Wie lege ich einen Dauerauftrag an?
Sie können sich Daueraufträge einrichten, welche dann regelmäßig in Ihrem Zahlungslauf erscheinen.
Beim Anlegen gibt es zwei unterschiedliche Methoden.
- Einen Dauerauftrag ohne Bezug zu einer Rechnung erstellen
- Einen Dauerauftrag aus einer Rechnung heraus erstellen
- Bezahlung eines Dauerauftrages
Einen Dauerauftrag ohne Bezug zu einer Rechnung erstellen
- Gehen Sie links im Menü über die Kategorie Zahlungswesen auf die Daueraufträge. Klicken Sie hier auf das Plus-Symbol.
- Tragen Sie nun Ihre Daten ein.
Pflichtfelder:
Objekt: Tragen Sie ein, für welches Objekt der Dauerauftrag eingerichtet wird. Sie können den Auftrag dann auf ein Gebäude eingrenzen, dies ist aber optional.
Lieferant/Kunde: Wählen Sie zunächst aus, ob der Auftrag für einen Mieter, Eigentümer oder Dienstleister angelegt wird. Wählen Sie dann den Mieter/Eigentümer/Dienstleister.
Beschreibung
Belegnummer
Intervall: Voreingestellt ist immer der monatliche Intervall. Ändern Sie diesen bei Bedarf.
Erste Ausführung: Das Datum für die erste Ausführung muss eingetragen werden. Das Datum für die letzte Ausführung kann freigelassen werden, dann geht der Auftrag einfach weiter.
Rechnungspositionen: Sobald Sie ein Objekt eingetragen haben, können Sie die Rechnungspositionen mit dem Plus-Symbol aufklappen.
Optionale Felder:
Letzte Ausführung: Wenn der Dauerauftrag zeitlich begrenzt ist, kann hier sofort ein Enddatum vermerkt werden.
Dokument: Bei Bedarf kann die Rechnung als PDF-Dokument hochgeladen werden.
- Geben Sie Details für die Rechnungsposition an und speichern Sie Ihre Angaben.
Pflichtfelder:
Sachkonto
Netto
Umsatzsteuer
Optionale Felder:
Einheit: Sie können den Dauerauftrag hier auf eine einzelne Einheit begrenzen.
Abrechnungsgruppe
Umlagefähigkeit und §35a
Die Gesamtansicht des Dauerauftrages.
Im Reiter Dateien lassen sich zusätzlich Dateien, z.B. eine PDF der Rechnung, hochladen.
Ihr Dauerauftrag wird Ihnen nun in der Übersicht angezeigt.
Einen Dauerauftrag aus einer Rechnung heraus erstellen
In jeder Rechnung gibt es oben rechts einen lila Button, mit welchem ein Dauerauftrag aus der Rechnung heraus generiert werden kann. Dies führt zu einer Zeitersparnis, weil ein Großteil der Informationen direkt übernommen werden kann.
Der Status der Rechnung spielt dabei keine Rolle.
Durch einen Klick auf den Button wird ein neuer Dauerauftrag geöffnet, welcher nun bearbeitet werden kann.
Folgende Daten werden aus der Rechnung übernommen:
- Datei inklusive bereits eingetragener Zugehörigkeiten
- Objekt, Gebäude, Dienstleister
- Einstellungen zum Konto für Überweisungen
- Rechnungsnummer / Verwendungszweck werden als Belegnummer übernommen
- Buchungstext wird als Beschreibung übernommen
- Rechnungspositionen
- Einstellungen zur Steuer, zur Einheit/Gruppe, zu $35a und zur Umlagefähigkeit
Ausführungsdatum: Es werden die Fälligkeit der Rechnung + 1 Monat sowie ein monatlicher Intervall vorgeschlagen
Alle Einstellungen werden ansonsten so vorgenommen wie bei einem Dauerauftrag, welcher ohne Rechnung erstellt wird.
Rechnungen und aus ihnen entstandene Daueraufträge bleiben verknüpft, sodass man von der Rechnung in den Dauerauftrag und zurück springen kann.
Bezahlung eines Dauerauftrages
Bezahlt wird der Dauerauftrag wie jede andere Rechnung auch über den Zahlungslauf.
Dazu klicken Sie in der Rubrik Zahlungswesen auf die Zahlungsläufe und erstellen einen neuen Zahlungslauf.
Konfigurieren Sie hier auf der linken Seite Ihren Zahlungslauf.
Auf der rechten Seite werden Ihnen alle bisherigen Zahlungsläufe angezeigt. In diesem Fall ist die Liste leer, weil dies der erste Zahlungslauf ist.
Klicken Sie oben rechts auf Lauf starten.
Nun wird der Zahlungslauf angezeigt.
Wenn ein Zahlungsvorschlag vorhanden ist, steht beim Status Erwartet Bestätigung.
Klicken Sie dort auf Bearbeiten.
Ihnen wird nun das Ergebnis des Zahlungslaufes angezeigt. Klicken Sie auf Bearbeiten.
Klicken Sie schließlich auf Ergebnisliste bestätigen.
Die Zahlung wird nun durchgeführt.
Abhängig von Ihrer gewählten Schnittstelle erfolgt diese per EBICS oder HBCI/FinTS.
Wenn Sie nach dem Zahlungslauf wieder in Ihren Dauerauftrag schauen, werden Sie sehen, dass bei den Zahlungsaufträgen nun ein Status vermerkt wurde.
Wurde die Überweisung durchgeführt, wird automatisch eine Buchung erstellt.
So kann der entsprechende Bankumsatz dem daraus resultierenden offenen Posten zugeordnet werden.