Wie richte ich den Datenaustausch für Heizkosten ein?

Sie können in easimo den Heizkosten-Datenaustausch nutzen, um Heizkostenabrechnungen erstellen zu lassen. Hierbei handelt es sich um den Standard-Datenaustausch in der Version 3.10 mit externen Abrechnungsdienstleistern. Durch das Einrichten des Datenaustausches werden der Import und Export aller notwendigen Daten ermöglicht.

Dieser Artikel gliedert sich in folgende Abschnitte:

• Anlage einer Liegenschaft und deren Einstellungen
• Sätze erzeugen und einlesen

• Abrechnungsergebnisse verarbeiten

  
  

Anlage einer Liegenschaft und deren Einstellungen

Ein Objekt kann mehrere Heizungsanlagen haben. Diese werden als Liegenschaften bezeichnet. Pro Liegenschaft werden eigene Datenaustauschsätze erstellt.

Ablauf im Überblick

Die Anlage einer Liegenschaft läuft in diesen Schritten ab. Die einzelnen Felder und Reiter sind danach im Detail erklärt.

1. Öffnen Sie über Abrechnungen > Heizkosten Datenaustausch die Übersicht und klicken Sie auf den Plus-Button.
2. Wählen Sie das Objekt aus, für das Sie die Liegenschaft anlegen.
3. Weisen Sie der Liegenschaft die Einheiten zu, die an dieser Heizungsanlage hängen: einzeln, über den Schalter „Alle Einheiten zuweisen“ oder über eine Abrechnungsgruppe. Eine Einheit kann immer nur einer Liegenschaft angehören.
4. Prüfen Sie die vorgeschlagene Liegenschaftsnummer und ändern Sie sie bei Bedarf. Sie darf höchstens 12 Zeichen haben und nicht doppelt vergeben sein. Die Bezeichnung ist optional.
5. Öffnen Sie die Liegenschaft über „Bearbeiten“ und nehmen Sie im Reiter „Einstellungen“ die Einstellungen vor: Eigentümerstichtag, Heizkosten-Sammelkonto, Grundanteile, Vorauszahlungen und weitere Einstellungen.
6. Prüfen Sie im Reiter „Aktive Nutzer“, ob die Eigentümer und Mieter mit ihren Nutzungszeiträumen stimmen, und ermitteln Sie die Daten bei Bedarf über „Nutzerliste erstellen“ neu.
7. Exportieren Sie den A-Satz (PDF- oder CSV-Datei) und übermitteln Sie diesen an den Abrechnungsdienstleister. Wie es danach weitergeht, steht im Abschnitt „Sätze erzeugen und einlesen“.

Die Anlage im Detail

Öffnen Sie zunächst die Übersicht zum Datenaustausch über Abrechnungen > Heizkosten Datenaustausch. Über den Plus-Button können Sie hier einen neuen Eintrag erstellen.

Wählen Sie das Objekt aus. Über eine Abrechnungsgruppe lassen sich vorab die Einheiten weiter einschränken. Sie können einzelne Einheiten auswählen oder den Schalter „Alle Einheiten zuweisen“ nutzen. In dem Fall können Sie einzelne Einheiten wieder ausschließen – aktivieren Sie den Schalter also je nachdem, ob die Mehrzahl der Einheiten im Objekt berücksichtigt werden soll oder nicht.

Eine Einheit kann stets nur in einer Liegenschaft verwendet werden. Wurde sie also bereits in einer anderen Liegenschaft hinterlegt, wird sie bei einer weiteren Liegenschaft nicht mehr vorgeschlagen.

Die Liegenschaftsnummer schlägt easimo anhand der Objektnummer automatisch vor. Bei der Anlage können Sie sie bei Bedarf manuell ändern. Sie darf nicht doppelt vergeben werden und ist auf 12 Zeichen begrenzt.

Die Bezeichnung ist optional.

In der Übersicht kann ein Objekt aufgeklappt werden, um zu prüfen, welche Liegenschaften enthalten sind.

Die einzelnen Liegenschaften können durch einen Klick auf den Bearbeiten-Button geöffnet werden.

