Wie erstelle ich eine Betriebskostenabrechnung?

Wenn Sie eine Betriebskostenabrechnung erstellen, können Sie dabei sowohl manuelle Angaben machen, als auch Daten automatisch generieren.

Achten Sie daher darauf, dass manuell gemachte Angaben überschrieben werden können, wenn Sie Daten neu laden.


Zunächst können Sie im Objekt im Reiter "Abrechnung" festlegen, auf welcher Basis die Abrechnung erstellt werden soll.

  • Buchhaltungsbasierte Abrechnung deaktiviert: Sie können die Angaben zu den Vorauszahlungen und Ausgaben manuell eintragen und bearbeiten.
  • Buchhaltungsbasierte Abrechnung aktiviert: Die Werte werden anhand der Buchungen im System geladen und können nicht manuell bearbeitet werden. Um z.B. den Wert eines Sachkontos zu ändern, muss die tatsächliche Buchung bearbeitet werden.
    • Einige manuelle Angaben sind weiterhin möglich, etwa die individuelle Verteilung von Heizkosten.


Oben rechts haben Sie neben dem Speichern-Button zwei verschiedene Möglichkeiten, Daten neu zu generieren. So müssen nicht alle Buchungen zurückgesetzt werden, wenn Sie Stammdaten einer Einheit ändern und Sie behalten Ihren Fortschritt, wenn Sie bei den Buchungen bereits manuelle Änderungen vorgenommen haben.

  • der rote Pfeil setzt die Buchungen zurück und lädt sie neu- also z.B. Mieteingänge oder Rechnungen.
    • Achtung: Das heißt, dass auch manuelle Eingaben überschrieben werden, weil diese zurückgesetzt werden, um die Daten neu zu laden!
  • der lila Pfeil lädt die Stammdaten neu- also wenn Sie z.B. im Laufe der Abrechnung ein Mietverhältnis ändern oder die Wohnfläche einer Einheit ändern.
    • Es werden hier keine manuell eingetragenen Daten überschrieben.
  • das lila W-Symbol steht nur bei Sondereigentum zur Verfügung. Mit diesem Button können die umlagefähigen Kosten aus der Jahresabrechnung der WEG, welche mit diesem Sondereigentum verknüpft ist, übernommen werden. Zusätzlich werden gebuchte Positionen für das SEV-Objekt berücksichtigt.

  1. Klicken Sie links im Menü in der Kategorie Abrechnungen auf die Betriebskostenabrechnung. Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um eine neue Rechnung zu erstellen.

  1. Start: Wählen Sie das entsprechende Objekt oder Gebäude aus und legen Sie einen Starttermin fest. Der Endtermin wird automatisch eingetragen.

    Mit dem Schieber können Sie einstellen, dass Einheiten, bei denen bei einem bestimmten Sachkonto keine Kosten entstanden sind, dieses Sachkonto im Ergebnis auch nicht angezeigt bekommen.

Gut zu wissen:

Oben rechts sehen Sie den Button zum Neuladen der Daten. Wenn Sie nach der Erstellung der Abrechnung z.B. weitere Buchungen ergänzen oder Stammdaten ändern, dann müssen Sie die Daten der Abrechnung neu laden, damit diese berücksichtigt werden. Bitte beachten Sie, dass manuell eingetragene Werte beim Neuladen zurückgesetzt werden.


Der Button neben dem Neuladen steht nur in Abrechnungen für SEV-Obekte zur Verfügung.

Damit lassen sich die Daten aus der Jahresabrechnung einer verknüpften WEG in die Betriebskostenabrechnung importieren, um auf deren Basis die Abrechnung zu erstellen.


  1. Mietverhältnisse: Hier werden die Vorauszahlungen übernommen, welche tatsächlich geleistet wurden. Zugrunde gelegt werden dabei die in den Mietverhältnissen eingetragenen Vorauszahlungen und die entsprechenden Geldeingänge. Bei Bedarf können Sie diese auch ändern.

