Wie richte ich einen automatischen Rechnungseingang per E-Mail ein?
Sie können eine E-Mail-Adresse hinterlegen, welche für den automatischen Rechnungseingang genutzt wird. Sendet z.B. ein Dienstleister Ihnen auf diese E-Mail-Adresse eine Rechnung, dann wird diese automatisch als solche erkannt und bei den Rechnungen abgelegt.
Klicken Sie oben rechts im Menü auf Verwalter und gehen Sie hier in den Reiter Einstellungen und Verbrauch.
Unter Buchhaltung finden Sie hier die Option, eine E-Mail-Adresse für den automatischen Rechnungseingang zu hinterlegen.
Tragen Sie hier die entsprechende E-Mail-Adresse ein.
Die E-Mail-Adresse müssen Sie zuvor unter Dienste an easimo angebunden haben.
Künftig werden alle Rechnungen, welche an diese E-Mail-Adresse geschickt werden, automatisch in der Kategorie Buchhaltung bei den Rechnungen hinterlegt.
Sie haben außerdem die Möglichkeit, hier eine oder mehrere Kategorien auszuwählen, welche den eingehenden Rechnungen automatisch hinzugefügt werden. Dies erleichtert das Organisieren und Finden dieser Rechnungen im Dokumenten-Management-System.
Über das Plus-Symbol können Sie eine neue Kategorie erstellen.
Die E-Mail-Adresse, welche Sie hier hinterlegen, sollte ausschließlich für den Rechnungseingang verwendet werden. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse angeben, unter welcher auch andere Dokumente eingehen, werden diese ansonsten fälschlicherweise bei den Rechnungen abgelegt.
Hier werden eingehende Rechnungen abgelegt.
Sie können die Rechnungen wie gewohnt auslesen, bearbeiten, buchen und bezahlen.
Übrigens:
Auch beim automatischen Rechnungseingang greift unsere Duplikatsprüfung.
Sobald erkannt wird, dass der Dienstleister und die Rechnungsnummer einer neuen Rechnung mit einer bereits vorhandenen Rechnung übereinstimmen, werden Sie darauf hingewiesen.