In diesem Beispiel sehen wir, dass für Objekt 100 zwei Liegenschaften mit je zwei Einheiten erstellt wurden. Für Objekt 400 hingegen gibt es eine Liegenschaft mit vier Einheiten. Die Gesamtzahl der Einheiten aller Liegenschaften eines Objekts wird in der Übersicht stets angezeigt. Außerdem sehen Sie auf einen Blick, welche Sätze bereits erstellt wurden und mit welchem Abrechnungsdienstleister der Datenaustausch erfolgt.

Klicken Sie im nächsten Schritt auf den „Bearbeiten“-Button. Hier stehen Ihnen folgende Reiter zur Verfügung:

• Stammdaten
• Aktive Nutzer
• Einstellungen
• Brennstoffe/Warmwasser
• Kosten
• Dateien

Stammdaten

Im ersten Reiter „Stammdaten“ sehen Sie eine Übersicht der Einheiten. Wenn Sie die Informationen ausklappen, sehen Sie außerdem, zu welchen Zeitpunkten der A-Satz eingelesen und die übrigen Sätze zuletzt erstellt wurden. Sobald der A-Satz eingelesen wurde, werden die Angaben zum Abrechnungsunternehmen automatisch ergänzt.

Im unteren Bereich sehen Sie außerdem Ihre Ordnungsbegriffe. Sie können bei Bedarf über den lila Button „Einheiten zuordnen“ weitere Einheiten hinzufügen oder durch Auswahl einzelner Einheiten diese wieder entfernen.

Der Ordnungsbegriff der Einheiten setzt sich zusammen aus der Liegenschaftsnummer (maximal 12 Zeichen), einem Bindestrich und einer vierstelligen fortlaufenden Einheitennummer und ist somit eindeutig.

Beim Import des A-Satzes können die Ordnungsbegriffe über den Schalter „Ordnungsbegriffe in der Einheit hinterlegen“ zusätzlich in der Einheit (Reiter „Allgemein“, Feld „Messdienstleisternummer“) hinterlegt werden. Diese sind für die Anzeige der unterjährigen Verbrauchsinformationen (uVI) relevant.

Einstellungen

Beginnen Sie mit dem Einrichten der Einstellungen und prüfen Sie erst im nächsten Schritt die aktiven Nutzer.

Aktueller Abrechnungszeitraum:

Der aktuelle Abrechnungszeitraum nutzt als Grundlage den Zeitraum, welcher im Objekt im Reiter Abrechnung hinterlegt wurde.

Der Eigentümerstichtag ist eine Pflichtangabe. Ohne ihn lässt sich die Liegenschaft nicht speichern.

Heizkosten-Sammelkonto: Das Sammelkonto wird für den Ausführungsschritt „Umbuchung auf Sammelkonto“ sowie für die Übernahme der Abrechnungsergebnisse benötigt. Zur Auswahl stehen nur Ausgabekonten ohne hinterlegte Kostenart. Ohne gepflegtes Sammelkonto erscheint beim Umbuchen eine entsprechende Fehlermeldung.

Grundanteile

Die Grundanteile werden für die Erstellung des M-Satzes genutzt. Standardmäßig ist der Schalter für Heizkosten und Warmwasser aktiviert und der Verteilerschlüssel Wohnfläche wird zugrunde gelegt. Fehlt dieser, so wird die Nutzfläche ausgewählt. Fehlt auch diese, wird die Heizfläche berücksichtigt. Verwenden Sie standardmäßig einen anderen Verteilerschlüssel, muss dieser manuell gewählt werden. Sie können optional angeben, dass auch Kaltwasser in die Erstellung des M-Satzes einfließen soll.

Nutzen Sie den Datenaustausch nur teilweise und haben die entsprechenden Daten bereits separat im Portal des Abrechnungsdienstleisters erfasst, können Sie die Grundanteile für Heizkosten und/oder Warmwasser auch komplett deaktivieren. Sind alle Grundanteile deaktiviert, erscheint der Hinweis: „Es werden keine Grundanteile übertragen. Diese müssen dem Abrechnungsdienstleister bereits vorliegen oder separat übermittelt werden, damit eine Heizkostenabrechnung erstellt werden kann.“ Die entsprechenden Felder im M-Satz bleiben dann leer.

