Wie werden Platzhalter verwendet?
In Serienbriefen und Mahnschreiben können Platzhalter verwendet werden, um ein Schreiben für mehrere Empfänger zu generieren und dennoch die richtigen Daten für jeden Empfänger zu übermitteln.
Wird z.B. der Platzhalter "Fläche" verwendet, dann wird an dieser Stelle bei jedem Schreiben die Flächenangabe aus den Stammdaten ergänzt. Wichtig für die Verwendung ist also, dass die Stammdaten in den Objekten, Gebäuden, Einheiten, Mietern und Eigentümern passend hinterlegt wurden.
Um Platzhalter zu verwenden, muss lediglich der korrekte Platzhalter innerhalb seiner Kategorie ausgewählt werden.
Zur Verfügung stehen dabei folgende Einträge. Die Tabellen werden weiter unten gesondert erläutert.
- Objekt
- Name
- Nummer
- IBAN
- Sachbearbeiter
- Gläubiger-ID
- Gebäude
- Tabelle
- Straße
- Postleitzahl
- Ort
- Einheit
- Tabelle
- Lage & Etage
- Nummer
- Mahnungen
- Offener Betrag
- Fällig bis
- Mahnposten-Tabelle
- Sonderumlage (steht nur in Briefen, welche aus einer Sonderumlage heraus generiert wurden, zur Verfügung)
- Betrag
- Bezeichnung
- Buchungsdatum
- Fälligkeit
- Aufteilung
- Datum
- Aktuelles Jahr
- Vergangenes Jahr
- Heute
- Gestern
- Tabellen
- Gebäude Tabelle
- Einheiten Tabelle
- Mietverhältnisse Tabelle
- Eigentumsverhältnisse Tabelle
- Sonstiges
- Mietverhältnis Miete
- Mietverhältnis Betriebskostenvorauszahlung
- Verwalter Telefonnummer
- Verwalter E-Mail
- Verwalter IBAN
- Mandatsreferenz
Die oben eingefügten Platzhalter sehen in dem tatsächlichen Schreiben dann so aus.
Die Daten wurden aus den Stammdaten bzw. aus den Mahnposten übernommen.
Sonderfall: Tabellen
Die Tabellen werden ebenso eingefügt wie andere Platzhalter. Klickt man auf eine, dann öffnet sich ein neues Fenster, in welchem man die Tabelle konfigurieren kann.
Der eingefügte Platzhalter sieht so aus:
Und so wird die Tabelle im tatsächlichen Schreiben ausgegeben. Wenn ein Mieter oder Eigentümer mehrere Einheiten hat, dann werden diese in weiteren Zeilen dargestellt.
