Wie erstelle ich eine Betriebskostenabrechnung?
Wenn Sie eine Betriebskostenabrechnung erstellen, können Sie dabei sowohl manuelle Angaben machen, als auch Daten automatisch generieren.
Achten Sie daher darauf, dass manuell gemachte Angaben überschrieben werden können, wenn Sie Daten neu generieren.
Oben rechts haben Sie neben dem Speichern-Button zwei verschiedene Möglichkeiten, Daten neu zu generieren. So müssen nicht alle Buchungen zurückgesetzt werden, wenn Sie Stammdaten einer Einheit ändern und Sie behalten Ihren Fortschritt, wenn Sie bei den Buchungen bereits manuelle Änderungen vorgenommen haben.
- der rote Pfeil setzt die Buchungen zurück und lädt sie neu- also z.B. Mieteingänge oder Rechnungen.
- Achtung: Das heißt, dass auch manuelle Eingaben überschrieben werden, weil diese zurückgesetzt werden, um die Daten neu zu laden!
- der lila Pfeil lädt die Stammdaten neu- also wenn Sie z.B. im Laufe der Abrechnung ein Mietverhältnis ändern oder die Wohnfläche einer Einheit ändern.
- Es werden hier keine manuell eingetragenen Daten überschrieben.
- das lila W-Symbol steht nur bei Sondereigentum zur Verfügung. Mit diesem Button können die umlagefähigen Kosten aus der Jahresabrechnung der WEG, welche mit diesem Sondereigentum verknüpft ist, übernommen werden. Zusätzlich werden gebuchte Positionen für das SEV-Objekt berücksichtigt.
- Klicken Sie links im Menü in der Kategorie Abrechnungen auf die Betriebskostenabrechnung. Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um eine neue Rechnung zu erstellen.
- Start: Wählen Sie das entsprechende Objekt oder Gebäude aus und legen Sie einen Starttermin fest. Der Endtermin wird automatisch eingetragen.
Mietverhältnisse: Hier werden die Vorauszahlungen übernommen, welche tatsächlich geleistet wurden. Zugrunde gelegt werden dabei die in den Mietverhältnissen eingetragenen Vorauszahlungen und die entsprechenden Geldeingänge. Bei Bedarf können Sie diese auch ändern.
Es werden die Sachkonten aus den Mietverhältnissen übernommen. Stehen dort z.B. getrennte Sachkonten für Betriebskostenvorauszahlungen und Heizkosten, so werden diese auch getrennt in die Abrechnung übernommen.
- Ausgaben: Hier werden alle Kosten übernommen, welche auf den Konten, welche Sie angeben, gebucht wurden. Bei Bedarf können Sie auch manuell Kosten eintragen.
Geben Sie außerdem die Verteilerschlüssel an, nach welchen die Kosten aufgeteilt werden sollen.
Standardmäßig werden immer die Verteilerschlüssel aus dem jeweiligen Sachkonto übernommen. Im Objekt hinterlegte Verteilerschlüssel überschreiben die Einstellung im Sachkonto. In der Abrechnung getätigte Einstellungen überschreiben wiederum die Einstellungen im Objekt.
Dabei werden die Informationen aus dem Reiter "Abrechnung" in der Einheit herangezogen.
In diesem Beispiel hat die Einheit eine Flächenangabe, weswegen die Kosten der Versicherung anhand der Fläche verteilt werden können.
Bei Bedarf speichern Sie den Entwurf der Betriebskostenabrechnung und ergänzen Sie die nötigen Angaben in den Einheiten.
- Ausgaben verteilen: Verteilen Sie nun manuell alle Kosten, welche nicht automatisch verteilt werden sollen- oft betrifft dies Heizkosten, weil diese individuell aufgeteilt werden sollen.
Um hier Kosten angezeigt zu bekommen, muss der beim Sachkonto angegebene Verteilerschlüssel so eingestellt sein, dass Kosten manuell verteilt werden können. Näheres dazu finden Sie im unten verlinkten Artikel.
- Vorauszahlungen: Wenn Sie hier den Schalter aktivieren, werden die künftigen Vorauszahlungen anhand der aktuellen Guthaben und Nachzahlungen in der Betriebskostenabrechnung berechnet. Hierbei handelt es sich um einen Vorschlag, wobei Sie die einzelnen Werte auch bearbeiten können.
- Ergebnis: Der Saldo wird nun angezeigt. Sie können die Abrechnung als Entwurf speichern oder mit dem Button unten rechts die Betriebskostenabrechnung erstellen.
Sie können weiter arbeiten, während das System die Abrechnung im Hintergrund erstellt.
Sie können die Abrechnung entweder mit den Sachkonten wie oben gezeigt erstellen, oder Sie verwenden Kategorien. Diese Einstellung lässt sich für jedes Gebäude individuell vornehmen.
Beachten Sie aber, dass es nicht möglich ist, die Einstellung bei einer bereits gestarteten Betriebskostenabrechnung zu ändern!
Gehen Sie dazu in den Reiter "Abrechnung" des Gebäudes. Hier setzen Sie je nach Wunsch einen Haken bei Nutzung der Sachkonten für Abrechnungen.
Die Betriebskostenabrechnung wird nun im Schritt "Ausgaben" anhand der Kategorien erstellt. Alle anderen Schritte ändern sich nicht.
Übrigens: Bei der Betriebskostenabrechnung wird nach dem Leistungsprinzip gearbeitet.
Das heißt, dass alle Leistungen in dem Jahr gebucht werden, in dem sie erbracht wurden- selbst, wenn die Zahlung erst im Folgejahr erfolgt.