Angaben nach dem CO2-Kostenaufteilungsgesetz

Für die CO2-Kostenaufteilung gibt es einen eigenen Schalter „CO2-Daten übermitteln“. Nur wenn dieser aktiv ist, werden die CO2-Felder angezeigt und im L-Satz übermittelt – so werden bereits im Portal des Abrechnungsdienstleisters gepflegte CO2-Angaben nicht versehentlich überschrieben.

Wird der Schalter aktiviert, kann angegeben werden, welche Aspekte im Sinne des Kostenaufteilungsgesetzes auf die Liegenschaft zutreffen.

Vorauszahlungen

Die Ermittlung der Vorauszahlungen ist nur für Objekte mit Betriebskostenabrechnung relevant, da ausschließlich Miet-Vorauszahlungskonten gewählt werden können. Für WEG-Objekte wählen Sie „Keine Vorauszahlungen“.

Wenn Sie angeben, dass keine Vorauszahlungen berücksichtigt werden sollen, dann werden keine Vorauszahlungen in den M-Satz übernommen. Wenn Sie Vorauszahlungen ermitteln möchten, dann werden bezahlte Sollpositionen in den M-Satz übernommen. Sie können dafür festlegen, welche Sachkonten berücksichtigt werden. Zur Auswahl stehen dabei die Sachkonten, welche im Standardkontenplan unter Mietverwaltung > Vorauszahlungen/Sonstiges hinterlegt wurden.

Wenn Sie Vorauszahlungen berücksichtigen, dann wird in den hier angegebenen Sachkonten für den entsprechenden Abrechnungszeitraum Folgendes geprüft:

• Welche Sollstellungen wurden gebucht?
• Welche dieser Sollstellungen wurden bezahlt?
• Wie hoch fielen die Zahlungen aus?
• Ist im Vertrag die Umsatzsteueroption aktiviert, werden die Vorauszahlungen im M-Satz als Nettowert übergeben, andernfalls als Bruttowert. Achten Sie darauf, dass die Sollpositionen des Vertrags auf den Vorauszahlungskonten dazu passend mit bzw. ohne Steuersatz angelegt sind.

Unbezahlte Sollstellungen sowie Sollstellungen aus einem anderen Zeitraum werden nicht berücksichtigt.

Weitere Einstellungen

Unter „Weitere Einstellungen“ finden Sie den Schalter „Ordnungsbegriff pro Vertragsverhältnis ausgeben“. Ist er deaktiviert, läuft der Datenaustausch wie gewohnt mit einem Ordnungsbegriff pro Einheit. Wird er aktiviert, erhält zusätzlich jeder Eigentümer und jeder Mieter einen eigenen Ordnungsbegriff, damit z. B. ein Vertragswechsel eindeutig von einer bloßen Namensänderung unterschieden werden kann. Der Ordnungsbegriff wird dann automatisch nach folgendem Muster gebildet:

• Liegenschaftsnummer (max. 12 Zeichen), Bindestrich, Einheitennummer (4 Zeichen) und laufende Nummer der Person (3 Zeichen).
• Eigentümer erhalten laufende Nummern von 001 bis 299, Nutzer bzw. Mieter von 300 bis 999.

• Ist kein Mieter, aber ein Eigentümer bekannt, gilt dieser als aktueller Nutzer und erhält ebenfalls eine eigene Nummer. Die neuen Ordnungsbegriffe werden im Reiter „Aktive Nutzer“ als zusätzliche Spalten eingeblendet. Bei aktivem Schalter wird immer der Ordnungsbegriff des Nutzers übergeben.

  
  

Abrechnungsergebnis übernehmen als: Hier legen Sie fest, wohin die eingelesenen Abrechnungsergebnisse übernommen werden. Ist die Option „Lohnanteil ausweisen“ aktiv, ist die Übernahme als manuelle Verteilung in der Abrechnung zwingend und das Feld gesperrt.

Lohnanteil ausweisen: Diese Option steuert, ob die steuerlichen Leistungsarten nach § 35a EStG berücksichtigt werden. Ist sie aktiv, erhalten Sie vom Abrechnungsdienstleister später den E835-Satz. Die Umbuchung auf das Sammelkonto unterscheidet zusätzlich die § 35a-Kategorien, und die Abrechnungsergebnisse müssen als manuelle Verteilung übernommen werden.

