Wie führe ich einen Zahlungslauf durch?

Sie können einen Zahlungslauf mit bestimmten Einstellungen hinterlegen. Wenn Sie diesen dann durchführen, werden Zahlungsvorschläge generiert- z.B. durch offene Rechnungen, welche für den gewählten Zeitraum gefunden wurden. Wenn Sie diese Vorschläge bestätigen, dann können Sie via easimo einfach Zahlungen durchführen.

Optimal hierfür ist, dass Sie EBICS oder HBCI/FinTS angebunden haben. Ohne EBICS oder HBCI/FinTS erhalten Sie eine XML-Datei, die Sie in andere Programme importieren können

Seit September 2025 muss für Überweisungen eine VEU (verteilte elektronische Unterschrift) geleistet werden. Diese kann direkt in easimo abgewickelt werden.

Sie können direkt zu den Informationen bezüglich der VEU springen.

Klicken Sie in der Rubrik Buchhaltung auf die Zahlungsläufe.

Klicken Sie auf "Lauf starten". Es wird sich ein neues Fenster öffnen, in welchem Sie Ihren Zahlungslauf konfigurieren können. Wählen Sie aus, ob Sie eine Überweisung oder eine SEPA-Lastschrift (Einzug) machen möchten.

Wenn Sie Überweisung auswählen, dann können Sie außerdem noch die Art festlegen (Rechnungen, Daueraufträge, Überweisungen). Mehrfachauswahl ist möglich. Wählen Sie keine Art, werden alle drei Arten berücksichtigt.
Bei der Zahlung via HBCI/FinTS muss das entsprechende Bankkonto mit angegeben werden. Bei der Zahlung via EBICS kann das Bankkonto frei bleiben- in dem Fall werden alle Bankkonten berücksichtigt.

Mit Objekt oder Sachbearbeiter können Sie den Lauf auf bestimmte Objekte eingrenzen. Bleiben die Felder leer, werden alle Objekte berücksichtigt. Bei HBCI/FinTS müssen ausgewählte Objekte das zuvor angegebene Bankkonto verwenden.
Sie können die Fälligkeiten der Rechnungen, welche bezahlt werden sollen, eingrenzen. Das Fälligkeitsdatum darf maximal 21 Tage in der Zukunft liegen.

"Zahlungsaufträge über EBICS/HBCI übermitteln" muss aktiviert werden, wenn die Überweisungen oder Einzüge direkt über die Schnittstelle laufen sollen. Ist die Option deaktiviert, wird eine XML-Datei erstellt, die Sie manuell in eine Banking Software importieren müssen.

Wenn als Zahlungsmethode "Überweisung" ausgewählt wird, wird ein weiterer Schieber eingeblendet.

Mit diesem kann die Empfängerüberprüfung, welche dafür sorgt, dass Aufträge erneut bestätigt werden müssen, abgeschaltet werden.

Dies ist aber nur für Sammelaufträge möglich, da Einzelüberweisungen grundsätzlich per Gesetz überprüft werden müssen.

Wenn ein Zahlungsvorschlag vorhanden ist, steht beim Status "Erwartet Bestätigung".

Klicken Sie dort auf Bearbeiten.

5. Ihnen wird nun das Ergebnis des Zahlungslaufes angezeigt. Klicken Sie auf Bearbeiten.

Sie können den Zahlungslauf nun noch bearbeiten, zum Beispiel, indem Sie einzelne Posten entfernen.

Wenn Sie in der Ergebnisliste einen Vorschlag löschen, dann wird dadurch nicht die Rechnung selbst gelöscht. Stattdessen wird der Vorschlag dieses Mal aus der Liste entfernt - er wird aber beim nächsten generierten Zahlungslauf wieder erscheinen und zwar solange, bis Sie die Rechnung bezahlen oder stornieren.

Gut zu wissen:

Im Zahlungslauf werden die offenen Posten der jeweiligen Mieter/Eigentümer miteinander verrechnet. Falls Sie eine Verrechnung der Hausgelder bzw. Mieten mit anderen offenen Posten vermeiden möchten, können Sie dies direkt im SEPA-Mandat einschränken. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, beim Erstellen des Zahlungslaufs über das Fälligkeitsdatum zu steuern – beispielsweise, indem Sie ausschließlich den 01. eines Monats auswählen, um so nur die Forderungen aus den Sollstellungen zu berücksichtigen.

Zu den "offenen Posten" zählen unter anderem die offenen Sollstellungen aus Forderungen für Hausgelder oder Mieten, aber auch Mahngebühren, Rücklastschriftgebühren, Über- und Unterzahlungen, Nachzahlungen sowie Guthaben.

