Wo bearbeite ich meine Verwalterdaten?

Die Verwalterdaten tauchen immer wieder an verschiedenen Stellen auf. Das hier hinterlegte Logo wird zum Beispiel im Wohnungsübergabeprotokoll eingefügt, während die hinterlegten Stammdaten im "Kleingedruckten" einer E-Mail angezeigt werden.

1. Wählen Sie oben rechts im Menü unter Einstellungen den Punkt Verwalter aus. 

2. Nun können Sie Ihre Verwalterdaten bearbeiten.

Unter dem Reiter Stammdaten finden Sie vor allem Informationen, welche nach außen hin kommuniziert werden. Sie werden zum Beispiel beim Mailverkehr und beim Postversand genutzt.

• Ihre Unternehmensdaten: Die Standarddaten Ihres Unternehmens. Sie können beliebige Felder ausfüllen. Diese Daten werden z.B. in Serienbriefe übernommen.
• Firmenlogo: Hier können Sie Ihr Logo hochladen, welches im Schriftverkehr genutzt wird und auch beim Einloggen in das Portal angezeigt wird.
• Bankkonten: Das Bankkonto Ihrer Verwaltung. Dieses wird z.B. fpr den Verwaltergebührenlauf benötigt.
• Adressen: An dieser Stelle können Sie weitere Adressen hinzufügen, wenn Ihre Verwaltung z.B. mehrere Standorte hat. Diese Adressen können in Objekte übernommen werden, sodass im Schriftverkehr mit den entsprechenden Objekten stets die richtige Adresse angezeigt wird.
• 4-Augen-Prinzip: Hier kann eingestellt werden, ob das 4-Augen-Prinzip greifen soll und welcher Sachbearbeiter automatisch eingehende Rechnungen prüfen soll.
• Inhaber: Diese Angabe wird in den Schriftverkehr übernommen.
• Aufsichtsratsvorsitzende: Diese Angabe wird in den Schriftverkehr übernommen.
• Nummernkreise für Rechnungen: Hier kann ein eigener Nummernkreis festgelegt werden, welcher in die Verwaltergebührenrechnung übernommen wird.

• Briefpapier: Das Briefpapier erreichen Sie über die Adressen. Sie können pro Adresse, welche Sie bearbeiten, Briefpapier hinterlegen.

  Wird keines hochgeladen, werden die Angaben aus den Verwalterdaten verwendet. Dabei kann entschieden werden, welche Informationen ausgeblendet werden sollen.

  Testen Sie gerne verschiedene Kombinationen und lassen Sie sich eine Vorschau anhand Ihrer bereits erstellten Serienbriefe anzeigen.

Unter dem Reiter Einstellungen & Verbrauch hingegen können Sie Statistiken einsehen und Einstellungen im System vornehmen, z.B. im Bereich der Ticketverwaltung oder der Buchhaltung.

Hier können auch die Rechnungsmail sowie der Zahlungsintervall für Mieter und Eigentümer standardmäßig hinterlegt werden.

• Statistiken: Hier können Sie für einen selbst bestimmten Zeitraum verschiedene Statistiken anzeigen lassen, z.B. wie viele Mails verschickt wurden.
• Briefversand: Hier können Sie Einstellungen für den E-Post-Versand vornehmen.
• Emails: Hier soll die E-Mailadresse hinterlegt werden, über welche Nachrichten verschickt werden. Außerdem kann eingestellt werden, ob Mails verzögert verschickt werden sollen, um gegebenenfalls den Versand doch noch zu stoppen.
• Tickets: Es kann eingestellt werden, ob Mieter und Eigentümer ein Limit für die Erstellung neuer Tickets haben. Außerdem können Grundeinstellungen für die Benachrichtigung getätigt werden.
• Portal: Hier kann eingestellt werden, welche Kacheln in den jeweiligen Portalen alle Eigentümer bzw. Mieter sehen können.

• Buchhaltung: Hier kann eine Rechnungsmail hinterlegt werden. Mails an diese E-Mail werden automatisch in das Rechnungsmanagement übernommen. Für diese Rechnungen und auch für Mahnschreiben können hier außerdem bereits Kategorien ausgewählt werden, welche standardmäßig übernommen werden.

  Für Mietverhältnisse und Eigentumsverhältnisse kann der standardmäßige Zahltag festgelegt werden. Dieser kann pro Mietverhältnis/Eigentumsverhältnis überschrieben werden.

• ETV Vollmacht E-Mail: Hier können Sie entscheiden, welche E-Mail in der Vollmacht einer ETV angegeben werden soll. Sie können wählen zwischen der Mailadresse des technischen Sachbearbeiters, des Versammlungsleiters und einer individuellen Mailadresse, welche Sie direkt an dieser Stelle hinterlegen können.

Im Reiter Verwaltergebühr und Zusatzleistungen schließlich können Sie Ihre Gebühren für den Verwaltergebührenlauf bearbeiten.