Aktive Nutzer

Die für den M-Satz ermittelten Nutzer, also die Eigentümer und Mieter, werden an dieser Stelle mit ihrem jeweiligen Nutzungszeitraum angezeigt.

Wechselt im Abrechnungszeitraum der Eigentümer, unterteilt easimo den Nutzungszeitraum entsprechend, sofern in den Einstellungen die Option „Eigentümerwechsel übergeben“ nicht deaktiviert wurde.

Derselbe Mieter kann dann mehrfach erscheinen, wenn nur der Eigentümer gewechselt hat. Nach einer Änderung der Option ermitteln Sie die Nutzerdaten über „Nutzerliste erstellen“ neu.

Die Nutzerwechselgebühr ist grundsätzlich nicht umlagefähig. Da pro Mietvertrag eine andere Vereinbarung getroffen werden kann, haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit, pro Nutzer die Wechselgebühr auf den Mieter umzulegen.

Nach dem Einlesen des D-Satzes finden Sie hier das Abrechnungsergebnis. Pro Nutzer können Sie sich die detaillierten Ergebnisse anzeigen lassen (Kosten, CO2-Kosten sowie – falls geliefert – die steuerlichen Leistungsarten nach § 35a EStG), ähnlich wie das Ergebnis in der Jahresabrechnung.

Wurde in den Einstellungen „keine Vorauszahlungen“ gewählt, bleiben die Spalten für Vorauszahlung und Steuer ausgeblendet. Wurde stattdessen „bezahlte Sollpositionen“ gewählt, können Sie die Vorauszahlungs-Spalten über einen zusätzlichen Schalter „Vorauszahlungen anzeigen“ optional einblenden.

Die hier angezeigten Daten zu den Vorauszahlungen von Heizkosten, Warmwasser und Kaltwasser werden aus den Sachkonten übernommen, welche im Reiter „Einstellungen“ hinterlegt werden können. Die Sachkonten werden nur gepflegt, wenn der Abrechnungsdienstleister die Vorauszahlungen mit berücksichtigen soll. Ansonsten bleiben die Felder leer. Sollte sich an diesen Werten etwas ändern, etwa weil es weitere Buchungen gab, müssen die Daten über „Nutzerliste erstellen“ neu ermittelt werden. So werden stets die Daten der letzten Aktualisierung angezeigt.

Brennstoffe/Warmwasser

An dieser Stelle können Sie weitere Angaben abhängig von Ihren Brennstoffarten machen. Den Primärenergiefaktor sowie die Zusammensetzung des Energiemixes bei Fernwärme können Sie entweder bei Ihrem Energieversorger erfragen oder der Rechnung Ihres Versorgers entnehmen.

Die Angabe eines Heizwerts ist in der Regel bei Gas, Öl oder Pellets erforderlich.

Der Anfangsbestand und der Endbestand sind nur bei lagerfähigen Brennstoffen relevant. In der Regel wird der Anfangsbestand bereits vom Abrechnungsdienstleister berechnet und nur die Angaben zum Endbestand müssen vom Verwalter gepflegt werden.

Kosten

Um die Kosten über den K-Satz an den Abrechnungsdienstleister zu übermitteln, müssen Kostenarten in den Sachkonten hinterlegt werden. Öffnen Sie ein Sachkonto über Buchhaltungsstruktur > Kontenplan und legen Sie auf der rechten Seite die Kostenart und die Kostenentstehung bzw. den Verbrauch fest. Diese Option steht nur für Sachkonten vom Typ Ausgabe oder Bestand zur Verfügung.

Nur Sachkonten, bei denen an dieser Stelle eine Angabe gemacht wurde, werden im K-Satz berücksichtigt.

Sachkonten ohne eine Angabe zur Kostenart werden nicht berücksichtigt, auch wenn sie den Typ Ausgabe oder Bestand haben.