Die Summe aller offenen Forderungen muss negativ sein, um über den Zahlungslauf eingezogen werden zu können.

Für die Überweisung an Mieter/Eigentümer muss die Summe aller offenen Posten entsprechend positiv sein.

Beim Ausführen des Zahlungslaufes kann eingestellt werden, ob Überzahlungen in diese Rechnung mit einfließen sollen oder nicht.

Klicken Sie schließlich auf Ergebnisliste bestätigen.

Die Zahlung wird nun durchgeführt (SEPA-Einzug oder Sammelüberweisung) oder die Zahlungen werden für die VEU vorbereitet (Einzelüberweisungen).

Abhängig von Ihrer gewählten Schnittstelle erfolgt dies per EBICS oder HBCI/FinTS.

Als Verwendungszweck wird bei Hausgeldern und Mieten die Vertragsnummer und der Monat angegeben. Ist keine Vertragsnummer vorhanden, wird die Einheitennummer verwendet. Findet die Zahlung für mehrere Einheiten statt, werden diese hintereinander aufgelistet.

Ohne EBICS oder HBCI/FinTS gibt es eine XML-Datei, die Sie unter Buchhaltung > Zahlungsaufträge finden.

Gut zu wissen!

An dieser Stelle wird auch der aktuelle Kontostand des Bankkontos ausgegeben.

Dieser wird werktags um 01:00 Uhr, um 08:00 Uhr und um 14:00 Uhr automatisch neu geladen.

Wenn zwischen diesen Zeiten in ganz aktueller Kontostand angezeigt werden soll, ist auch das einfach möglich: dazu müssen bloß die Umsätze unter Buchhaltung > Bankumsätze einmal manuell neu geladen werden.

Die Umsätze müssen über EBICS oder HBCI abgerufen werden.

EBICS-VEU

Bei einer Einzelüberweisung oder bei einer Sammelüberweisung, bei welcher die VEU nicht abgeschaltet wurde, wird nach dem Bestätigen des Zahlungslaufes zunächst dieser Status angezeigt.

Unter Buchhaltung > Zahlungsaufträge > EBICS-VEU können Sie nun die zu signierenden VEU abrufen.

Bei der VEU wird der Name des Kontoinhabers, welcher in easimo hinterlegt wurde, mit dem Kontoinhaber verglichen, welcher bei der Bank hinterlegt wurde.

Zunächst erhalten Sie eine Liste aller Überweisungen, welche eine VEU benötigen. Hier ist auch bereits ersichtlich, welches Ergebnis die Prüfung hatte.

Jeder Auftrag kann nun einzeln mit einem Klick auf den lila Button unter Aktionen geöffnet und näher geprüft werden.

Je nachdem, wie erfolgreich die Prüfung war, wird der Name des Empfängers von Seiten der Bank angezeigt oder nicht.

Empfänger stimmen genau überein: Der bei der Bank eingetragene Empfänger wird nicht angezeigt, weil er genau mit den Daten bei easimo übereinstimmt.
Empfänger weicht leicht ab: Der bei der Bank eingetragene Empfänger wird angezeigt, damit Sie selbst entscheiden können, ob die Ähnlichkeit für eine Überweisung ausreicht. Dies ist z.B. der Fall, wenn bei easimo nur der Name der Firma als Inhaber eingetragen ist und bei der Bank der Firmeninhaber ebenfalls aufgeführt wird oder wenn es geringfügige Abweichungen in der Schreibweise von Personennamen gibt.
Empfänger weicht stark ab: Der bei der Bank eingetragene Empfänger wird nicht angezeigt, da davon auszugehen ist, dass der Kontoinhaber der Person, die die Überweisung durchführt, nicht bekannt ist. Aufgrund des Datenschutzes werden keine Informationen von der Bank freigegeben.

Unabhängig vom Ergebnis der Prüfung können Sie nun entscheiden, die Überweisung abschließend einzureichen oder nicht. Reichen Sie eine Überweisung ein, bei welcher die Prüfung nicht erfolgreich war, haftet die Bank nicht für daraus entstandene Fehler.

Möchten Sie eine Überweisung aufgrund einer nicht erfolgreichen Prüfung nicht übermitteln, können Sie den Vorgang an dieser Stelle stornieren.

Überweisungen, welche hier storniert werden, werden in einem erneut durchgeführten Zahlungslauf wieder vorgeschlagen. Es kann etwas dauern, bis der Status entsprechend aktualisiert wurde.

