Wie versende ich Einladungen für die ETV?
Nachdem Sie die ETV angelegt und über die TOPs entschieden haben wird der Einladungsprozess gestartet.
1. Wählen Sie in der ETV den Reiter Einladung aus und klicken auf Einladungsprozess starten.
2. Im oberen Bereich können Sie nun den Text für Ihre Einladung sowie die Anrede und den Namensaufbau der Empfänger anpassen.
Sie können Dokumente anhängen und entscheiden, ob die Vollmacht Ankreuzoptionen für die TOPs enthalten soll.
Denken Sie daran, Ihre Angaben zu speichern, bevor Sie sich eine Vorschau anzeigen lassen!
Wenn Sie Dokumente anhängen, können Sie im Dokumentenmanager anhand der Kategorien und Tags nach den entsprechenden Dokumenten suchen.
Wenn Sie z.B. Abrechnungen verschicken möchten, welche zuvor bei den Einheiten hinterlegt wurden, dann werden die Dokumente automatisch den richtigen Eigentümern zugeordnet, wenn Sie "Dokumente anhand von Eigentümern automatisch zuweisen" (unten links) aktiviert haben.
3. Im unteren Bereich sehen Sie Ihre Empfängerliste.
Sie können individuell steuern, welche Eigentümer welche Anlagen erhält und auf welchen Versandweg (E-Mail, E-Post oder Druck) die Dokumente versendet werden sollen. Die Eigentümer erhalten das Einladungsschreiben, die Vollmacht und die Tagesordnung. Optional kommen die Anhänge hinzu, die Sie ausgewählt haben. Für Druck und E-Post werden Anhänge im JPG-Format in ein PDF-Dokument umgewandelt.
Beachten Sie, dass Sie nur Versandwege auswählen können, für welche die nötigen Informationen und Berechtigungen bei den Eigentümern hinterlegt sind.
Speichern Sie, sobald die Empfängerliste passt.
4. Klicken Sie nun im oberen Bereich auf Senden.
Die Einladungen werden nun per Mai und/oder E-Post versendet und/oder als PDF generiert, je nach Einstellung.
Haben Sie in der Teilungserklärung die Online-ETV aktiviert, erhalten die Eigentümer per E-Mail außerdem einen Microsoft Teams Link, um sich online einzuwählen.
Um diese Methode zu wählen, müssen Sie bei den Diensten Ihr Microsoft 365-Konto verknüpfen und auswählen, welcher Kalender für ETV-Einladungen hinterlegt werden soll.
Im Postausgang der ETV können Sie die versendeten Einladungen prüfen.