Wie erfasse ich Rechnungen und buche diese?


Bei Bedarf können Sie eine Rechnung zunächst als Entwurf anlegen.

Sie müssen dazu mindestens das Objekt angeben, alles andere kann später ergänzt werden.


1. Klicken Sie links im Menü in der Kategorie Buchhaltung auf Rechnungen. Sie sehen hier einen Reiter für Eingangsrechnungen von Dienstleistern und einen Reiter für die Ausgangsrechnungen für die Mieter und Eigentümer.

Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um eine neue Rechnung anzulegen

Übrigens:

Es ist auch möglich, eine Rechnung direkt aus einer PDF heraus zu erstellen, die per Mail einging- zum Beispiel im Rahmen der Kommunikation in einem Ticket.

2. Im Upload Manager können Sie eine Rechnung optional mit Tags und Kategorien versehen und einstellen, wer einen Zugriff haben soll. Klicken Sie auf den Pfeil, um die Rechnung hochzuladen.

Sie müssen das Dokument der Rechnung nicht hochladen - eine Rechnung kann auch erstellt werden, wenn keine Datei hochgeladen wird. Allerdings sollte es immer einen Beleg zur Rechnung geben.

Wenn Sie ein Dokument hochladen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  1. Sie können das Dokument bearbeiten und z. B. Anmerkungen hinzufügen, Bereiche unterstreichen bzw. durchstreichen oder hervorheben.
  2. Sie können die Datei selbst noch einmal bearbeiten - also Kategorien/Tags/Sichtbarkeit bearbeiten.
  3. Sie können das Dokument per KI automatisch auslesen lassen.

Eine Rechnung mit KI, also künstlicher Intelligenz, auslesen zu lassen, bedeutet, dass easimo die Rechnung selbst durchgeht und die Felder, welche Sie sonst manuell ausfüllen würden, mit Vorschlägen füllt.

easimo erkennt also selbstständig z.B. den Lieferanten, den Betrag oder den Rechnungszweck und hinterlegt die Daten in den dafür vorgesehenen Feldern.

Der Dienstleister wird auch anhand der IBAN oder UStID erkannt.

Natürlich können Sie selbst noch Änderungen vornehmen, bevor die Rechnung gebucht wird.


  1. Wenn Sie das Dokument automatisch auslesen lassen, ändert sich die Ansicht auf der rechten Seite. Ihnen wird angezeigt, was vom System erkannt wurde.


    Ändern oder ergänzen Sie die Angaben bei Bedarf und speichern Sie diese dann.

  1. Nachdem Sie die per KI ausgelesenen Daten gespeichert haben, erscheint wieder die vorherige Maske. Diese enthält nun vorausgefüllte Daten, welche Sie bei Bedarf ändern oder ergänzen können.

Wenn Sie keine Datei hochladen oder die Rechnung nicht per KI auslesen lassen, dann füllen Sie einfach direkt diese Maske manuell aus.

  1. Speichern Sie die Rechnung anschließend entweder als Entwurf oder abschließend.

Art: Sie können eine Eingangsrechnung oder eine Gutschrift auswählen.


Objekt: Tragen Sie ein, welchem Objekt diese Rechnung zugeordnet werden soll. Die weitere Angabe eines Gebäudes ist optional.


Dienstleister: Tragen Sie ein, welcher Dienstleister die Rechnung ausgestellt hat. Bei Bedarf kann der Dienstleister hier auch direkt angelegt werden. Informationen wie z.B. Skonti, Freistellungsbescheinigungen oder Zahlungssperren werden dann aus den Stammdaten des Dienstleisters übernommen.


Zuständiger: Standardmäßig wird der buchhalterische Sachbearbeiter des Objekts angezeigt. Bei Bedarf kann der Zuständige manuell geändert werden.


Fälligkeitsdatum und Zahlungsmethode: Diese Angaben sind entscheidend für den Zahlungslauf. Das System prüft diese Angaben um zu entscheiden, ob und wann eine Rechnung bezahlt wird.

Sie können z.B. bei einer Gutschrift auch "keine Zahlung" auswählen.


Leistungsdatum: Das Leistungsdatum, welches Sie für Ihre Information hinterlegen.


Vorgang: Sollte die Rechnung im Zusammenhang mit einem Ticket stehen, kann hier das entsprechende Ticket verknüpft werden. Diese Angabe kann auch im Nachgang bei bereits gezahlten Rechnungen ergänzt werden.


