Wie versende ich die Jahresabrechnung an die Eigentümer?

Sobald eine Jahresabrechnung erstellt wurde, kann diese an die Eigentümer verschickt werden.

Dies kann sowohl im Rahmen einer Einladung zu einer Eigentümerversammlung geschehen als auch losgelöst von einer ETV.

Zunächst schauen wir uns den Versand in Kombination mit der Einladung zur ETV an.

1. Erstellen Sie die Jahresabrechnung und klicken Sie am Ende auf Dokumente neu erstellen.

Hinweis: Wenn Sie die Jahresabrechnung bereits erstellt haben, können Sie diese mit dem grünen Bearbeiten-Symbol noch einmal öffnen und am Ende erneut Dokumente erstellen.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie die Dokumente einer ETV zuweisen können. Die ETV muss also bereits angelegt worden sein, wobei es ausreicht, wenn Sie bisher lediglich eingetragen haben, für welches Objekt die ETV abgehalten werden soll.

2. Wählen Sie eine ETV aus und klicken Sie auf erstellen.

Sie sehen nun eine Auflistung der erstellten Dokumente. Diese können Sie auch einzeln herunterladen, prüfen, bearbeiten oder löschen.

Sollten Sie nicht sofort eine Auflistung der Dokumente sehen, kann es sein, dass Sie die Liste einmal aktualisieren müssen.

3. Gehen Sie nun in Ihre Eigentümerversammlung und klicken Sie auf den Reiter Einladung. Klicken Sie dort auf Einladungsprozess starten.

4. Klicken Sie nun auf Dokumente öffnen.

5. Klicken Sie auf der linken Seite auf Jahresabrechnung, um so nach der Jahresabrechnung zu filtern. Alle passenden Dokumente werden auf der rechten Seite nun angezeigt.

6. Klicken Sie auf alle Dokumente, welche verschickt werden sollen- ausgewählte Dokumente werden grün hinterlegt.

7. Unten links können Sie auswählen, ob nur einzelne Eigentümer eine Jahresabrechnung erhalten sollen. In der Regel lassen Sie dieses Feld frei, damit jeder Eigentümer ein Dokument erhält. Klicken Sie auf den Regler, damit Dokumente den Einheiten automatisch zugewiesen werden. So erhält jeder Eigentümer seine eigene Abrechnung.

8. Klicken Sie auf allen Empfängern zuweisen.

Verschicken Sie die Einladung wie gewohnt.

Im Reiter Einladung sehen Sie noch einmal, welche Anhänge mit der Einladung verschickt werden.

Wenn Sie die Jahresabrechnung unabhängig von einer ETV versenden möchten, können Sie dies über einen Serienbrief tun. Klicken Sie dazu im Reiter Empfänger auf Dokumente öffnen.

Die weiteren Schritte laufen analog zum Versand im Rahmen einer ETV(ab Punkt 4) ab.