    Es werden die Sachkonten aus den Mietverhältnissen übernommen. Stehen dort z.B. getrennte Sachkonten für Betriebskostenvorauszahlungen und Heizkosten, so werden diese auch getrennt in die Abrechnung übernommen.


  1. Ausgaben: Hier werden alle Kosten übernommen, welche auf den Konten, welche Sie angeben, gebucht wurden. Wurde bei den Buchungen §35a berücksichtigt, dann gibt es in der Betriebskostenabrechnung ein separates Blatt, welches diese Kosten ausweist. Bei Bedarf können Sie auch manuell Kosten eintragen.

Übrigens:

Wenn sich auf dem betreffenden Sachkonto neben Kosten auch Guthaben befinden, werden diese mit den Kosten verrechnet und entsprechend von den Kosten abgezogen.

Dadurch können auch positive Beträge ausgewiesen werden, wenn die Guthaben die Kosten übersteigen.

Geben Sie außerdem die Verteilerschlüssel an, nach welchen die Kosten aufgeteilt werden sollen.

Standardmäßig werden immer die Verteilerschlüssel aus dem jeweiligen Sachkonto übernommen. Im Objekt hinterlegte Verteilerschlüssel überschreiben die Einstellung im Sachkonto. In der Abrechnung getätigte Einstellungen überschreiben wiederum die Einstellungen im Objekt.

Dabei werden die Informationen aus dem Reiter "Abrechnung" in der Einheit herangezogen.

In diesem Beispiel hat die Einheit eine Flächenangabe, weswegen die Kosten der Versicherung anhand der Fläche verteilt werden können.

Bei Bedarf speichern Sie den Entwurf der Betriebskostenabrechnung und ergänzen Sie die nötigen Angaben in den Einheiten.

  1. Ausgaben verteilen: Verteilen Sie nun manuell alle Kosten, welche nicht automatisch verteilt werden sollen- oft betrifft dies Heizkosten, weil diese individuell aufgeteilt werden sollen.

Um hier Kosten angezeigt zu bekommen, muss der beim Sachkonto angegebene Verteilerschlüssel so eingestellt sein, dass Kosten manuell verteilt werden können. Näheres dazu finden Sie im unten verlinkten Artikel.

Sollten Positionen im Punkt "Ausgaben" mit §35a erfasst worden sein, so kann an dieser Stelle auch dieser Wert manuell verteilt werden.

  1. Vorauszahlungen: Wenn Sie hier den Schalter aktivieren, werden die künftigen Vorauszahlungen anhand der aktuellen Guthaben und Nachzahlungen in der Betriebskostenabrechnung berechnet. Hierbei handelt es sich um einen Vorschlag, wobei Sie die einzelnen Werte auch bearbeiten können.

  1. Ergebnis: Der Saldo wird nun angezeigt. Sie können die Abrechnung als Entwurf speichern oder mit dem Button unten rechts die Betriebskostenabrechnung erstellen.

Sie können weiter arbeiten, während das System die Abrechnung im Hintergrund erstellt.

Sie können außerdem eine Ergebnisübersicht für die eigenen Unterlagen anzeigen lassen.


Während die Betriebskostenabrechnung bearbeitet wird, lautet der Status "Entwurf".

Wenn Sie auf der letzten Seite die Abrechnung abschließend erstellen, ändert sich der Status zu "erstellt".

Wenn Sie die Sollwerte in die Mietverhältnisse übertragen, ändert der Status sich zu "gebucht".

Wenn sie die Abrechnung gebucht haben, können Sie die Buchungen auf der letzten Seite auch stornieren. Der Status wird dann auf "erstellt" zurückgesetzt.

Ein Zurücksetzen ist nicht möglich, wenn mindestens eine Buchung bereits bezahlt wurde. In dem Fall können Sie die Zahlungszuordnung lösen und die Buchungen anschließend stornieren.


Übrigens: Bei der Betriebskostenabrechnung wird nach dem Leistungsprinzip gearbeitet.

Das heißt, dass alle Leistungen in dem Jahr gebucht werden, in dem sie erbracht wurden- selbst, wenn die Zahlung erst im Folgejahr erfolgt.

Ähnliche Artikel