Wie versende ich Einladungen für die ETV?

Nachdem Sie die ETV angelegt und über die TOPs entschieden haben wird der Einladungsprozess gestartet.

1. Wählen Sie in der ETV den Reiter Einladung aus und klicken auf Einladungsprozess starten.

2. Im oberen Bereich können Sie nun den Text für Ihre Einladung sowie die Anrede und den Namensaufbau der Empfänger anpassen.

Sie können Dokumente anhängen und entscheiden, ob die Vollmacht Ankreuzoptionen für die TOPs enthalten soll.

Wenn Sie Dokumente anhängen, können Sie im Dokumentenmanager anhand der Kategorien und Tags nach den entsprechenden Dokumenten suchen.

Wenn Sie z.B. Abrechnungen verschicken möchten, welche zuvor bei den Einheiten hinterlegt wurden, dann werden die Dokumente automatisch den richtigen Eigentümern zugeordnet, wenn Sie "Dokumente anhand von Eigentümern automatisch zuweisen" (unten links) aktiviert haben.

3. Im unteren Bereich sehen Sie Ihre Empfängerliste.

Sie können individuell steuern, welche Eigentümer welche Anlagen erhält und auf welchen Versandweg (E-Mail, E-Post oder Druck) die Dokumente versendet werden sollen. Die Eigentümer erhalten das Einladungsschreiben, die Vollmacht und die Tagesordnung. Optional kommen die Anhänge hinzu, die Sie ausgewählt haben. Für Druck und E-Post werden Anhänge im JPG-Format in ein PDF-Dokument umgewandelt.

Beachten Sie, dass Sie nur Versandwege auswählen können, für welche die nötigen Informationen und Berechtigungen bei den Eigentümern hinterlegt sind.

Speichern Sie, sobald die Empfängerliste passt.

4. Klicken Sie nun im oberen Bereich auf Senden.

Die Einladungen werden nun per Mail und/oder E-Post versendet und/oder als PDF generiert, je nach Einstellung.

Bei einem Versand per E-Post wird automatisch eine Frankier-ID bereitgestellt, welche für Nachforschungsanträge bei der Deutschen Post verwendet werden kann.

Haben Sie in der Teilungserklärung die Online-ETV aktiviert, enthält die Einladungs-E-Mail an die Eigentümer außerdem einen Microsoft Teams Link, um sich online einzuwählen. Eine Kalendereinladung erhalten die Eigentümer nicht, damit die E-Mail-Adressen der anderen Teilnehmer verborgen bleiben. Die Kalendereinladung zum Teams-Termin wird nur an den zuständigen Sachbearbeiter gesendet.

Um diese Methode zu wählen, müssen Sie bei den Diensten Ihr Microsoft 365-Konto verknüpfen und auswählen, welcher Kalender für die Teams-Einladungen verwendet werden soll.

Da nur ein Kalender verknüpft werden kann, empfehlen wir, dass dafür ein allgemeiner Mail-Zugang angebunden wird, über welchen alle Termine erstellt werden.

Gut zu wissen:

Der Teams-Termin wird nur beim ersten Versand der Einladung angelegt. So behalten bereits eingeladene Eigentümer einen gültigen Link, auch wenn Sie später weitere Einladungen versenden. Ändert sich danach z. B. das Datum der ETV, passen Sie den Termin bitte direkt in Ihrem Kalender an.

Die Eigentümer sind keine eingeladenen Teilnehmer des Teams-Meetings. Je nach Einstellung Wer kann den Wartebereich umgehen? in den Besprechungsoptionen von Teams gelangen sie deshalb zunächst in den Wartebereich und müssen vom Versammlungsleiter zugelassen werden.

Im Postausgang der ETV können Sie die versendeten Einladungen prüfen.