Ein Auftrag kann nur als Ganzes übermittelt werden. Sollen nur einzelne Positionen nicht überwiesen werden, muss der gesamte Auftrag an dieser Stelle storniert werden. In einem neu durchgeführten Zahlungslauf können dann die Positionen, welche nicht übermittelt werden sollen, vor der Bestätigung des Zahlungslaufes entfernt werden.

Wenn Sie einen Zahlungslauf durchgeführt haben, können Sie ihn anklicken, um Details zu den einzelnen Posten anzeigen zu lassen. Dabei werden Sie auch den Status der einzelnen Zahlungen bei den jeweiligen Posten sehen.

Sollte es vorkommen, dass ein Zahlungslauf nicht erfolgreich war, dann können die Rechnungen, welche darin enthalten waren, erneut für einen Zahlungslauf freigegeben werden.

Dies erfolgt direkt in der Rechnung mit dem Button "Erneut zur Zahlung freigeben".

Dadurch, dass dies einmal manuell aktiviert werden muss, wird gewährleistet, dass eine Rechnung nicht unabsichtlich in einen neuen Zahlungslauf gezogen wird.

Unten finden Sie eine Übersicht dazu, was die einzelnen Status zu bedeuten haben.

Status	Beschreibung
Entwurf	Beim Ausführen des Zahlungslaufs werden die Zahlungsaufträge als Entwurf erstellt. Sie haben die Möglichkeit, die Zahlungsaufträge zu löschen und damit nicht auszuführen. Außerdem kann das Skonto beim Zahlungsbetrag eingerechnet werden.
Offen	Wird der Zahlungslauf bestätigt, werden die Zahlungsaufträge zur Ausführung freigegeben. Auch, wenn ein Zahlungslauf in der Zukunft liegt, wird dieser Status angezeigt.
TAN-Freigabe erforderlich	Nur HBCI/FinTS: zur Freigabe der Zahlungsaufträge kann eine TAN-Freigabe erforderlich sein. Sie müssen den Auftrag per TAN bestätigen.
wartet auf Bestätigung der Bank	Nur EBICS: nachdem der Zahlungsauftrag an die Bank gesandt wurde, wird die Ausführung des Auftrags bestätigt oder abgelehnt.
Zahlungsauftrag bestätigt	Nach Bestätigung des Auftrags (bei EBICS) bzw. der TAN-Freigabe (bei HBCI/FinTS) ist der Zahlungslauf abgeschlossen und der Auftrag sollte von der Bank ausgeführt werden.
Zahlungsauftrag ausgeführt	Der Zahlungsauftrag wird als ausgeführt markiert, wenn über den Abruf der Bankumsätze die Zahlung abgerufen wurde.
Rücklastschrift erhalten	Der vorherige Umsatz kann anschließend durch einen Umsatz als Rücküberwiesen markiert werden. Der Betrag enthält dann oftmals eine Rücklastschriftgebühr.
Fehlgeschlagen	Gab es bei einem der vorherigen Schritt einen Fehler (Zahlungsauftrag von der Bank abgelehnt, ungültiges Lastschriftmandat, technischer Fehler, etc..), dann wird er Zahlungsauftrag als fehlgeschlagen markiert.
VEU	Verteilte elektronische Unterschrift wird benötigt. Im Rahmen der Empfängerüberprüfung müssen Einzelüberweisungen erneut bestätigt werden, bevor sie an die Bank übermittelt werden. Die Bestätigung kann direkt in easimo erfolgen.
wartet auf Bestätigung durch Nutzer	Es wurde ein Zahlungslauf ausgeführt, bei welchem eingestellt wurde, dass keine direkte Mitteilung an die Bank via EBICS oder HBCI erfolgen soll. Unter "Zahlungsaufträge" kann manuell eingestellt werden, ob ein Zahlungsauftrag anderweitig bei der Bank eingereicht wurde. Ist gewünscht, dass eine Übermittlung via EBICS/HBCI erfolgt, dann kann der Zahlungsauftrag storniert werden, um einen erneuten Zahlungslauf durchzuführen.

Eine Auflistung der Zahlungsaufträge Buchhaltung > Zahlungsaufträge.

Wenn Sie einen Zahlungslauf durchgeführt haben und dabei die Daten nicht direkt via EBICS/HBCI an Ihre Bank übermitteln, müssen Sie den Zahlungsauftrag noch herunterladen und gesondert bei der Bank einreichen. Sie können an dieser Stelle dann vermerken, ob Sie den Auftrag eingereicht haben oder den Auftrag auch stornieren, wenn Sie ihn nicht einreichen.