Wie funktioniert das 4-Augen-Prinzip?

Standardmäßig werden alle Rechnungen in easimo, welche gebucht werden, auch für die Zahlung freigegeben. Es ist aber möglich, das 4-Augen-Prinzip einzurichten.

Dazu aktivieren Sie das 4-Augen-Prinzip zunächst in Ihren Einstellungen im Verwalter.

Hier können Sie auch festlegen, ab welchem Betrag das 4-Augen-Prinzip greifen soll. Rechnungen mit einem geringeren Betrag werden automatisch freigegeben und im Zahlungslauf berücksichtigt.

Auch können Sie hier festlegen, welcher Sachbearbeiter die Rechnungen prüfen soll, wenn die Rechnung keinem Objekt und damit dem Sachbearbeiter des jeweiligen Objekts automatisch zugewiesen werden kann.

Nachdem Sie das 4-Augen-Prinzip aktiviert haben, werden Sie im Rechnungsmanagement einen zusätzlichen Reiter vorfinden. Bei Zur Freigabe warten entsprechend die Rechnungen, welche nun freigegeben werden müssen, weil sie den vorher festgelegten Betrag zur automatischen Freigabe überschreiten.

Um eine Rechnung als Entwurf zu speichern, muss mindestens das Objekt angegeben werden. Um eine Rechnung an "zur Freigabe" zu übergeben, muss zusätzlich mindestens eine Rechnungsposition angegeben werden.

Alles weitere kann später ergänzt werden.

Wird eine entsprechende Rechnung vom technischen Sachbearbeiter eines Objekts hochgeladen oder geprüft, kann die Rechnung hier durch den Sachbearbeiter in der Buchhaltung des Objekts akzeptiert oder abgelehnt werden. Wird sie akzeptiert, fließt sie in einen passenden Zahlungslauf ein.

Eine abgelehnte Rechnung kann auch kommentiert werden, damit der Sachbearbeiter weiß, weswegen es zur Ablehnung kam.

So wird das 4-Augen-Prinzip also umgesetzt: