Praxisbeispiel

Wir möchten Ihnen hier einen Überblick geben, wie Sie Ihren Alltag gestalten können. Uns ist bewusst, dass jeder Kunde seine Prioritäten und Arbeitsabläufe individuell gestaltet. Sofern wir Sie unterstützen können, easimo bestmöglich zu nutzen, sprechen Sie uns gerne für eine individuelle Schulung an.

Bitte bedenken Sie, dass grundlegende Systemeinstellungen und eine Stammdatenpflege notwendig sind, um easimo optimal zu nutzen - beachten Sie hierzu die verlinkten Artikel.

1. Start in den Tag – Verwalterabrechnung erstellen, Rechnungen prüfen & freigeben

Sie starten die Verwalterabrechnung für den vergangenen Monat und stellen die Vergütung und Sonderleistungen des letzen Monats für Ihre Verwaltungsobjekte in Rechnung. Danach öffnen Sie das Rechnungsmanagement – alle Eingangsrechnungen sind bereits erfasst: die Rechnungen der Dienstleister und auch die erstellten Rechnungen aus der zuvor durchgeführten Verwalterabrechnung.

Nach kurzer Prüfung geben Sie diese Rechnungen direkt für einen Zahlungslauf frei – ein separates Banking-Tool ist nicht notwendig.


2. Portalnutzung, Dienstleisterauftrag & Beschlussanträge bearbeiten

Anschließend prüfen Sie Ihre Benachrichtigungen für neue Tickets aus dem Mieter- und Eigentümerportal:

  • Eingegangene Tickets werden gesichtet und bearbeitet.
  • Dienstleister können direkt über das Ticket beauftragt werden.
  • Mieter und Eigentümer können über die Beauftragung des Dienstleisters benachrichtigt werden -oder Sie nutzen unsere Mitteilungen, um Bewohner eines Objektes über wichtige Angelegenheiten zu informieren.

  • Beschlussanträge von Eigentümern über unser Portal werden in der bereits geplanten Eigentümerversammlung als Tagesordnungspunkt hinterlegt.


3. Dokumentenzugriff im Portal

Ein Mieter meldet sich und benötigt eine Kopie seines Mietvertrags.

Sie geben das benötigte Dokument im Portal frei – der Mieter hat sofortigen Zugriff, ganz ohne weiteren Aufwand. Gleiches gilt für Teilungserklärungen für Ihre Eigentümer: nur ein Klick und das Dokument ist für den jeweiligen - oder auch alle Eigentümer - freigegeben.


4. Objektbegehung, Wohnungsübergabe & Buchhaltung

Nach der Objektbegehung zur Vorbereitung auf die anstehende Eigentümerversammlung am Nachmittag und einer Wohnungsübergabe prüfen Sie die Buchhaltung:

  • hier profitieren sie von vielen automatisierten Buchungen durch erstellte Zahlungsregeln und der Nutzung unseres Buchungsassistenen.

  • eine manuelle Verarbeitung von Bankumsätzen ist nur bei wenigen Umsätzen pro Objekt notwendig.


5. Kommunikation

Bleiben Sie in Kontakt: unser Portal bietet für Sie selbst und Ihre Kunden viele Vorteile. Aber manchmal ist ein direkter Austausch mit Ihren Mietern und Eigentümern wichtig.

  • Verfassen Sie Anschreiben an Ihre Kunden über unser Serienbriefmodul und versenden Sie diese per E-Mail, E-Post oder selbst ausgedrucktem Brief. Sie können individuell steuern, welchen Kunden Sie auf welchem Weg erreichen möchten.
  • Erstellen Sie einen Mahnlauf für säumige Forderungen.
  • Bearbeiten Sie eingegangene E-Mails.

  • Dokumente und E-Mails erhalten entsprechende Zugehörigkeiten und sind so schnell und übersichtlich in verknüpften Stammdatensätzen wiederzufinden.


6. Abschluss des Tages: Eigentümerversammlung

Am Nachmittag steht eine Eigentümerversammlung an. Sie finden Unterstützung bei folgenden Aufgaben:

  • Versand der Einladungen
  • Check-In der Eigentümer per QR Code (App)
  • Durchführung Versammlung und Abstimmung
  • Protokollerstellung
  • Erstellung der Beschlusssammlung

Mit dem ETV-Modul sparen Sie Zeit und Aufwand und führen Versammlungen strukturiert und effizient durch.

Fazit: Ihr Tag mit easimo – durchdacht, digital, effizient

Mit easimo bilden Sie wichtigen Prozesse zentral ab – mit automatisierten Abläufen und einer intuitiven Software.

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