Wie erstelle ich einen Mieter?
Mieter sind nicht zu verwechseln mit Benutzern für Mieter!
Mieter: Stammdaten, welche intern verwendet werden. In einem Mieter werden Informationen hinterlegt, z.B. Name und Kontaktmöglichkeiten. Die Mieter werden mit den Einheiten, welche sie mieten, verknüpft.
Benutzer für Mieter: Eigene Benutzerzugänge für die jeweiligen Mieter. Diese haben einen eigenen Nutzernamen und ein Passwort. Die Anmeldung führt zum Mieterportal, wo Mieter z.B. Schäden melden oder Dokumente sichten können. Nicht jeder Mieter muss zwingend auch einen Benutzer haben.
1. Klicken Sie unter Stammdaten und Mieter in der Übersicht auf das Plus-Symbol.
2. Tragen Sie alle gewünschten Daten ein. Sie müssen lediglich bei der Nutzungsart zwischen privat und gewerblich unterscheiden. Ansonsten gibt es keine Pflichtfelder, ein "leerer" Mieter kann angelegt werden. Für diverse Funktionen müssen einige Felder aber ausgefüllt sein- z.B. wird eine E-Mailadresse benötigt, um den Mieter per E-Mail zu kontaktieren.
Stammdaten
Weitere Person: Wenn zwei Personen als Mieter eingetragen sind, z.B bei Ehepaaren, wird der zweite Name hier eingetragen.
Anschrift: Hier wird die Meldeanschrift eingetragen. Sollte der Mieter wünschen, dass Post an eine andere Adresse geschickt wird, kann alternative Anschrift aktiviert und ausgefüllt werden.
Bankkonten: Wenn ein Konto hinterlegt wird, können Mietzahlungen automatisch zugeordnet werden.
SEPA-Lastschriftmandat: Es ist auch möglich, mehrere Lastschriftmandate zu hinterlegen, wenn verschiedene Einheiten über verschiedene Bankkonten laufen.
Benutzer/Vertreter: Erstellen oder verknüpfen Sie hier einen Benutzer für den Mieter.
Sie können beliebig viele Benutzer für einen Mieter erstellen und Vollmachten hinterlegen.
Einwilligungen: Vermerken Sie hier Einwilligungen für die Datenverarbeitung und ob der Mieter von Dritten kontaktiert werden darf.
Nutzung: Ein Mieter ist immer entweder privat oder gewerblich. Standardmäßig wird ein neu angelegter Mieter als privat eingetragen.
Kontaktinformationen
Kontaktaufnahme: Markieren Sie hier, auf welchem Weg easimo den Mieter kontaktieren darf. Wählen Sie zwischen E-Mail. E-Post, SMS oder eine Kombination aus diesen. Um eine Möglichkeit zu aktivieren, müssen die entsprechenden Kontaktinformationen ausgefüllt sein.
Wenn keine Möglichkeit eingetragen wird, den Mieter über easimo zu kontaktieren, dann besteht immer die Möglichkeit, Dokumente auszudrucken und zuzuschicken.
Interne Notizen: Hier können weitere relevante Informationen als Freitext vermerkt werden.
Was bedeuten die anderen Reiter im Mieter?
Hier müssen keine Einstellungen getroffen werden, wenn ein neuer Mieter erstellt wird.
In erster Linie bieten die übrigen Reiter eine Übersicht über die Daten, welche mit diesem Mieter verknüpft sind.
Mietverhältnisse: Eine Übersicht aller Einheiten, mit denen dieser Mieter ein Mietverhältnis hat.
Tickets: Eine Übersicht aller Tickets, die für diesen Mieter sichtbar sind.
Kommunikation: Eine Übersicht des E-Mailverkehrs mit diesem Mieter.
Postausgang: Eine Übersicht aller Nachrichten, die an diesen Mieter rausgegangen sind. Berücksichtigt werden z.B. Serienbriefe und Benachrichtigungen über neue Notizen.
Forderungen: Eine Übersicht aller Forderungen an diesen Mieter inklusive offener Beträge. Hier werden z.B. Sollstellungen für Mieten und Betriebskostenabrechnungen berücksichtigt.
Dateien: Eine Übersicht der Dateien, welche für diesen Mieter freigegeben wurden. Dabei handelt es sich z.B. um Abrechnungen.