Abrechnungen über OCR zuordnen

OCR (Optical Character Recognition) ist eine automatische Texterkennung von PDF-Dokumenten. Wenn Sie die Funktion in easimo nutzen, wird der Text im PDF-Format automatisch ausgelesen, um anschließend die Datei nach Einheiten (Eigentümern/Mietern) zu trennen und zuzuordnen.

Besonders bei Themen wie den Hausgeldabrechnungen, den Wirtschaftsplänen oder den Nebenkostenabrechnungen ist ein großer Aufwand damit verbunden, alle Dokumente den jeweiligen Empfängern zuzuordnen. Durch die OCR wird ein Vorschlag zur Zuordnung generiert, welchen Sie prüfen und gegebenenfalls anpassen können.

1. Wählen Sie ein Dokument aus und klicken Sie oben rechts auf das Symbol für Scan & Cut, um den OCR-Prozess zu starten.

2. Im neuen Fenster wählen Sie das Gebäude bzw. das Objekt aus, zu dem die Dateien zugeordnet werden sollen. Weiter können Sie eine Kategorie (z. B. Hausgeldabrechnung, Heizkostenabrechnung, etc.) oder einen Tag (z. B. 2020, etc.) setzen, um später die Dateien leichter filtern zu können.

3. Wenn Sie auf Starten klicken, braucht der Prozess je nach Seitenanzahl des Dokuments eine gewisse Zeit. Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn der Prozess beendet ist.

Der Prozess sollte in der Regel nicht länger als 20 Minuten brauchen, wenn das PDF-Dokument etwa 1.000 Seiten hat.

4. Danach finden Sie den Prozess links im Menü unter in der Kategorie Dokumente unter Scan & Cut. Hier sehen Sie, ob der Prozess noch läuft, fertig ist oder geprüft wurde.

Den Status Geprüft setzen Sie manuell, indem Sie das Dokument öffnen und oben rechts die Markierung setzen.

5. Rechts können Sie die Zuordnungen prüfen und bei Fehlern direkt beheben. Mit dem Klick auf die Schere können Sie ein Dokument teilen und neu zuordnen. Für das Zusammenfügen gibt es einen entsprechenden Button. Einheiten ohne Zuordnung finden Sie im Tab Fehler.

6. Wenn die Zuordnungen stimmen, können Sie zum Beispiel für die ETV die Hausgeldabrechnungen und Wirtschaftspläne im Tab Einladung über die Dokumente anhand der Kategorien und Tags direkt den Eigentümern zuordnen.