Wie erstelle ich einen Eigentümer?
Eigentümer sind nicht zu verwechseln mit Benutzern für Eigentümer!
Eigentümer: Stammdaten, welche intern verwendet werden. In einem Eigentümer werden Informationen hinterlegt, z.B. Name und Kontaktmöglichkeiten. Die Eigentümer werden mit den Einheiten, die ihnen gehören, verknüpft.
Benutzer für Eigentümer: Eigene Benutzerzugänge für die jeweiligen Eigentümer. Diese haben einen eigenen Nutzernamen und ein Passwort. Die Anmeldung führt zum Eigentümerportal, wo Eigentümer z.B. Schäden melden oder Dokumente sichten können. Nicht jeder Eigentümer muss zwingend auch einen Benutzer haben.
1. Klicken Sie unter Stammdaten und Eigentümer in der Übersicht auf das Plus-Symbol.
2. Tragen Sie alle gewünschten Daten ein. Es gibt hier keine Pflichtfelder, ein "leerer" Eigentümer kann angelegt werden. Lediglich bei der Nutzung müssen Sie eine Angabe dazu tätigen, ob der Eigentümer privater oder geschäftlicher Natur ist.
Für diverse Funktionen müssen einige Felder aber ausgefüllt sein- z.B. wird eine E-Mailadresse benötigt, um den Eigentümer per E-Mail zu kontaktieren.
Stammdaten
Weitere Person: Wenn sich zwei Personen das Eigentum teilen, z.B bei Ehepaaren, wird der zweite Name hier eingetragen.
Anschrift: Hier wird die Meldeanschrift eingetragen. Sollte der Eigentümer wünschen, dass Post an eine andere Adresse geschickt wird, kann alternative Anschrift aktiviert und ausgefüllt werden.
Bankkonten: Wenn ein Konto hinterlegt wird, können Hausgeldzahlungen automatisch zugeordnet werden.
SEPA-Lastschriftmandat: Es ist auch möglich, mehrere Lastschriftmandate zu hinterlegen, wenn verschiedene Einheiten über verschiedene Bankkonten laufen.
Benutzer/Vertreter: Erstellen oder verknüpfen Sie hier einen Benutzer für den Eigentümer.
Sie können beliebig viele Benutzer für einen Eigentümer erstellen und Vollmachten hinterlegen, z.B. wenn Nachkommen oder rechtliche Nachfolger sich um die Einheiten des Eigentümers kümmern.
Einwilligungen: Vermerken Sie hier Einwilligungen für die Datenverarbeitung und ob der Eigentümer von Dritten kontaktiert werden darf.
Nutzung: Ein Eigentümer ist immer entweder privat oder geschäftlich. Standardmäßig wird ein neu angelegter Eigentümer als privat eingetragen.
Kontaktinformationen
Kontaktaufnahme: Markieren Sie hier, auf welchem Weg easimo den Eigentümer kontaktieren darf. Wählen Sie zwischen E-Mail. E-Post, SMS oder eine Kombination aus diesen. Um eine Möglichkeit zu aktivieren, müssen die entsprechenden Kontaktinformationen ausgefüllt sein.
Wenn keine Möglichkeit eingetragen wird, den Eigentümer über easimo zu kontaktieren, dann besteht immer die Möglichkeit, Dokumente auszudrucken und zuzuschicken.
Interne Notizen: Hier können weitere relevante Informationen als Freitext eingetragen werden.
Was bedeuten die anderen Reiter im Eigentümer?
Hier müssen keine Einstellungen getroffen werden, wenn ein neuer Eigentümer erstellt wird.
In erster Linie bieten die übrigen Reiter eine Übersicht über die Daten, welche mit diesem Eigentümer verknüpft sind.
Objekte: Eine Übersicht der mit diesem Eigentümer verknüpften Objekte. Angezeigt werden sowohl Mietshäuser, die diesem Eigentümer gehören, als auch WEGs, in denen dieser Eigentümer eine Einheit besitzt.
Einheiten: Eine Übersicht aller mit diesem Eigentümer verknüpften Einheiten. Angezeigt werden alle Einheiten eines Mietshauses, welches dem Eigentümer gehört sowie alle Einheiten innerhalb von WEGs, welche dieser Eigentümer besitzt.
Forderungen: Eine Übersicht aller Forderungen an diesen Eigentümer inklusive offener Beträge. Hier werden z.B. Sollstellungen für Hausgelder und Sonderumlagen berücksichtigt.
Tickets: Eine Übersicht aller Tickets, die für diesen Eigentümer sichtbar sind.
Kommunikation: Eine Übersicht des E-Mailverkehrs mit diesem Eigentümer.
Postausgang: Eine Übersicht aller Nachrichten, die an diesen Eigentümer rausgegangen sind. Berücksichtigt werden z.B. Serienbriefe und Einladungen zu ETVs.
Dateien: Eine Übersicht der Dateien, welche für diesen Eigentümer freigegeben wurden. Dabei handelt es sich z.B. um Abrechnungen oder Vollmachten.