Sobald in einem Sachkonto Angaben zur Kostenart gemacht wurden, gibt es eine weitere Option, wenn auf diesem Sachkonto gebucht wird. Beim Buchen einer Eingangsrechnung, eines Bankumsatzes oder eines manuellen Buchungsbeleges gibt es die Möglichkeit, eine Angabe zur Menge zu machen. Die Angabe kann auch nachträglich in der Liegenschaft > Kosten gepflegt werden. Dies ist relevant für bestimmte Brennstoffe, bei welchen die Angabe zur Menge im K-Satz übermittelt werden muss.

Kosten der Liegenschaft zuweisen

Im Reiter „Kosten“ der Liegenschaft sehen Sie zwei Tabellen:

• Berücksichtigte Kosten: alle Buchungen, die dieser Liegenschaft zugewiesen sind. Nur diese fließen in den K-Satz der Liegenschaft ein. Die Tabelle hat eine Summenzeile.
• Nicht zugewiesene Kosten: alle übrigen Buchungen des Objekts. Buchungen, die bereits einer anderen Liegenschaft zugewiesen sind, erscheinen ausgegraut mit der Nummer dieser Liegenschaft und lassen sich hier nicht bearbeiten.

Eine Buchung wird immer komplett genau einer Liegenschaft zugewiesen, nicht anteilig. Dadurch werden Kosten nicht mehrfach berücksichtigt. Bei Objekten mit nur einer Liegenschaft werden die Kosten automatisch zugewiesen. Bei Objekten mit mehreren Liegenschaften liegen beim ersten Laden alle Buchungen zunächst in der unteren Tabelle.

• Berücksichtigen: Buchungen aus der unteren Tabelle einzeln oder gesammelt zuweisen (Checkbox je Buchung oder „Alle markieren“).
• Nicht berücksichtigen: eine Buchung aus der oberen Tabelle wieder freigeben. Sie steht danach allen Liegenschaften des Objekts wieder zur Verfügung. So lässt sich auch eine falsche Zuweisung korrigieren.

Oberhalb der Tabellen finden Sie zwei Möglichkeiten zum Neuladen der Daten:

• Buchungen neu laden (lila): lädt die Buchungen erneut ein, z. B. wenn neue Buchungen oder weitere Sachkonten mit den Einstellungen zum Datenaustausch Heizkosten hinzugekommen sind. Beträge, Datum und Buchungstext bestehender Buchungen werden aktualisiert. Zuweisungen und individuelle Anpassungen bleiben erhalten.
• Buchungen zurücksetzen (rot): setzt alle dieser Liegenschaft zugewiesenen Kosten auf „nicht berücksichtigt“ zurück und setzt dabei auch die individuellen Einstellungen (Kostenart, Kostenentstehung, Brennstoff, Menge, CO2-Angaben) zurück. Zuweisungen anderer Liegenschaften bleiben unberührt. Bei Objekten mit nur einer Liegenschaft bleiben die Buchungen danach automatisch berücksichtigt.

Der K-Satz kann mehrfach erstellt werden, auch nach einer Korrektur. Angezeigt werden der Zeitpunkt der letzten Aktualisierung der Buchungen und der Zeitpunkt der K-Satz-Erstellung. So erkennen Sie, ob Buchungen nach der Erstellung noch geändert wurden und der K-Satz neu erstellt werden muss. Gibt es im Objekt noch nicht zugewiesene Buchungen, erscheint beim Erstellen des K-Satzes ein Hinweis.

Vergessen Sie nach durchgeführter Korrektur nicht die erneute Übermittlung an den Abrechnungsdienstleister.

Dateien

Im Reiter „Dateien“ liegen alle erzeugten und importierten Austauschdateien der Liegenschaft. Sie werden automatisch dort abgelegt. Eigene Dateien können Sie zusätzlich ergänzen.

Sätze erzeugen und einlesen

Ablauf im Überblick

Sie finden sämtliche Schaltflächen zum Import und Export der Sätze oben rechts über den lila Button in jedem Reiter.

