich gezahlt werden muss. Wird der Schalter aktiviert, dann werden diese Salden ausgeblendet und alleinig die Abrechnungsspitze wird in der Jahresabrechnung ausgewiesen.
3. Arbeiten Sie sich nun durch die Kategorien auf der linken Seite.
Zunächst werden Ihnen die Ausgaben des Objekts angezeigt. Diese sind bereits mit dem entsprechenden Verteilerschlüssel versehen.
Wichtig ist, dass die Schlüssel entsprechend in den Sachkonten oder Objekt hinterlegt sind. Sollte dies nicht der Fall sein, hinterlegen Sie die nötigen Daten in den Sachkonten oder im Objekt im Reiter Abrechnungen und aktualisieren Sie die Jahresabrechnung.
Verteilerschlüssel werden primär in den Sachkonten im Kontenplan hinterlegt. Im Objekt hinterlegen Sie nur objektspezifische Verteilerschlüssel, welche vom Kontenplan abweichen.
Übrigens:
Wenn sich auf dem betreffenden Sachkonto neben Kosten auch Gutschriften befinden, werden diese mit den Kosten verrechnet und entsprechend von den Kosten abgezogen.
Sollte die Summe der Gutschriften die Summe der Kosten übersteigen oder sollte es auf dem Sachkonto ausschließlich Gutschriften geben, wird der Wert 0,00€ ausgegeben. Es werden keine negativen Summen ausgewiesen.
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Anschließend können Sie im nächsten Schritt noch individuelle Ausgaben, wie Heizkosten, manuell verteilen.
Hier tauchen alle Kosten auf, bei welchen ein Verteilerschlüssel hinterlegt wurde, welcher die manuelle Verteilung zulässt.
Näheres zu den Verteilerschlüsseln finden Sie auch im unten verlinkten Artikel.
5. Geben Sie nun die Rücklagen an.
Den Anfangsbestand buchen Sie direkt über das Objekt. In unserem unten verlinkten Artikel finden Sie weitere Informationen diesbezüglich. Gab es für das Objekt im Vorjahr bereits eine Jahresabrechnung, wird der Anfangsbestand aus dem letzten Endbestand übernommen.
Tragen Sie die Zuführungen und Entnahmen mit einer entsprechenden Bezeichnung ein. Der Endbestand wird automatisch berechnet.
Bereits bestehende Buchungen in der Rücklage werden hier ebenfalls berücksichtigt.
Zuführungen durch die monatlichen Zahlungen mit dem Vorschuss werden an dieser Stelle ebenfalls bereits berücksichtigt.
Diese Summe wird mit einem Taschenrechner-Symbol versehen und kann nicht geändert werden.
Wenn Sie Änderungen an dieser Summe vornehmen möchten, müssen Sie die zugrunde liegenden Sollstellungen/Zahlungen bearbeiten und die Abrechnung aktualisieren.
Der Schalter, welcher sich vor der Bezeichnung der Zuführung/Entnahme befindet, zeigt an, ob die die Zuführung/Rücklage in der Einzelabrechnung berücksichtigt werden soll.
Ist der Schalter inaktiv, wird die Zuführung/Entnahme nicht verteilt und bleibt auf dem Rücklagenkonto.
- Bei den Zahlungen sehen Sie nun eine Übersicht aller Zahlungen mit den Soll- und Ist-Werten.
Hier können Sie auch auf das Bearbeiten-Symbol neben der Sonderumlage klicken und so weitere Einstellungen treffen.
Wenn die Maßnahme, für welche die Sonderumlage eingerichtet wurde, abgeschlossen ist, dann kann hier vermerkt werden, dass der Wert in den Einzelabrechnungen berücksichtigt wird. Zugrunde gelegt wird dabei der Verteilerschlüssel, welcher im Sachkonto für die Sonderumlage festgelegt wurde.
Sie können also den Wert eintragen, der auf die Eigentümer verteilt und somit wieder ausgezahlt werden soll.
