Warum hat die Scan & Cut Zuordnung nicht funktioniert?
Wenn Sie eine Datei per Scan & Cut zuordnen wollten und der Prozess schlägt fehlt, dann kann dies daran liegen, dass das System nicht ausreichend Informationen aus dem entsprechenden Dokument einer Einheit zuordnen konnte.
Unsere Scan & Cut Prozesse laufen nach einer Art Punktesystem ab.
Damit ein Dokument einer Einheit zugeordnet werden kann, müssen drei Punkte oder mehr erreicht werden.
Wenn Sie in einer Einheit die entsprechenden Informationen hinterlegen, so erhöht dies in Zukunft eine erfolgreiche Zuordnung.
Die Marker sind:
1. Vorname + Nachname zusammenhängend erkannt (3 Punkte)
2. Firmenname erkannt (3 Punkte)
3. Lage/Etage erkannt - z.B. 1. OG links (1 Punkt)
4. Einzelnamen (Vorname oder Nachname) erkannt (1 Punkt)
5. Einheitennummer erkannt (1 Punkt)
6. OCR Marker aus der Einheit (2 Punkte je Marker)
Übrigens: Der OCR-Marker kann optional in den Einheiten hinterlegt werden.
Dabei handelt es sich um die Nummer, die z.B. in einer Heizkostenabrechnung für die Einheit angegeben wird. Dies kann eine individuell vom Messdienstleister angegebene Nummer sein, oder auch z.B. eine Einheitennummer aus einem alten Programm.
Wird der Marker hinterlegt, dann vereinfacht dies die Zuordnung.
Beispiel: Stehen auf dem Dokument nur die Nachnamen, gibt es nur einen Punkt und es kann keine Zuordnung vorgenommen werden. Werden die Einheitennummer und der Vorname ergänzt, kann eine eindeutige Zuordnung vorgenommen werden.
Außerdem:
Unsere Scan & Cut Zuordnung erkennt automatisch, wenn eine ungewöhnliche Seitenanzahl vorliegt oder wenn ein Dokument doppelt zugewiesen wurde und gibt einen entsprechenden Hinweis raus.