Wie können E-Mails automatisch zugeordnet werden?
E-Mails, welche an Sie verschickt werden, können vom System automatisch zugeordnet werden.
Folgendes wird dabei geprüft:
- E-Mail-Adresse: Wenn die Mailadresse des Absenders in einem Eigentümer, Mieter oder Dienstleister hinterlegt ist, wird diese Person automatisch zugeordnet.
- Adresse: Wenn eine Adresse in der Nachricht enthalten ist, dann wird das Gebäude automatisch zugeordnet.
- Ticket: Wenn die Ticketnummer in der Nachricht im Format #Ticket-123 erwähnt wird, dann wird das entsprechende Ticket automatisch zugeordnet. Auch die Kategorie und der Sachbearbeiter werden dabei zugeordnet.
- Wird anstelle des der Ticketnummer die Nummer des Dienstleisterauftrags im Format #Auftrag-456 angegeben, wird ebenfalls das Ticket verknüpft, welches diesem Auftrag zugrunde liegt.
Die Zugehörigkeiten einer Mail sind im unteren Bereich der Mail sichtbar.
Außerdem können Mails im Posteingang z.B. nach Kategorien oder Tags gefiltert werden.
Wenn eine Mail mit einer Datei (z.B. einer PDF) verknüpft ist, dann werden die Zuordnungen von der Mail in die Datei gespiegelt. Wird etwas in der Mail geändert, werden diese Änderungen in der Zuordnung in die Datei übernommen.
Um zu verhindern, dass die Daten sich immer wieder gegenseitig überschreiben und um verschiedene Zuordnungen zu ermöglichen, werden Änderungen der Zuordnungen in den Dateien nicht in verknüpfte Mails übernommen.
Ist eine Mail z.B. mit einem Ticket oder Mieter verknüpft, so erscheint diese Mail in den entsprechenden Stammdaten bzw. im entsprechendem Vorgang im Reiter Kommunikation.