Zusatzleistung: Optional kann die Zusatzleistung angegeben werden, wenn eine technische Gebühr oder Regiegebühr anfällt.


Skonto: Hier kann bei Bedarf ein Skonto ergänzt werden. Ist eines im Dienstleister hinterlegt, wird dieses übernommen und kann pro Rechnung angepasst werden.


Rechnungspositionen: Es können beliebig viele Positionen erstellt werden, bei welchen die Kosten auch aufgeteilt werden können. So können z. B. unterschiedliche Steuersätze oder Einheiten berücksichtigt werden.

Beispiel: Eine Rechnung in Höhe von 1.000€ setzt sich aus 700€ Materialkosten und 300€ Arbeitskosten zusammen. Sie können zwei Rechnungspositionen zu je 700€ und 300€ eintragen und die Kosten so auf unterschiedliche Sachkonten verteilen.


Einheit: eine Kostenstelle, um etwas direkt dem Mieter/Eigentümer zuordnen zu können. Die Abrechnungsgruppe umfasst mehrere zuvor definierte Einheiten.


Umlagefähig: Nur bei Ausgabekonten. Wenn der Schalter aktiviert ist, werden die Kosten in der Abrechnung auf den Mieter umgelegt.


§35a: Nur bei Ausgabekonten. Wenn der Schalter aktiviert ist, werden die gebuchten Kosten bei den Abrechnungen für die Bescheinigung der haushaltsnahen Dienstleistungen gelistet.


Rücklage: Steht nur in WEGs zur Verfügung. Kosten werden dann direkt aus der Rücklage entnommen und entsprechend für die Jahresabrechnung gebucht. Hat das Objekt mehrere Rücklagen, kann ausgewählt werden, welche hier genutzt wird.


Weiterberechnung: Entstandene Kosten können an den Mieter/Eigentümer weiterberechnet werden. Wird die Weiterberechnung markiert, kann ein Mietverhältnis/Eigentumsverhältnis ausgewählt werden. Nach dem Speichern wird im Hintergrund eine Sollstellung erstellt.

Sie können eine oder mehrere Rechnungen auch über den Reiter Upload hochladen. Diese Rechnungen werden immer mit KI ausgelesen. Hier können Sie auch E-Rechnungen hochladen, welche dann als PDF-Dokument angezeigt werden.

Gut zu wissen!

Sie können auch eine E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen hinterlegen. Alle hier eingehenden Rechnungen werden automatisch unter Rechnungen abgelegt. Näheres dazu finden Sie im unten verlinkten Artikel.

Es gibt bei einer Rechnungen verschiedene Status:

Entwurf: Diese Rechnung wurde angelegt und kann bearbeitet werden. Sie muss noch nciht alle relevanten Informationen enthalten und wird noch nicht in der Buchhaltung berücksichtigt.

Gebucht: Diese Rechnung wurde vollständig gebucht und kann für Zahlungsläufe herangezogen werden.

Zur Freigabe: Die Rechnung fällt unter der 4-Augen-Prinzip und muss vom zweiten Sachbearbeiter freigegeben werden.

Anstehende Zahlung: Die Rechnung wurde in den Zahlungslauf gezogen und wird demnächst bezahlt. Bis zu diesem Punkt kann sie noch storniert werden- Rechnungen mit diesem Status sollten aber nur in Ausnahmefällen storniert werden.

Bezahlt: Die Rechnung ist bezahlt und ein Bankumsatz wurde zugeordnet.

Storniert: Die Rechnung wurde storniert und hat keinen Einfluss mehr auf die Buchhaltung. Diese Rechnung kann bei Bedarf erneut angelegt werden.


Oben rechts finden Sie bei einer erstellten Rechnung außerdem einen Button zum Kopieren der Rechnung.

Es wird dann ein Duplikat angelegt, welches weiter bearbeitet werden kann. Die neue Rechnung befindet sich im Status "Entwurf".


Übrigens:

Wenn eine Rechnung versehentlich mehrfach angelegt wurde, dann greift unsere Duplikatsprüfung.

Sobald erkannt wird, dass der Dienstleister und die Rechnungsnummer einer neuen Rechnung mit einer bereits vorhandenen Rechnung übereinstimmen, werden Sie darauf hingewiesen.

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