1. Exportieren Sie den A-Satz (PDF oder CSV) aus der Liegenschaft und übermitteln Sie ihn dem Abrechnungsdienstleister.
2. Lesen Sie den A-Satz (DAT-Datei) des Abrechnungsdienstleisters  ein. Die Ordnungsbegriffe erscheinen danach in den Stammdaten.
3. Prüfen Sie, ob Nutzer und Nutzungszeiträume stimmen, und ermitteln Sie die Daten bei Bedarf über „Nutzerliste erstellen“ neu.
4. Erstellen Sie den L/M-Satz und übergeben Sie ihn dem Abrechnungsdienstleister. Der L/M- und der B/K-Satz lassen sich erst exportieren, wenn der A-Satz eingelesen und ein Abrechnungszeitraum gewählt ist.
5. Prüfen Sie die zugewiesenen Buchungen, erstellen Sie den B/K-Satz und übergeben Sie ihn dem Abrechnungsdienstleister.
6. Lesen Sie nach der Abrechnung die Ergebnisse ein (D-Satz, bei Bedarf E835 und E898, weitere Details unten).

7. Verarbeiten Sie die Ergebnisse weiter (siehe unten „Abrechnungsergebnisse verarbeiten“).

   
   

Abrechnungsergebnisse einlesen

Die Ergebnisse lesen Sie über die Schaltfläche „Import Abrechnungsergebnisse“ ein. Im sich öffnenden Fenster laden Sie den D-Satz und – falls geliefert – die E835-Datei und die E898-Datei (ZIP-Datei mit den Abrechnungsdokumenten) hoch. Die Dateien können gemeinsam oder einzeln hochgeladen werden. Wie die Ergebnisse zugeordnet und gespeichert werden, steht oben unter „D-Satz“.

Liegen für die Liegenschaft bereits Abrechnungsergebnisse vor, werden diese nach einer Bestätigung vollständig durch die neue Datei ersetzt. Wurden die Ergebnisse bereits übernommen, ist kein erneuter Import mehr möglich.

Sätze zentral für mehrere Liegenschaften einlesen

Sonderfunktion: Beim Abrechnungsdienstleister kann eine Liegenschaft mehrere Häuser umfassen, die in easimo getrennte Objekte sind. Die gelieferte Datei enthält dann die Daten mehrerer Objekte. Für diesen Fall gibt es in der Übersicht aller Liegenschaften eine zentrale Importfunktion:

• D- und E-Sätze lassen sich einmalig hochladen, auch wenn die Datei Sätze zu mehreren Liegenschaften oder Objekten enthält.
• easimo ordnet die Sätze anhand der bekannten Kriterien den passenden Liegenschaften zu (Liegenschaftsnummer aus dem Ordnungsbegriff des Abrechnungsdienstleisters, eigener Ordnungsbegriff, letzter Tag des Nutzungszeitraums) und verarbeitet sie dort, als wären sie aus der jeweiligen Liegenschaft eingelesen worden.
• Nach dem Import sehen Sie eine Ergebnisübersicht: welche Sätze welcher Liegenschaft zugeordnet wurden und welche nicht zugeordnet werden konnten, jeweils mit Ordnungsbegriff und letztem Tag des Nutzungszeitraums.
• Nicht zuordenbare Sätze blockieren den Import der übrigen Sätze nicht.

Der Import aus der einzelnen Liegenschaft bleibt weiterhin möglich.

Abrechnungsergebnisse verarbeiten

Sobald der D-Satz (und ggf. E835/E898) eingelesen wurde, stehen Ihnen in der Liegenschaft über den lila Button drei zusätzliche Funktionen zur Verfügung:

Umbuchung auf Sammelkonto

Die Umbuchung ist nur einmal pro Abrechnungsjahr notwendig.

Bucht die unter „Kosten“ berücksichtigten Beträge auf das Heizkosten-Sammelkonto um, getrennt nach umlagefähig und nicht umlagefähig. Das ist notwendig, damit alle Kosten anschließend gesammelt in der Betriebskosten- bzw. Jahresabrechnung abgerechnet werden können. Diese Funktion steht erst zur Verfügung, nachdem der D-Satz eingelesen wurde.

