Wie buche ich eine Kaution?
Wenn eine Kaution bezahlt wird, verbleibt diese nicht auf dem Konto des Objekts, sondern wird z.B. auf ein Tagesgeldkonto überwiesen. Nach Beendigung des Mietverhältnisses wird die Kaution inklusive Zinsen an den Mieter ausbezahlt, sofern sie nicht aufgrund von Schäden oder Mietrückständen einbehalten werden muss.
Es gibt beim Buchen von Kautionszahlungen zwei Methoden.
Sollten Sie weitere Informationen zu Sollstellungen, Zahlungszuordnungen oder Zahlungsläufen allgemein benötigen, finden Sie diese in den unten verlinkten Artikeln.
Methode 1: Zuordnung über das Sachkonto
Methode 2: Zuordnung über manuelle Sollstellung
Methode 1: Zuordnung über das Sachkonto
Es wird ein Kautionskonto im Kontenplan angelegt.
Das Kautionskonto hat hier den Typ Passiv.
Die Kautionszahlung wird dem Kautionskonto zugeordnet, wobei die Zahlung im HABEN steht.
Dabei wird auch die Einheit des Mieters ausgewählt.
Um die Kaution nun auf ein anderes Konto zu übertragen, wird eine Überweisung vorgenommen.
Dabei handelt es sich beim Absender und Empfänger der Zahlung um dasselbe Objekt. Es wird aber vom Girokonto zum Kautionskonto (z.B. Tagesgeldkonto) überwiesen. Auch die Einheit des Mieters wird hier erneut ausgewählt.
Der Bankumsatz, welcher zur Zahlung gehört, wird auch dem passiven Sachkonto für die Kaution zugeordnet. Hierbei steht der Betrag im SOLL.
Wenn so gebucht wird, steht die Summen- und Saldenliste auf 0,00€ und auch der Bericht Sachkonto Einzelkonto steht auf 0,00€, weil der Betrag jeweils auf das Konto und wieder vom Konto runter gebucht wurde.
Der Vorteil ist, dass diese Kaution außerhalb des Mietverhältnisses als Verbindlichkeit erfasst wird.
Allerdings wird kein offener Posten generiert, sodass die Zahlung von Kautionen manuell geprüft werden muss.
Methode 2: Zuordnung über manuelle Sollstellung
Es wird ein Kautionskonto im Kontenplan angelegt.
Das Kautionskonto hat hier den Typ Einnahme.
Dieses Sachkonto muss bei den Standardkonten im Kontenplan unter Sonstiges (unten links) hinterlegt werden.
Es wird eine manuelle Sollstellung für die Kaution erstellt. Die Art ist hierbei positiv und als Sachkonto wird das Einnahme-Konto für die Kaution angegeben.
Dieser Sollstellung wird die Kautionszahlung in den Bankumsätzen dann zugeordnet. Der offene Posten kann dabei einfach ausgewählt werden. Die Einnahme wird automatisch im HABEN gebucht.
Um die Kaution nun auf ein anderes Konto zu übertragen, wird eine Überweisung vorgenommen.
Dabei handelt es sich beim Absender und Empfänger der Zahlung um dasselbe Objekt. Es wird aber vom Girokonto zum Kautionskonto (z.B. Tagesgeldkonto) überwiesen. Auch die Einheit des Mieters wird hier erneut ausgewählt.
Wenn so gebucht wird, steht die Summen- und Saldenliste auf 0,00€ und auch das Sachkonto unter Buchungen auf 0,00€, weil der Betrag jeweils auf das Konto und wieder vom Konto runter gebucht wurde.
Der Vorteil ist hier, dass eine offene Forderung generiert wird, sodass ein Überblick besteht, welche Kautionen noch ausstehen.
Rückzahlung an den Mieter
Die Rückzahlung an den Mieter wird gleich gehandhabt- unabhängig davon, auf welchem der beiden Wege die Kaution ursprünglich verbucht wurde.
Für die Rückzahlung ist es wichtig, dass es ein Kautionskonto vom Typ Einnahme gibt.
Dieses wird auch benötigt, wenn die Kaution über ein Passivkonto gebucht wurde. In diesem Fall werden also also zwei Kautionskonten mit unterschiedlichen Typen benötigt.
Zuerst wird eine Überweisung vom Kautionskonto and das Girokonto des Objekts vorgenommen. Diese Überweisung findet außerhalb von easimo statt, da das Kautionskonto in der Regel nicht via EBICS oder HBCI angebunden wird.
Der Kautionsbetrag befindet sich nun im HABEN auf dem Girokonto.
Falls ein Teil der Kaution einbehalten werden soll, wird nur für diesen Betrag im nächsten Schritt eine positive Sollstellung erstellt. Dazu kann zum Beispiel ein Sachkonto für den Einbehalt vom Typ Einnahme erstellt werden.
Wichtig ist, dass dieses Sachkonto im Kontenplan als Standardkonto unter Miete > Sonstiges auch hinterlegt wird, damit Sollstellungen für Mieter für dieses Sachkonto erstellt werden können.
Wird kein Teil der Kaution einbehalten, entfällt dieser Schritt.
Anschließend wird der Bankumsatz (Kautionskonto an Girokonto) zugeordnet.
Hierbei wird der Betrag dem Sachkonto der Kaution vom Typ Einnahme zugeordnet.
Sollte es einen Einbehalt geben, wird dieser der zuvor generierten Sollstellung zugeordnet.
Dann wird eine weitere, dieses Mal negative, Sollstellung erstellt.
Hier wird das Sachkonto der Kaution vom Typ Einnahme verwendet. Die Kaution, welche jetzt noch ausgezahlt werden soll, wird hier hinterlegt.
Sollte es keinen Einbehalt aufgrund von Schäden oder ähnlichem geben, dann wird nur diese Sollstellung erstellt.
Schließlich kann ein Zahlungslauf durchgeführt werden. Bei diesem wird die Kaution dann an den Mieter ausgezahlt.
Bericht Kautionsübersicht
Der Bericht "Kautionsübersicht" zieht keine Daten aus den Umsätzen und Buchungen.
Es werden nur die Informationen aus dem Mietverhältnis übernommen, welche manuell hinterlegt werden.
Sie können dies also gut mit Methode 1 kombinieren, um auch ohne Sollstellungen einen Überblick über offene Kautionen zu erhalten.
Die Daten, welche im Mietverhältnis hier eingetragen werden, dienen nur der Übersicht und erzeugen keine Forderungen oder Buchungen.
