Was sind Zahlungsregeln und wie lege ich diese an?
Wenn es wiederkehrende Zahlungen gibt, kann eine Zahlungsregel für diese angelegt werden. Das System sucht dann in allen Verwendungszwecken von neuen Bankumsätzen nach zuvor festgelegten Mustern, um diese dann den passenden Rechnungen zuzuordnen.
Zahlungsregeln werden nicht für Hausgelder und Mieten erstellt. Da für Hausgelder und Mieten stets Sollstellungsläufe durchgeführt werden, werden diese ohnehin den Mietern und Eigentümern zugeordnet.
Zahlungsregeln sind für alle darüber hinaus reichenden Fälle, wie etwa monatliche Stromabrechnungen oder Dienstleistungen.
- Gehen Sie links im Menü unter Buchhaltung auf Ihre Bankumsätze.
Öffnen Sie einen Bankumsatz, für welchen Sie eine Zahlungsregel erstellen möchten, indem Sie auf den lila Zuweisungs-Button klicken.
Es öffnet sich das Fenster, mit welchem Sie den Bankumsatz manuell zuordnen können. Klicken Sie hier auf den lila Zauberstab-Button, um die Zahlungsregel zu öffnen.
- Tragen Sie nun alle erforderlichen Daten ein.
- Bezeichnung: Mit der Bezeichnung finden Sie die Zahlungsregel später, wenn Sie sie prüfen oder bearbeiten möchten.
- Suchmuster definieren: Hier geben Sie ein, nach welchem Muster die Verwendungszwecke aller neuen Bankumsätze durchsucht werden sollen. Alle Umsätze mit diesem Muster werden von dieser Regel zugeordnet. Hier bieten sich z.B. Vertragsnummern oder Dienstleisterbezeichnungen an, wenn diese eindeutig sind.
- Enthält: Jeder Bankumsatz, welcher Ihr eingegebenes Muster enthält, wird zugeordnet. Wenn Sie z.B. eine Vertragsnummer angeben und der Verwendungszweck darüber hinaus noch weitere Informationen enthält, wird der Umsatz dennoch zugeordnet.
- Exakt: Umsätze werden nur zugeordnet, wenn der Verwendungszweck genau Ihrem Suchmuster entspricht. Wenn Sie z.B. eine Vertragsnummer angeben und der Verwendungszweck darüber hinaus noch weitere Informationen enthält, wird dieser Umsatz nicht zugeordnet.
- Objekt: Hier wählen Sie aus, welchem Objekt die entsprechenden Umsätze zugeordnet werden sollen.
- Bankkonto: Es wird automatisch das Bankkonto des Objekts eingefügt. Hat das Objekt mehrere Bankkonten, können Sie hier zwischen den Konten wählen.
- Buchungstext überschreiben: Tragen Sie optional einen Buchungstext für alle Buchungen ein, welche über diese Zahlungsregel gemacht werden. Wenn Sie hier keine Angabe machen, wird der Verwendungszweck als Buchungstext übernommen.
Grau hinterlegt sehen Sie auch eine Vorschau des Suchmusters.
Dies dient zur Überprüfung Ihres Suchmusters: Sie können hier über das Stift-Symbol einen Verwendungszweck eintragen und prüfen, ob Ihr Suchmuster wie gewünscht greift.
Im Beispiel oben wird bestätigt, dass das Suchmuster mit diesem Verwendungszweck funktioniert.
So sieht es aus, wenn das Suchmuster bei einem Verwendungszweck nicht greifen würde:
In diesem Beispiel kann das Suchmuster neu definiert werden, z.B. "Vertragsnummer 12345" oder nur "12345".
Tragen Sie schließlich auch die Buchungspositionen ein.
Restbetrag zuweisen: Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, dann wird die Zahlungsregel unabhängig vom Betrag ausgeführt. Wenn es zum Beispiel um eine monatliche Rechnung mit variablen Kosten geht, kann dieser Schalter aktiviert werden. Bleibt er deaktiviert, dann greift die Regel nur, wenn exakt der angegebene Betrag im Bankumsatz steht.
Für die Zahlungsregel müssen nicht unbedingt Nummern aus dem Verwendungszweck verwendet werden. Die Zuordnung über Zahlungsregeln funktioniert ebenso über Schlagworte, wie in diesem Beispiel zu sehen ist.
Hier kann z.B. "Kosten der Straßenreinigung" oder einfach nur "Straßenreinigung" als Suchmuster verwendet werden. Bei letzterem muss bloß darauf geachtet werden, dass eingestellt wird, dass das Suchmuster und der VErwendungszweck nicht exakt übereinstimmen müssen, sondern dass der Verwendungszweck das Suchmuster bloß enthält.
Sie finden Ihre Zahlungsregeln links im Menü in der Buchhaltungsstruktur.
Sie haben auch die Möglichkeit, direkt über diesen Menüpunkt Zahlungsregeln zu erstellen. Es wird aber empfohlen, den Weg über die Bankumsätze zu gehen, weil der Verwendungszweck dann bereits vorausgefüllt wird.
Gut zu wissen:
Sollten mehrere Zahlungsregeln bei einem Bankumsatz greifen können, dann wird die zuerst erstellte Zahlungsregel genutzt.
Achten Sie darauf, eindeutige Zahlungsregeln aufzustellen und keine zu kurzen Zahlenfolgen zu verwenden.