Ist die Maßnahme noch nicht abgeschlossen und soll dementsprechend kein Wert verteilt werden, dann kann hier 0,00€ eingetragen werden.
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Sie können sich nun im letzten Schritt die generierten Jahresabschlüsse für alle Eigentümer anzeigen lassen, herunterladen und auch in die einzelnen Buchungen springen.
Es kann dabei sein, dass ein Warnhinweis eingeblendet wird, wenn das System erkennt, dass Kosten nicht verteilt wurden.
Dieser Hinweis dient lediglich zur Überprüfung der Ergebnisse. Wurden einzelne Einheiten bewusst nicht an bestimmten Kosten beteiligt, kann dennoch mit der Erstellung der Jahresabrechnung fortgefahren werden.
Die Vorschau rechts vom Ergebnis öffnet die Ereignisübersicht. Hier können Sie das Ergebnis der Jahresabrechnung übersichtlich zusammengefasst anzeigen lassen und herunterladen.
Außerdem können Sie hier die Abrechnungsergebnisse direkt buchen.
Gut zu wissen:
Die Abrechnungsspitze errechnet sich nur aus den Sollwerten der Zahlungen und Einnahmen.
Wenn die Ergebnisse gebucht werden, dann wird also diese Abrechnungsspitze gebucht.
Am Anfang der Jahresabrechnung kann der Schalter für "Jahressaldo ausblenden" aktiviert werden. Wenn dies der Fall ist, dann wird auch nur diese Abrechnungsspitze in der Jahresabrechnung ausgewiesen.
Wird der Schalter deaktiviert, werden auch die Salden der Eigentümer mit angedruckt.
Dies kann hilfreich für den Eigentümer sein, um die Abrechnung besser nachvollziehen zu können.
Beispiel:
Laut Wirtschaftsplan sollte ein Eigentümer 3000,00 Euro für das Jahr bezahlen.
Es sind Kosten in Höhe von 2700,00 Euro entstanden.
Die alleinig aus diesen Sollwerten berechnete Abrechnungsspitze beträgt +300,00 Euro.
Die Abrechnungsspitze wird auf der Jahresabrechnung ausgewiesen und als Guthaben für den Eigentümer gebucht.
Nun hat der Eigentümer aber zwei Monate seinen Vorschuss nicht bezahlt. Somit befinden sich offene Posten in Höhe von -500,00 Euro auf dem Eigentümerkonto.
Wird der Jahressaldo in der Abrechnung eingeblendet, ist für den Eigentümer ersichtlich, dass die Abrechnungsspitze +300,00 Euro beträgt und der offene Saldo -500,00 Euro und dass er somit eine Nachzahlung von -200,00 Euro zu begleichen hat.
Wenn er diese Nachzahlung leistet, kann der Bankumsatz dem Guthaben aus der Abrechnungsspitze und den offenen Posten zugeordnet werden und das Eigentümerkonto ist anschließend ausgeglichen.
Der Jahressaldo berücksichtigt stets die offenen Posten, sowohl Nachzahlungen als auch Guthaben, welche bis zum 31.12. des Abrechnungsjahres noch nicht bezahlt wurden.
Es kann also sein, dass eine Jahresabrechnung offene Posten berücksichtigt, welche nach dem Abrechnungszeitraum bereits ausgeglichen wurden.
Wenn der Eigentümer aus dem Beispiel oben die 500 Euro im Februar des Folgejahres bereits gezahlt hat und die Abrechnung im März erstellt wird, dann wird der Betrag im Saldo dennoch angegeben, weil er zum 31.12. des Abrechnungsjahres noch offen war.
Da diese Zahlung in der nächsten Jahresabrechnung aber als Überzahlung gewertet wird, bleibt das Eigentümerkonto am Ende ausgeglichen.
Bei den Jahresabrechnungen wird nach dem Zufluss-/Abfluss-Prinzip gearbeitet.
Es fließen daher Einnahmen und Kosten ein, bei denen die Zahlung im betroffenen Jahr stattfand.
Sobald Sie die Dateien erstellt haben, können Sie sie im Reiter Dateien anzeigen lassen.
