Wie erstelle ich ein Ticket?
Tickets können sowohl über das Mieter- bzw. Eigentümerportal erstellt werden, als auch vom Hausverwalter angelegt werden.
In beiden Fällen wird dieselbe Art von Ticket erstellt, welche vom Hausverwalter bearbeitet werden kann.
Springe zu Erstellung als Verwalter.
Als Mieter oder Eigentümer
1. Der Mieter oder Eigentümer kann im Portal unter Schadensmeldung ein neues Ticket erfassen.
2. Danach wählt der Mieter oder Eigentümer eine Kategorie aus. Anhand der Kategorie wird der Dienstleister vom Objekt bestimmt. Die Kategorien können Sie selbst anlegen.
3. Der Mieter oder Eigentümer beschreibt anschließend sein Anliegen und kann Bilder des Schadens hochladen. Wenn der Mieter oder Eigentümer mehrere Einheiten hat, kann er die betroffene Immobilie auswählen.
4. Der Sachbearbeiter der betroffenen Immobilie erhält eine Benachrichtigung des Schadens per E-Mail.
Wenn ein Ticket von einem Mieter oder Eigentümer erstellt wurde und Sie die entsprechenden Benachrichtigungseinstellungen hinterlegt haben, dann erhalten Sie eine Mail zu dem neuen Ticket.
Hier werden die wichtigsten Eckdaten wie die Kategorie, der Benutzer, die Einheit und die Beschreibung bereits in der Mail zusammengefasst. Durch einen Klick auf den Button in der Mail gelangen Sie in das Ticket, um weitere Details einsehen zu können.
Als Hausverwalter / Sachbearbeiter
Klicken Sie unter Vorgänge >Tickets auf den Plus Button.
Füllen Sie nun die ersten relevanten Informationen ein, um das Ticket zu erstellen:
Objekt: Geben Sie an, für welches Objekt Sie das Ticket erstellen. Mit einem Klick auf den Plus-Button können Sie optional weitere Angaben zum Ort machen und das Gebäude/die Einheit ergänzen.
Sachbearbeiter: Geben Sie an, welchem Sachbearbeiter das Ticket zugewiesen wird. Tickets können nach Sachbearbeitern gefiltert werden.
Kategorie: Die Kategorien in den Tickets sind dieselben Kategorien, welche für Dienstleister verwendet werden. Muss also ein Dienstleister beauftragt werden, kann über die Kategorie vorgefiltert werden.
Beschreibung
Speichern Sie das Ticket anschließend.
Sie können nun weitere Angaben in dem Ticket machen.
Weitere Einstellungen wie der Titel, Zuordnungen oder die Priorität helfen dabei, die Tickets zu sortieren und zu finden.
Unter Betroffene Orte können Sie auch nachträglich das Objekt und bei Bedarf die Gebäude und Einheiten sowie den Ursprung des Schadens (z. B. bei Wasserschaden) eintragen.
Der Rechnungsempfänger wird für die Angebotsanforderungen und Auftragsbestätigungen genutzt und kann auch ermittelt werden.
Nachdem sie die betroffenen Orte angegeben haben, können Sie unter Sichtbarkeit & Kommunikation auswählen wer Zugriff auf das Ticket und den dazugehörigen Chat hat.
Wenn alle Eigentümer oder Mieter im Objekt Zugriff auf das Ticket erhalten sollten können Sie dies ebenfalls hier einstellen.
Stellen Sie außerdem ein, ob bestimmte Eigentümer, Mieter oder Dienstleister bei Mails in CC genommen werden sollen.
Dies wird in alle Mails übernommen, welche über das Ticket verschickt werden und außerdem in die Dienstleisteraufträge.
Gut zu wissen:
In den Stammdaten finden Sie auch eine Übersicht der Aktivitäten im Ticket.
Von hier aus können Sie schnell auf Notizen sowie Mail- und Chatverläufe zugreifen, ohne den Reiter wechseln zu müssen. So haben Sie alle relevanten Informationen gebündelt und können in den jeweiligen Reiter springen, wenn Sie z.B. auf Nachrichten antworten möchten.
Mit dem Ticket verknüpfe To-dos werden in einem extra Reiter aufgeführt.
Wird ein To-Do mit einer Fälligkeit verknüpft, dann wird diese Fälligkeit auch für das Ticket in der Übersicht der Tickets übernommen.
Tickets können nicht von mehreren Personen zugleich bearbeitet werden, um zu verhindern, dass Sachbearbeiter Daten eingeben und diese von einem anderen überspeichert werden.
Diese Meldung taucht auch auf, wenn derselbe Sachbearbeiter ein Ticket in unterschiedlichen Tabs öffnet.
