Wie erfasse ich Rechnungen und buche diese?


Bei Bedarf können Sie eine Rechnung zunächst als Entwurf anlegen.

Sie müssen dazu mindestens das Objekt angeben, alles andere kann später ergänzt werden.


1. Klicken Sie links im Menü in der Kategorie Buchhaltung auf Rechnungen. Sie sehen hier einen Reiter für Eingangsrechnungen von Dienstleistern und einen Reiter für die Ausgangsrechnungen für die Mieter und Eigentümer.

Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um eine neue Rechnung anzulegen

2. Im Upload Manager können Sie eine Rechnung optional mit Tags und Kategorien versehen und einstellen, wer einen Zugriff haben soll. Klicken Sie auf den Pfeil, um die Rechnung hochzuladen.

Sie müssen das Dokument der Rechnung nicht hochladen - eine Rechnung kann auch erstellt werden, wenn keine Datei hochgeladen wird. Allerdings sollte es immer einen Beleg zur Rechnung geben.

Wenn Sie ein Dokument hochladen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  1. Sie können das Dokument bearbeiten und z. B. Anmerkungen hinzufügen, Bereiche unterstreichen bzw. durchstreichen oder hervorheben.
  2. Sie können die Datei selbst noch einmal bearbeiten - also Kategorien/Tags/Sichtbarkeit bearbeiten.
  3. Sie können das Dokument per KI automatisch auslesen lassen.

Eine Rechnung mit KI, also künstlicher Intelligenz, auslesen zu lassen, bedeutet, dass easimo die Rechnung selbst durchgeht und die Felder, welche Sie sonst manuell ausfüllen würden, mit Vorschlägen füllt.

easimo erkennt also selbstständig z.B. den Lieferanten, den Betrag oder den Rechnungszweck und hinterlegt die Daten in den dafür vorgesehenen Feldern.

Der Dienstleister wird auch anhand der IBAN oder UStID erkannt.

Natürlich können Sie selbst noch Änderungen vornehmen, bevor die Rechnung gebucht wird.


  1. Wenn Sie das Dokument automatisch auslesen lassen, ändert sich die Ansicht auf der rechten Seite. Ihnen wird angezeigt, was vom System erkannt wurde.


    Ändern oder ergänzen Sie die Angaben bei Bedarf und speichern Sie diese dann.

  1. Nachdem Sie die per KI ausgelesenen Daten gespeichert haben, erscheint wieder die vorherige Maske. Diese enthält nun vorausgefüllte Daten, welche Sie bei Bedarf ändern oder ergänzen können.

Wenn Sie keine Datei hochladen oder die Rechnung nicht per KI auslesen lassen, dann füllen Sie einfach direkt diese Maske manuell aus.

  1. Speichern Sie die Rechnung anschließend entweder als Entwurf oder abschließend.

Art: Sie können eine Eingangsrechnung oder eine Gutschrift auswählen.


Zuständiger: Standardmäßig wird der buchhalterische Sachbearbeiter des Objekts angezeigt. Bei Bedarf kann der Zuständige manuell geändert werden.


Fälligkeitsdatum und Zahlungsmethode: Diese Angaben sind entscheidend für den Zahlungslauf. Das System prüft diese Angaben um zu entscheiden, ob und wann eine Rechnung bezahlt wird.

Sie können z.B. bei einer Gutschrift auch "keine Zahlung" auswählen.


Leistungsdatum: Das Leistungsdatum, welches Sie für Ihre Information hinterlegen.


Einheit: eine Kostenstelle, um etwas direkt dem Mieter/Eigentümer zuordnen zu können. Die Abrechnungsgruppe umfasst mehrere zuvor definierte Einheiten.


Umlagefähig: Wenn der Schalter aktiviert ist, werden die Kosten in der Abrechnung auf den Mieter umgelegt.


§35a: Wenn der Schalter aktiviert ist, werden die gebuchten Kosten bei den Abrechnungen für die Bescheinigung der haushaltsnahen Dienstleistungen gelistet.


Vorgang zuordnen/Zusatzleistung: Sollte die Rechnung im Zusammenhang mit einem Ticket stehen, kann hier das entsprechende Ticket verknüpft werden. Optional kann die Zusatzleistung angegeben werden, wenn eine technische Gebühr oder Regiegebühr anfällt. Das Feld kann frei bleiben, wenn keine Zusatzleistung berechnet werden soll.


Rechnungspositionen: Es können beliebig viele Positionen erstellt werden, bei welchen die Kosten auch aufgeteilt werden können. So können z. B. unterschiedliche Steuersätze oder Einheiten berücksichtigt werden. Auch die Umlagefähigkeit oder die Relevanz von §35a kann somit abgebildet werden.

Beispiel: Eine Rechnung in Höhe von 1.000€ setzt sich aus 700€ Materialkosten und 300€ Arbeitskosten zusammen. Sie können zwei Rechnungspositionen zu je 700€ und 300€ eintragen und den Haken für §35a bei der Position in Höhe von 300€ setzen. Beide Positionen können auf demselben Sachkonto gebucht werden.

Sie können eine oder mehrere Rechnungen auch über den Reiter Upload hochladen. Diese Rechnungen werden immer mit KI ausgelesen. Hier können Sie auch E-Rechnungen hochladen, welche dann als PDF-Dokument angezeigt werden.

Gut zu wissen!

Sie können auch eine E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen hinterlegen. Alle hier eingehenden Rechnungen werden automatisch unter Rechnungen abgelegt. Näheres dazu finden Sie im unten verlinkten Artikel.

Es gibt bei einer Rechnungen verschiedene Status:

Entwurf: Diese Rechnung wurde angelegt und kann bearbeitet werden. Sie muss noch nciht alle relevanten Informationen enthalten und wird noch nicht in der Buchhaltung berücksichtigt.

Gebucht: Diese Rechnung wurde vollständig gebucht und kann für Zahlungsläufe herangezogen werden.

Zur Freigabe: Die Rechnung fällt unter der 4-Augen-Prinzip und muss vom zweiten Sachbearbeiter freigegeben werden.

Anstehende Zahlung: Die Rechnung wurde in den Zahlungslauf gezogen und wird demnächst bezahlt. Bis zu diesem Punkt kann sie noch storniert werden- Rechnungen mit diesem Status sollten aber nur in Ausnahmefällen storniert werden.

Bezahlt: Die Rechnung ist bezahlt und ein Bankumsatz wurde zugeordnet.

Storniert: Die Rechnung wurde storniert und hat keinen Einfluss mehr auf die Buchhaltung. Diese Rechnung kann bei Bedarf erneut angelegt werden.

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