• Im neuen Fenster teilen Sie die Summe der Kosten und die Summe der Gutschriften auf, jeweils getrennt nach umlagefähig und nicht umlagefähig.
• Ist „Lohnanteil ausweisen“ aktiv, teilen Sie zusätzlich nach den drei § 35a-Kategorien auf (haushaltsnahe Dienstleistungen, haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse, Handwerkerleistungen).
• Der Betrag muss vollständig aufgeteilt werden. Ein Feld darf dabei leer bleiben.
• Voraussetzung ist ein gepflegtes Heizkosten-Sammelkonto, sonst erscheint „Das Heizkostensammelkonto wurde nicht gepflegt.“
• Gutschriften werden mit umgebucht.
• Das Buchungsdatum ist der letzte Tag des Abrechnungszeitraums.
• Liegen mehrere Kostentypen vor, erscheint ein abweichender Hinweistext.
• Bei mehreren Liegenschaften in einem Objekt werden nur die Kosten umgebucht, die der jeweiligen Liegenschaft zugewiesen sind.

Abrechnungsergebnisse übernehmen

Die eingelesenen Abrechnungsergebnisse lassen sich auf zwei Arten übernehmen. Welche Variante gilt, legen Sie in den Einstellungen unter „Weitere Einstellungen“ im Auswahlfeld „Abrechnungsergebnis übernehmen als“ fest.

Variante „Abrechnungsmenge“ (Standard): Überträgt die eingelesenen Abrechnungsergebnisse direkt als Abrechnungsmenge in die Objekt-Stammdaten (Reiter Abrechnung), für den am Heizkosten-Sammelkonto hinterlegten Verteilerschlüssel. Voraussetzung: Für diesen Verteilerschlüssel darf die manuelle Verteilung nicht aktiviert sein – sonst erscheint eine Fehlermeldung und der Vorgang wird abgebrochen. Bei WEG-Objekten werden die Ergebnisse aller Nutzungszeiträume einer Einheit zusammengerechnet; bei Mietshaus-/Eigenbestand-Objekten werden die Ergebnisse pro Nutzungszeitraum einzeln erfasst.

Liegen mehrere Abrechnungsergebnisse für unterschiedliche Kostenarten vor, können Sie diese in einem zusätzlichen Dialog den passenden Sachkonten zuordnen. Das Heizkosten-Sammelkonto wird in diesem Fall ignoriert, es zählt nur die Zuordnung im Dialog.  Existieren für einen Stichtag bereits Werte, werden Sie gefragt, ob diese überschrieben werden sollen.

Variante „Manuelle Verteilung in der Abrechnung“: Das Ergebnis wird in die Abrechnung übernommen, in der die Kosten manuell verteilt werden. Dafür muss die Jahres- bzw. Betriebskostenabrechnung im Status „Entwurf“ oder „Erstellt“ sein. Beschlossene bzw. gebuchte Abrechnungen stehen nicht zur Auswahl.

Ist die Option „Lohnanteil ausweisen“ aktiv, ist die Variante „Manuelle Verteilung in der Abrechnung“ zwingend und das Auswahlfeld gesperrt.

Dokumente übernehmen

Übernimmt die mit E898 gelieferten Abrechnungsdokumente wahlweise in eine ETV (als Anlage beim jeweiligen Eigentümer), in einen bestehenden Serienbrief oder in einen neuen Serienbrief. Bei einem neuen Serienbrief (über eine Vorlage) wählen Sie, ob die Mieter oder die Eigentümer angeschrieben werden sollen (Voreinstellung: bei WEG die Eigentümer, bei anderen Objektarten die Mieter).

Wählen Sie einen bestehenden Serienbrief aus, richtet sich die Zuordnung nach dessen Empfängergruppe; die bestehende Empfängerliste wird dabei zurückgesetzt. Dazu erscheint ein Hinweis, den Sie bestätigen oder mit dem Sie den Vorgang abbrechen können.

Schreiben Sie die Eigentümer an, erhält jeder Eigentümer die Abrechnungen aller Nutzer der Einheit. Manuell importierte Heizkosten-PDFs mit der Kategorie „Heizkostenabrechnung“ und einem Jahres-Tag werden bei „Dokumente übernehmen“ optional ebenso berücksichtigt. Bei Übernahme in einen Serienbrief können zusätzlich die Dokumente aus der Betriebskostenabrechnung ergänzt werden.